Jak wystawić fakturę za pracę rozliczaną godzinowo

Krótka odpowiedź

Zanim zaczniesz, ustal stawkę, jednostkę zaokrąglania i to, jak często wystawiasz faktury. Zapisuj czas na bieżąco: data, godziny i jedno zdanie o tym, co robiłeś. Na fakturze wypisz godziny według dni albo zadań, pomnóż przez stawkę, dolicz VAT, jeśli jesteś jego płatnikiem, i dołącz albo streść zestawienie godzin. Jeśli klient dał ci budżet, pokaż, ile z niego już wykorzystałeś.

Przed pierwszą godziną pracy

Większość sporów o faktury godzinowe wynika z rzeczy, których nikt nie ustalił na początku. Wpisz do oferty albo umowy:

• Stawkę godzinową i walutę.
• Jednostkę zaokrąglania: 15 minut, 6 minut czy pełne godziny.
• Co się liczy do rozliczenia. Rozmowy, maile, dojazdy, rendering, research. Zdecyduj teraz.
• Minimalne opłaty, na przykład jedna godzina za każdą rozmowę albo drobną zmianę.
• Jak często wystawiasz faktury: co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc czy po etapach.
• Ewentualny limit albo szacunek i to, co się dzieje, gdy go osiągniesz.

Jeśli nie wiesz, jaką stawkę ustalić, kalkulator stawki godzinowej dla freelancera wylicza ją z pensji, którą zarabiałbyś na etacie, a kalkulator stawki dziennej zaczyna od dochodu, jaki chcesz osiągnąć.

Jednostki zaokrąglania

Mało które zadanie trwa równą liczbę minut, więc potrzebujesz zasady. Najczęstsze:

Jednostki sześciominutowe to standard w kancelariach prawnych. Piętnaście minut to norma w większości prac projektowych i kreatywnych i właśnie tak rozliczam. Pełnych godzin trudno bronić przy krótkich zadaniach i klienci to zauważają.

Dwie zasady sprawiają, że zaokrąglanie jest uczciwe. Zaokrąglaj każdą sesję pracy, a nie każde drobne zadanie, bo inaczej pięć dwuminutowych maili zamienia się w siedemdziesiąt pięć minut. I zapisz zasadę w umowie, żeby "1,0 h" za pięćdziesięciominutową rozmowę nikogo nie zaskoczyło.

Zapisuj czas na bieżąco

Faktura godzinowa jest warta tyle, ile zapisy, na których się opiera. Odtwarzanie tygodnia z pamięci w piątek zawsze wychodzi źle, zwykle na korzyść klienta, bo zapominasz o drobiazgach.

Użyj dowolnego narzędzia do mierzenia czasu albo arkusza. Każdy wpis potrzebuje:

• Daty.
• Godzin w twojej jednostce.
• Opisu pracy słowami, które klient zrozumie: "Poprawki głównej wizualizacji po uwagach, nowe oświetlenie" zamiast "Render v4".
• Projektu albo zadania, jeśli klient ma ich kilka.

Czas, którego nie fakturujesz, zapisuj w tym samym miejscu i oznaczaj. Później pokaże ci, jaka część tygodnia naprawdę trafia na faktury.

Przykład z liczbami

Tydzień pracy dla klienta przy stawce 65 za godzinę, zaokrąglanie do 15 minut, faktura co tydzień, VAT 20%:

Rachunek:

Godziny: 1,25 + 4,50 + 2,75 + 3,00 + 0,50 = 12,00
Netto:   12,00 h x 65,00                  =  780,00
VAT:     780,00 x 20%                     =  156,00
Razem                                     =  936,00

Na fakturze może to być jedna pozycja ("Prace projektowe, 5-9 paź, 12,00 h po 65,00, 780,00") z zestawieniem godzin w załączniku albo pięć pozycji, po jednej na dzień. Oba sposoby są poprawne. Jedna pozycja wygląda na fakturze czytelniej, osobne pozycje oszczędzają rundę pytań u klientów, którzy wszystko sprawdzają. Przy pracy dłuższej niż dzień czy dwa daję jedną pozycję na zadanie, a pełne zestawienie dołączam jako drugą stronę.

