Come indicare i termini di pagamento in una fattura

La risposta breve

I termini di pagamento in fattura indicano quando deve essere pagata e cosa succede se non lo è. Per la maggior parte del lavoro da freelance, 14 giorni dalla data della fattura è un termine equo per i piccoli clienti, 30 giorni è normale per le aziende più grandi, e un acconto prima dell'inizio del lavoro è normale per qualsiasi progetto che duri più di qualche giorno. Inserisci i termini nel preventivo o nel contratto per primo, poi ripetili in ogni fattura con una data di scadenza effettiva.

I termini comuni, spiegati

"Netto" qui significa semplicemente l'importo totale della fattura. Il numero conta i giorni di calendario dalla data della fattura, a meno che i tuoi termini non dicano diversamente. Se vuoi che il conteggio inizi dalla consegna o dalla ricezione della fattura da parte del cliente, scrivilo chiaramente, perché le persone assumeranno la versione che le conviene.

Quali termini scegliere

Più breve non è sempre meglio. Un termine che il team contabile del cliente non riesce a rispettare non ti fa pagare più velocemente; ti fa avere una fattura scaduta e una conversazione imbarazzante. Chiedi al cliente come funzionano i loro cicli di pagamento prima di concordare. Molte aziende pagano i fornitori una o due volte al mese in giorni fissi, e una fattura che manca un ciclo aspetta il successivo.

Quello che userei:

• Persone fisiche e piccolissime aziende: da 7 a 14 giorni, o pagamento alla consegna per lavori piccoli.
• Piccole e medie aziende: da 14 a 30 giorni.
• Grandi società: 30 giorni se riesci a ottenerlo, e aspettati che i loro termini standard siano più lunghi. Concordate il termine per iscritto prima del progetto, perché il loro sistema di acquisto applicherà il suo standard altrimenti.
• Nuovi clienti di cui non sai nulla: un acconto, e termini più brevi per il saldo.
• Retainer: fattura all'inizio di ogni mese, dovuta entro 7-14 giorni, per il lavoro di quel mese.

Qualunque cosa tu scelga, scrivi la data effettiva sulla fattura: "Scadenza 19 ottobre 2026 (14 giorni)". Una data non lascia nulla da interpretare.

Acconti, milestone e retainer

Per qualsiasi cosa più lunga di una o due settimane, aspettare fino alla fine per fatturare tutto mette tutto il rischio su di te. Tre modi per condividerlo:

Un acconto è pagato prima dell'inizio del lavoro, comunemente dal 25 al 50% del preventivo. Conferma che il cliente è serio, paga il tuo tempo se il progetto viene cancellato anticipatamente, e filtra i clienti che non avrebbero mai pagato. Indica nel preventivo se è rimborsabile. Fattura l'acconto come una fattura a sé stante con il suo numero (vedi la guida sulla fattura di acconto), e fai riferimento ad essa nella fattura finale: "Totale 4.950,00, meno acconto pagato (fattura 2026-011) 1.485,00, saldo dovuto 3.465,00".

La fatturazione per milestone divide il progetto in fasi, ognuna con un pagamento: ad esempio 30% per iniziare, 40% all'approvazione della prima bozza, 30% alla consegna finale. Lega ogni milestone a qualcosa che entrambi i lati possono vedere accadere, come "approvazione delle bozze", non "a metà strada".

Un retainer è una tariffa mensile fissa per una quantità di tempo concordata o un insieme fisso di attività, pagato in anticipo. È adatto al lavoro continuativo. Scrivi chiaramente cosa succede alle ore non utilizzate (la maggior parte dei retainer non le riporta al mese successivo) e come vengono fatturate le ore extra.

Sconti per pagamento anticipato

"2/10 Netto 30" offre uno sconto per pagare velocemente. In teoria accelera il pagamento. In pratica, i piccoli clienti spesso lo ignorano e i grandi a volte prendono lo sconto anche quando pagano in ritardo, il che significa che poi insegui una differenza del 2%. Se vuoi provare, assicurati che la tua fattura mostri entrambi gli importi e entrambe le date, così non c'è discussione su quale si applica.

Per la maggior parte dei freelance una data di scadenza chiara e un promemoria puntuale fa più di uno sconto.

Interessi di mora

Puoi addebitare interessi di mora solo se il cliente ha accettato, o se la legge ti dà il diritto indipendentemente da ciò che è stato concordato. In entrambi i casi, indicalo nel preventivo, nel contratto e sulla fattura. Una commissione che appare per la prima volta in un promemoria è difficile da far valere e danneggia la relazione.

