Rechnung nach Stunden schreiben: Vorlage und Beispiel

Die kurze Antwort

Einigen Sie sich auf Stundensatz, Rundungsregel und Rechnungsrhythmus, bevor Sie anfangen. Protokollieren Sie die Zeit während der Arbeit mit Datum, Stunden und einer Zeile zur Tätigkeit. Auf der Rechnung listen Sie die Stunden pro Tag oder pro Aufgabe auf, multiplizieren mit dem Satz, addieren Steuern falls fällig und fügen das Stundenlogbuch bei oder fassen es zusammen. Hat der Auftraggeber ein Budget vorgegeben, zeigen Sie, wie viel davon verbraucht ist.

Vor der ersten Stunde

Die meisten Streitigkeiten bei Stundenabrechnungen entstehen aus Dingen, die am Anfang niemand geklärt hat. Halten Sie diese Punkte im Angebot oder Vertrag fest:

• Der Stundensatz und die Währung.
• Die Abrechnungseinheit: 15 Minuten, 6 Minuten oder volle Stunden.
• Was als abrechenbar zählt. Anrufe, E-Mails, Fahrtzeiten, Renderzeit, Recherche. Entscheiden Sie jetzt.
• Mindestgebühren, zum Beispiel eine Stunde für jeden Anruf oder kleine Änderung.
• Der Rechnungsrhythmus: wöchentlich, alle zwei Wochen, monatlich oder zu Meilensteinen.
• Jede Obergrenze oder Schätzung und was passiert, wenn Sie sie erreichen.

Wenn Sie unsicher sind, welchen Stundensatz Sie verlangen sollen, berechnet der Stundensatz-Rechner für Freiberufler den Satz aus dem Gehalt, das Sie sonst verdienen würden, und der Tagessatz-Rechner geht von dem Einkommen aus, das Sie brauchen.

Rundungsregeln

Wenige Aufgaben dauern eine runde Anzahl von Minuten, daher brauchen Sie eine Regel. Die gängigsten:

Sechs-Minuten-Einheiten sind Standard in Kanzleien. Fünfzehn Minuten ist die Norm in den meisten Design- und Kreativbereichen und das, was ich nutze. Volle Stunden lassen sich bei kurzen Aufgaben schwer rechtfertigen, und Auftraggeber bemerken das.

Zwei Regeln halten das Runden fair. Runden Sie jede Arbeitssession, nicht jede winzige Aufgabe, sonst werden fünf 2-Minuten-E-Mails zu 75 Minuten. Und schreiben Sie die Regel auf, damit "1,0 h" bei einem 50-Minuten-Anruf keine Überraschung ist.

Protokollieren Sie die Zeit während der Arbeit

Eine Stundenrechnung ist nur so gut wie die Aufzeichnung dahinter. Eine Woche am Freitag aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren geht immer schief, meist zugunsten des Auftraggebers, weil Sie die kleinen Dinge vergessen.

Nutzen Sie einen beliebigen Tracker oder eine Tabelle. Jeder Eintrag braucht:

• Das Datum.
• Die Stunden in Ihrer Einheit.
• Was Sie getan haben, in Worten, die der Auftraggeber versteht: "Hero-Render nach Feedback überarbeitet, neue Beleuchtung" statt "Render v4".
• Das Projekt oder die Aufgabe, falls der Auftraggeber mehrere hat.

Halten Sie nicht abrechenbare Zeit im gleichen Logbuch fest, gekennzeichnet als solche. Das zeigt Ihnen später, wie viel Ihrer Woche tatsächlich auf Rechnungen landet.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Eine Woche Arbeit für einen Auftraggeber bei 65 Euro pro Stunde, 15-Minuten-Einheiten, wöchentliche Abrechnung, umsatzsteuerpflichtig mit 20%:

Die Rechnung:

Stunden: 1,25 + 4,50 + 2,75 + 3,00 + 0,50 = 12,00
Honorar: 12,00 h x 65,00                  = 780,00
USt:     780,00 x 20%                     = 156,00
Summe                                     = 936,00

Auf der Rechnung kann das eine Position sein ("Designarbeit, 5. bis 9. Oktober, 12,00 h zu 65,00, 780,00") mit dem Stundenlogbuch als Anlage, oder fünf Positionen, eine pro Tag. Beides ist richtig. Eine Position sieht auf der Rechnung sauberer aus; separate Positionen sparen eine Runde Nachfragen mit Auftraggebern, die prüfen. Ich nutze eine Position pro Aufgabe bei mehr als ein bis zwei Tagen Arbeit und füge das vollständige Logbuch als zweite Seite bei.

Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, ist die Summe das Honorar: 780,00. Fügen Sie keine Steuerlinie hinzu, die Sie nicht berechnen dürfen. Mein Leitfaden Was auf eine Rechnung gehört listet die Felder auf, die in jedem Fall drauf müssen.