Jeśli nie jesteś płatnikiem VAT, kwota netto jest sumą do zapłaty: 780,00. Nie dodawaj wiersza z podatkiem, którego nie możesz naliczać. W poradniku o tym, co musi zawierać faktura, wymieniam pola, które muszą się na niej znaleźć w każdym przypadku.

Ile szczegółów pokazać

Tyle, żeby klient widział, za co płaci, bez czytania twojego dziennika.

• Za mało: "Projekt, 12 h". Klient musi pytać, co to było.
• W sam raz: jedna pozycja na zadanie albo dzień, zwykłymi słowami, z godzinami.
• Za dużo: każdy 15-minutowy blok. To zachęca klienta, żeby kwestionował każdy z nich.

Duzi klienci czasem potrzebują podziału godzin według swoich centrów kosztów albo numerów zamówień. Zapytaj o to raz, na początku, i prowadź zapisy tak, żeby się zgadzały.

Limity, szacunki i kwoty maksymalne

Klienci chętniej godzą się na rozliczenie godzinowe, gdy jest limit. Są trzy popularne warianty:

1. Szacunek: "Przewidujemy 10-14 godzin." Nie jest wiążący, ale uprzedź klienta, zanim go przekroczysz.
2. Limit, czyli kwota maksymalna: "Do 14 godzin, 910,00." Bez pisemnej zgody nie fakturujesz więcej.
3. Pula godzin: klient zatwierdza 20 godzin, ty na każdej fakturze pokazujesz, ile wykorzystano, i pytasz, zanim zaczniesz kolejną pulę.

Przy limicie 14 godzin po 65 najwięcej, ile możesz zafakturować, to 910,00. Jeśli dojdziesz do 12 godzin, a praca nie jest skończona, powiedz o tym klientowi od razu, a nie po 16 godzinach. Na każdej fakturze pokaż stan: "Wykorzystano dotąd: 12,00 z 14,00 godzin". Klienci rzadko protestują przeciw przekroczeniu, o którym dowiedzieli się wcześnie. Poradnik o kontroli budżetu projektu względem godzin pokazuje, jak mieć tę liczbę stale na oku.

Gdy klient kwestionuje godziny

To się zdarzy, zwykle przy pierwszej fakturze dla nowego klienta. Odpowiadaj zapisami, nie emocjami. Wyślij wpisy z tych dni i wyjaśnij, co zajęło czas: "Poprawki 7 paź to druga runda oświetlenia, o którą prosiłeś podczas rozmowy."

Jeśli klient dalej się nie zgadza, zdecyduj, czy relacja jest warta więcej niż różnica. Jednorazowe odpuszczenie pół godziny, zapisane na fakturze ("Rozmowa 9 paź, bez opłaty"), kosztuje niewiele i często buduje dobrą wolę. Jeśli robisz to co miesiąc, to znaczy, że masz złą stawkę albo niejasny zakres. Popraw to w następnej ofercie, a nie na następnej fakturze.

Czego nie robić: po cichu obcinać godzin przed wysłaniem faktury. Klient nigdy nie zobaczy tego rabatu, a twoje zapisy przestaną mówić, ile naprawdę trwa praca.

Wydatki i inne koszty

Zdjęcia stockowe, fonty, czas renderowania i podróże to nie godziny. Wpisz je jako osobne pozycje, po kosztach albo z narzutem, jeśli umowa na to pozwala, i zachowaj rachunki. Nie łącz ich z pozycją godzinową, bo klient może je inaczej księgować.

Kiedy przestać rozliczać się godzinowo

Rozliczenie godzinowe pasuje do drobnych zmian, wsparcia i pracy o otwartym zakresie. Przy jasno określonych projektach karze cię za szybkość i irytuje klienta każdą dodatkową godziną. Gdy umiesz przewidzieć, ile trwa dany rodzaj pracy, stała cena jest często lepsza dla obu stron. Poradnik jak wycenić projekt jako freelancer mówi, kiedy się przestawić.

Gdy faktura jest gotowa do wysłania, darmowy generator faktur przyjmuje godziny jako ilość, stawkę godzinową jako cenę jednostkową, dowolną walutę i stawkę podatku, i daje ci PDF. Jeśli klient płaci powoli, poradnik o terminach płatności podpowiada, co wpisać na następną fakturę.

Pytania