Cosa dice la legge in alcuni posti:

• Regno Unito. Per i debiti tra aziende, il Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ti consente di richiedere interessi legali all'8% annuo al di sopra del tasso di base della Banca d'Inghilterra, più un compenso fisso per fattura: 40 sterline per debiti inferiori a 1.000 sterline, 70 sterline per 1.000-9.999,99 sterline, e 100 sterline per 10.000 sterline o più. Si applica a meno che il tuo contratto non stabilisca il suo proprio rimedio sostanziale. Un Commercial Payments Bill, ancora in discussione al Parlamento nell'ottobre 2026, limiterebbe i termini di pagamento a 60 giorni e renderebbe questi interessi obbligatori; GOV.UK dirà quando entra in vigore.
• Unione Europea. La Direttiva sui ritardi di pagamento (2011/7/EU) dà alle aziende il diritto a interessi di almeno 8 punti percentuali al di sopra del tasso di riferimento della Banca Centrale Europea, più almeno 40 euro di compenso per i costi di recupero. Dove non è stato concordato alcun periodo di pagamento, gli interessi generalmente decorrono da 30 giorni dopo che il cliente riceve la fattura. Ogni paese lo scrive nella sua propria legge; la Germania, ad esempio, fissa il tasso per i debiti commerciali a 9 punti al di sopra del suo tasso di base.
• Stati Uniti. Non esiste una regola federale per gli interessi di mora tra aziende. È una questione di contratto e diritto statale, e molti stati limitano i tassi di interesse. Alcuni posti hanno leggi sul pagamento dei freelance: New York City, lo Stato di New York, l'Illinois e la California richiedono un contratto scritto al di sopra di un importo stabilito (da 250 dollari in California a 800 dollari a New York) e, dove non è stata concordata una data di pagamento, il pagamento entro 30 giorni dal completamento del lavoro. Controlla le regole per il tuo stato e per il cliente.
• Canada e Australia. Gli interessi di mora tra aziende dipendono dal tuo contratto e dalla legge provinciale o statale. Scrivi il tasso nei tuoi termini.

Anche dove hai il diritto, pensa se usarlo. Aggiungere interessi legali alla prima fattura in ritardo di un cliente di lunga data può terminare una buona relazione per una piccola somma. È uno strumento per i clienti che sono ripetutamente in ritardo o che hanno smesso di rispondere. Molti freelance lo menzionano sulla fattura e lo richiedono solo quando un debito supera i 30 giorni. Il calcolatore degli interessi di mora calcola la somma per il Regno Unito, l'UE, la Germania o il tuo tasso contrattuale.

Testo che puoi copiare

Breve, specifico, e uguale ovunque il cliente lo veda:

Termini di pagamento: 14 giorni dalla data della fattura. Questa
fattura scade il 19 ottobre 2026.

Si prega di pagare tramite bonifico bancario utilizzando il numero
della fattura come riferimento. Tutte le spese bancarie sono a carico
del mittente.

Mora: le fatture scadute maturano interessi al [tasso] al mese
[oppure: interessi legali secondo il Late Payment of Commercial Debts
(Interest) Act 1998], dalla data di scadenza fino al pagamento.

Per un progetto con acconto:

Piano di pagamento: 40% acconto dovuto prima dell'inizio del lavoro
(fatturato all'accettazione di questo preventivo), 60% saldo dovuto
14 giorni dopo la consegna finale. Il lavoro inizia una volta ricevuto
l'acconto.

Sostituisci le parti tra parentesi con i tuoi dati. Se usi interessi contrattuali invece di legali, mantieni il tasso ragionevole e controlla che sia entro qualsiasi limite legale dove sei tu o il cliente.

Fai rispettare i termini

I termini funzionano solo se sono concordati prima del lavoro e applicati allo stesso modo ogni volta:

1. Inseriscili nel preventivo e nel contratto, e chiedi l'accettazione scritta.
2. Ripetili in ogni fattura, con una data di scadenza effettiva.
3. Invia la fattura il giorno in cui il lavoro o la milestone è accettato.
4. Invia un promemoria amichevole pochi giorni prima della data di scadenza per importi maggiori, e uno fermo il giorno dopo che passa.
5. Sospendi il lavoro su progetti non pagati una volta che una fattura è molto scaduta, e comunicalo per iscritto prima di farlo.

Il generatore di email di promemoria di pagamento redige i promemoria per ogni fase. La mia guida su come seguire una fattura non pagata ha la sequenza completa con modelli. Per redigere i tuoi termini in un contratto, le liste di controllo del contratto elencano la clausola di pagamento accanto alle altre di cui ha bisogno un contratto da freelance.

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