Wie viel Detail zeigen

So viel, dass der Auftraggeber sieht, wofür er bezahlt hat, ohne Ihr Tagebuch zu lesen.

• Zu wenig: "Design, 12 h". Der Auftraggeber muss nachfragen, was das war.
• Richtig: eine Position pro Aufgabe oder pro Tag, in klaren Worten, mit Stunden.
• Zu viel: jeder 15-Minuten-Block. Das lädt den Auftraggeber ein, jeden anzuzweifeln.

Große Auftraggeber brauchen die Stunden manchmal nach ihren eigenen Kostenstellen oder Bestellnummern aufgeteilt. Fragen Sie einmal am Anfang und richten Sie Ihr Logbuch danach ein.

Obergrenzen, Schätzungen und Budgetobergrenzen

Auftraggeber stimmen Stundenarbeit leichter zu, wenn es eine Grenze gibt. Es gibt drei gängige Varianten:

1. Eine Schätzung: "Wir rechnen mit 10 bis 14 Stunden." Nicht bindend, aber teilen Sie dem Auftraggeber mit, bevor Sie darüber hinausgehen.
2. Eine Obergrenze oder Budgetobergrenze: "Bis zu 14 Stunden, 910,00 Euro." Sie rechnen nicht darüber hinaus ohne schriftliche Genehmigung.
3. Ein Stundenbudget: Der Auftraggeber genehmigt 20 Stunden, Sie berichten auf jeder Rechnung, was verbraucht ist, und fragen, bevor Sie ein neues Budget starten.

Bei einer Obergrenze von 14 Stunden zu 65 Euro können Sie maximal 910,00 Euro abrechnen. Wenn Sie 12 Stunden erreichen und die Arbeit ist nicht fertig, teilen Sie das dem Auftraggeber dann mit, nicht nachdem Sie 16 Stunden gearbeitet haben. Zeigen Sie auf jeder Rechnung den laufenden Stand: "Verbraucht bisher: 12,00 von 14,00 Stunden". Auftraggeber lehnen eine Überschreitung selten ab, wenn sie früh davon hören. Der Leitfaden Projektbudget gegen Stunden verfolgen zeigt, wie Sie diese Zahl im Blick behalten.

Wenn der Auftraggeber die Stunden anzweifelt

Es wird passieren, meist bei der ersten Rechnung mit einem neuen Auftraggeber. Antworten Sie mit dem Logbuch, nicht mit einem Gefühl. Senden Sie die Einträge der fraglichen Tage und erklären Sie, was die Zeit gekostet hat: "Die Überarbeitungen am 7. Oktober waren der zweite Beleuchtungsdurchgang, den Sie im Anruf angefordert haben."

Wenn der Auftraggeber immer noch nicht einverstanden ist, entscheiden Sie, ob die Beziehung mehr wert ist als die Differenz. Eine halbe Stunde einmal abzuschreiben und das auf der Rechnung zu vermerken ("Anruf am 9. Oktober, nicht berechnet"), kostet wenig und bringt oft Goodwill. Wenn Sie das jeden Monat tun, ist Ihr Satz falsch oder Ihr Leistungsumfang unklar. Beheben Sie das beim nächsten Angebot statt auf der nächsten Rechnung.

Was Sie nicht tun sollten, ist Stunden still vor dem Versand zu kürzen. Der Auftraggeber sieht den Rabatt nie, und Ihre Aufzeichnungen zeigen Ihnen nicht mehr, wie lange die Arbeit wirklich dauert.

Ausgaben und andere Kosten

Stockfotos, Schriftarten, Render-Farm-Zeit und Fahrtkosten sind keine Stunden. Listen Sie sie als separate Positionen auf, zum Kostenpreis oder mit einer Bearbeitungsgebühr, falls Ihr Vertrag das vorsieht, und bewahren Sie die Belege auf. Falten Sie sie nicht in die Stundenposition ein, weil der Auftraggeber sie möglicherweise anders verbucht.

Wann Sie mit Stundenabrechnung aufhören sollten

Stundenabrechnung passt zu kleinen Änderungen, Support und offener Arbeit. Bei definierten Projekten bestraft sie Sie dafür, dass Sie schneller werden, und macht den Auftraggeber nervös bei jeder zusätzlichen Stunde. Wenn Sie vorhersagen können, wie lange ein Jobtyp dauert, ist ein Festpreis oft besser für beide Seiten. Der Leitfaden Wie Sie ein Freiberufler-Projekt kalkulieren behandelt, wann Sie wechseln sollten.

Wenn Sie bereit zum Versand sind, nimmt der kostenlose Rechnungsgenerator Stunden als Menge, den Stundensatz als Einzelpreis und beliebige Währung und Steuersatz und gibt Ihnen ein PDF. Wenn der Auftraggeber langsam zahlt, behandelt der Leitfaden zu Zahlungsbedingungen, was auf die nächste Rechnung gehört.

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