Cómo facturar el trabajo por horas

La respuesta corta

Acuerda la tarifa, el redondeo y la frecuencia de facturación antes de empezar. Registra el tiempo conforme trabajas, con la fecha, las horas y una línea sobre qué hiciste. En la factura, lista las horas por día o por tarea, multiplica por la tarifa, suma el impuesto si lo cobras, y adjunta o resume la hoja de horas. Si el cliente te dio un presupuesto, indica cuánto se ha usado.

Antes de la primera hora

La mayoría de disputas sobre facturas por horas vienen de cosas que nadie acordó al principio. Incluye esto en el presupuesto o el contrato:

• La tarifa horaria y la moneda.
• El redondeo de facturación: 15 minutos, 6 minutos u horas completas.
• Qué cuenta como facturable. Llamadas, emails, desplazamientos, tiempo de renderizado, investigación. Decide ahora.
• Cargos mínimos, por ejemplo una hora por cualquier llamada o cambio pequeño.
• Con qué frecuencia facturas: semanal, cada dos semanas, mensual, o por hitos.
• Cualquier límite o presupuesto, y qué pasa si lo alcanzas.

Si no estás seguro de qué cobrar por hora, la calculadora de tarifa horaria para freelances lo calcula a partir del salario que ganarías de otro modo, y la calculadora de tarifa diaria parte de los ingresos que necesitas.

Redondeos

Pocas tareas toman un número redondo de minutos, así que necesitas una regla. Las más comunes:

Los incrementos de seis minutos son estándar en despachos de abogados. Quince minutos es la norma en la mayoría del trabajo de diseño y creatividad, y es lo que yo uso. Las horas completas son difíciles de defender en tareas cortas, y los clientes se dan cuenta.

Dos reglas mantienen el redondeo justo. Redondea cada sesión de trabajo, no cada tarea diminuta, o cinco emails de 2 minutos se convierten en 75 minutos. Y escribe la regla, para que "1,0 h" en una llamada de 50 minutos no sea una sorpresa.

Registra el tiempo mientras trabajas

Una factura por horas es tan buena como el registro que la respalda. Reconstruir una semana de memoria el viernes siempre sale mal, normalmente a favor del cliente, porque olvidas las cosas pequeñas.

Usa cualquier herramienta de seguimiento que te guste, o una hoja de cálculo. Cada entrada necesita:

• La fecha.
• Las horas, en tu redondeo.
• Qué hiciste, en palabras que el cliente reconozca: "Revisé render principal después de feedback, nueva iluminación" en lugar de "Render v4".
• El proyecto o tarea, si el cliente tiene más de uno.

Mantén el tiempo no facturable en el mismo registro, marcado como tal. Te dice después cuánta parte de tu semana realmente acaba en facturas.

Ejemplo práctico

Una semana de trabajo para un cliente a 65 por hora, redondeo de 15 minutos, facturación semanal, registrado en IVA al 20%:

La aritmética:

Horas: 1,25 + 4,50 + 2,75 + 3,00 + 0,50 = 12,00
Honorario: 12,00 h x 65,00 = 780,00
IVA: 780,00 x 20% = 156,00
Total = 936,00

En la factura esto puede ser una línea ("Trabajo de diseño, 5 a 9 de octubre, 12,00 h a 65,00, 780,00") con la hoja de horas adjunta, o cinco líneas, una por día. Ambas son correctas. Una línea es más limpia en la factura; líneas separadas evitan una ronda de preguntas con clientes que verifican. Yo uso una línea por tarea para cualquier cosa que dure más de un día o dos de trabajo y adjunto el registro completo como segunda página.

Si no estás registrado en IVA, el total es el honorario: 780,00. No añadas una línea de impuesto que no tienes derecho a cobrar. Mi guía sobre qué poner en una factura lista los campos que deben estar en ella de cualquier forma.

Cuánto detalle mostrar

Lo suficiente para que el cliente vea en qué gastó dinero sin leer tu diario.

• Muy poco: "Diseño, 12 h". El cliente tiene que preguntar qué fue eso.
• Correcto: una línea por tarea o por día, en palabras claras, con horas.
• Demasiado: cada bloque de 15 minutos. Invita al cliente a cuestionar cada uno.

Los clientes grandes a veces necesitan las horas divididas por sus propios códigos de coste u órdenes de compra. Pregunta una vez al principio y configura tu registro para que coincida.

Límites, presupuestos y montos máximos

Los clientes aceptan trabajo por horas más fácilmente cuando hay un límite. Hay tres versiones comunes:

1. Un presupuesto: "Esperamos 10 a 14 horas." No vinculante, pero avisa al cliente antes de superarlo.
2. Un límite o monto máximo: "Hasta 14 horas, 910,00." No facturas más allá sin aprobación escrita.
3. Un bloque de presupuesto: el cliente aprueba 20 horas, tú reportas lo usado en cada factura, y pides permiso antes de empezar un bloque nuevo.

Con un límite de 14 horas a 65, lo máximo que puedes facturar es 910,00. Si llegas a 12 horas y el trabajo no está hecho, avisa al cliente entonces, no después de haber hecho 16. Muestra el total acumulado en cada factura: "Usado hasta ahora: 12,00 de 14,00 horas". Los clientes rara vez objetan un exceso del que se enteraron temprano. La guía sobre seguimiento del presupuesto del proyecto contra horas muestra cómo mantener ese número a la vista.

Cuando el cliente cuestiona las horas

Pasará, normalmente en la primera factura con un cliente nuevo. Responde con el registro, no con una sensación. Envía las entradas de los días en cuestión y explica qué tomó el tiempo: "Las revisiones del 7 de octubre fueron el segundo pase de iluminación que pediste en la llamada".

Si el cliente sigue sin estar de acuerdo, decide si la relación vale más que la diferencia. Condonar media hora una vez, y decirlo en la factura ("Llamada del 9 de octubre, no facturada"), cuesta poco y a menudo compra buena voluntad. Hacerlo cada mes significa que tu tarifa es incorrecta o tu alcance es poco claro. Arréglalo en el próximo presupuesto en lugar de en la próxima factura.

Lo que no debes hacer es reducir horas silenciosamente antes de enviar. El cliente nunca ve el descuento, y tus registros dejan de decirte cuánto tiempo realmente toma el trabajo.

Gastos y otros costes

Imágenes de stock, fuentes, tiempo de granja de renderizado y desplazamientos no son horas. Lístalos como líneas separadas, al coste o con una comisión de gestión si tu contrato lo dice, y guarda los recibos. No los mezcles en la línea horaria, porque el cliente puede contabilizarlos de forma diferente.

Cuándo dejar de facturar por horas

La facturación por horas es adecuada para cambios pequeños, soporte y trabajo abierto. En proyectos definidos te castiga por ser más rápido y pone nervioso al cliente por cada hora extra. Una vez que puedas predecir cuánto tarda un tipo de trabajo, un precio fijo es a menudo mejor para ambos. La guía sobre cómo presupuestar un proyecto freelance cubre cuándo cambiar.

Cuando estés listo para enviar, el generador de facturas gratuito toma las horas como cantidad, la tarifa horaria como precio unitario, cualquier moneda y tasa de impuesto, y te da un PDF. Si el cliente tarda en pagarlo, la guía sobre condiciones de pago cubre qué poner en la siguiente.

Preguntas