Come fatturare il lavoro a ore da freelance

La risposta breve

Accorda la tariffa, l'arrotondamento e la frequenza di fatturazione prima di iniziare. Registra le ore man mano, con data, ore e una riga su cosa hai fatto. In fattura, elenca le ore per giorno o per attività, moltiplica per la tariffa, aggiungi l'IVA se la applichi e allega o riassumi il foglio ore. Se il cliente ti ha dato un budget, indica quanto è stato utilizzato.

Prima della prima ora

La maggior parte delle contestazioni sulle fatture a ore riguarda cose che nessuno ha concordato all'inizio. Mettile nel preventivo o nel contratto:

• La tariffa oraria e la valuta.
• L'unità di arrotondamento: 15 minuti, 6 minuti o ore intere.
• Cosa conta come fatturabile. Chiamate, email, spostamenti, tempo di rendering, ricerca. Decidi ora.
• Tariffe minime, per esempio un'ora per qualsiasi chiamata o piccola modifica.
• Frequenza di fatturazione: settimanale, ogni due settimane, mensile o per milestone.
• Qualsiasi massimale o preventivo, e cosa succede se lo raggiungi.

Se non sei sicuro di quanto addebitare all'ora, il calcolatore della tariffa oraria per freelance la ricava dallo stipendio che altrimenti guadagneresti, e il calcolatore della tariffa giornaliera parte dal reddito che desideri.

Arrotondamenti

Pochi compiti richiedono un numero esatto di minuti, quindi hai bisogno di una regola. Le più comuni:

Gli incrementi di sei minuti sono standard negli studi legali. Quindici minuti è la norma nella maggior parte del lavoro creativo e di design, ed è quello che uso. Le ore intere sono difficili da giustificare su compiti brevi, e i clienti se ne accorgono.

Due regole mantengono l'arrotondamento equo. Arrotonda ogni sessione di lavoro, non ogni piccolo compito, altrimenti cinque email da 2 minuti diventano 75 minuti. E scrivi la regola, così "1,0 h" su una chiamata di 50 minuti non è una sorpresa.

Registra le ore mentre lavori

Una fattura a ore è buona solo quanto il registro dietro di essa. Ricostruire una settimana dalla memoria il venerdì viene sempre male, di solito a favore del cliente, perché dimentichi le piccole cose.

Usa qualsiasi tracker ti piaccia, o un foglio di calcolo. Ogni voce ha bisogno di:

• La data.
• Le ore, nel tuo arrotondamento.
• Cosa hai fatto, in parole che il cliente riconoscerebbe: "Rivisto rendering hero dopo feedback, nuova illuminazione" invece di "Render v4".
• Il progetto o l'attività, se il cliente ne ha più di uno.

Tieni il tempo non fatturabile nello stesso registro, contrassegnato come tale. Ti dice dopo quanto della tua settimana finisce effettivamente sulle fatture.

Esempio pratico

Una settimana di lavoro per un cliente a 65 all'ora, arrotondamenti di 15 minuti, fatturato settimanalmente, con partita IVA al 20%:

I calcoli:

Ore:   1,25 + 4,50 + 2,75 + 3,00 + 0,50 = 12,00
Importo: 12,00 h x 65,00                 =  780,00
IVA:   780,00 x 20%                    =  156,00
Totale                                  =  936,00

In fattura può essere una riga ("Lavoro di design, 5-9 ottobre, 12,00 h a 65,00, 780,00") con il foglio ore allegato, oppure cinque righe, una per giorno. Entrambe sono corrette. Una riga è più pulita in fattura; righe separate evitano un giro di domande con clienti che controllano. Uso una riga per attività per qualsiasi cosa oltre un paio di giorni di lavoro e allego il registro completo come seconda pagina.

Se non hai la partita IVA, il totale è l'importo: 780,00. Non aggiungere una riga di tassa che non sei autorizzato ad addebitare. La mia guida su cosa mettere in una fattura elenca i campi che devono esserci comunque.

Quanto dettaglio mostrare

Abbastanza perché il cliente veda cosa ha pagato senza leggere il tuo diario.

• Troppo poco: "Design, 12 h". Il cliente deve chiedere cosa fosse.
• Giusto: una riga per attività o per giorno, in parole semplici, con ore.
• Troppo: ogni blocco di 15 minuti. Invita il cliente a contestare ognuno.

I grandi clienti a volte hanno bisogno che le ore siano divise per i loro codici di costo o righe di ordine d'acquisto. Chiedi una volta all'inizio e configura il tuo registro di conseguenza.

Massimali, preventivi e importi non superabili

I clienti accettano il lavoro a ore più facilmente quando c'è un limite. Ci sono tre versioni comuni:

1. Un preventivo: "Prevediamo 10-14 ore." Non vincolante, ma avvisa il cliente prima di superarlo.
2. Un massimale o importo non superabile: "Fino a 14 ore, 910,00." Non fatturi oltre senza approvazione scritta.
3. Un blocco di budget: il cliente approva 20 ore, tu comunichi cosa è stato utilizzato su ogni fattura, e chiedi prima di iniziare un nuovo blocco.

Con un massimale di 14 ore a 65, il massimo che puoi fatturare è 910,00. Se raggiungi 12 ore e il lavoro non è finito, dillo al cliente allora, non dopo averne fatto 16. Mostra il totale progressivo su ogni fattura: "Utilizzate fino ad oggi: 12,00 di 14,00 ore". I clienti raramente contestano uno sforamento di cui hanno sentito parlare presto. La guida su tracciamento del budget del progetto rispetto alle ore mostra come mantenere quel numero in vista.

Quando il cliente contesta le ore

Succederà, di solito sulla prima fattura con un nuovo cliente. Rispondi con il registro, non con una sensazione. Invia le voci dei giorni in questione e spiega cosa ha preso il tempo: "Le revisioni del 7 ottobre erano il secondo passaggio di illuminazione che hai chiesto nella chiamata."

Se il cliente continua a non essere d'accordo, decidi se la relazione vale più della differenza. Cancellare mezza ora una volta, e dirlo in fattura ("Chiamata del 9 ottobre, non addebitata"), costa poco e spesso compra buona volontà. Farlo ogni mese significa che la tua tariffa è sbagliata o il tuo scope è poco chiaro. Aggiustalo nel prossimo preventivo invece che nella prossima fattura.

Ciò che non dovresti fare è tagliare le ore silenziosamente prima di inviare. Il cliente non vede mai lo sconto, e i tuoi registri smettono di dirti quanto tempo il lavoro richiede davvero.

Spese e altri costi

Immagini stock, font, tempo di render farm e spostamenti non sono ore. Elencali come righe separate, al costo o con una commissione di gestione se il tuo contratto lo dice, e conserva le ricevute. Non piegarli nella riga oraria, perché il cliente potrebbe contabilizzarli diversamente.

Quando smettere di fatturare a ore

La fatturazione a ore è adatta a piccole modifiche, supporto e lavoro aperto. Su progetti definiti ti punisce per essere diventato più veloce e rende il cliente nervoso per ogni ora extra. Una volta che puoi prevedere quanto tempo richiede un tipo di lavoro, un prezzo fisso è spesso meglio per entrambi. La guida su come quotare un progetto freelance copre quando passare.

Quando sei pronto a inviare, il generatore di fatture gratuito prende le ore come quantità, la tariffa oraria come prezzo unitario e qualsiasi valuta e aliquota fiscale, e ti dà un PDF. Se il cliente è lento a pagare, la guida ai termini di pagamento copre cosa mettere sulla prossima.

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