Come fare una fattura da freelance, con un esempio pratico

La risposta breve

Una fattura è una richiesta di pagamento che funziona anche come documento per le dichiarazioni fiscali di entrambi. Dice chi fattura a chi, per cosa, quanto, entro quando e come pagare. Il resto dipende dal tuo paese e da se applichi l'IVA.

Qui sotto passo in rassegna ogni sezione nell'ordine in cui la compili, poi mostro una fattura completa per un lavoro di esempio, poi elenco gli errori che più spesso ritardano il pagamento.

Prima di scrivere la fattura, metti d'accordo i termini

La maggior parte dei pagamenti lenti inizia prima che la fattura esista. Se il cliente non ha mai confermato il prezzo, la scadenza di pagamento o chi in azienda riceve le fatture, il tuo PDF finisce in una casella di posta generale e aspetta. Prima di iniziare il lavoro, ottieni questi dettagli per iscritto. Una risposta email che dice "sì, d'accordo" basta per la maggior parte dei lavori piccoli:

• Il prezzo, sia una tariffa fissa sia una tariffa oraria con una stima di ore o giorni.
• Cosa include il prezzo, per esempio il numero di round di revisione.
• Quando fatturi: in anticipo, per milestone, mensilmente o alla fine.
• I termini di pagamento, per esempio 14 giorni dalla data della fattura.
• Il nome e l'email della persona che elabora le fatture, e se ha bisogno di un numero di ordine d'acquisto.

Quest'ultimo punto ne prende molti. Le aziende più grandi spesso non possono pagare una fattura senza un numero di ordine d'acquisto, e il team contabile la rimanda indietro piuttosto che cercare il riferimento da solo. Chiedilo all'inizio, quando tutti sono ancora entusiasti.

Passaggio 1: i tuoi dati

Metti il tuo nome o il nome della tua attività in alto, con un indirizzo postale e un indirizzo email. Se operi come libero professionista con un nome commerciale, alcuni paesi si aspettano che compaia anche il tuo nome legale. Se sei registrato per l'IVA, aggiungi il numero di registrazione. Se hai un numero di partita IVA, aggiungilo anche.

Mantieni questo blocco identico su ogni fattura. I team contabili identificano i fornitori per nome e dati bancari, e un nome commerciale che cambia da una fattura all'altra può far scattare un nuovo controllo fornitore.

Passaggio 2: i dati del cliente

Usa il nome legale dell'azienda del cliente, non il nome del brand che conosci, e il suo indirizzo di fatturazione. Per clienti aziendali nell'UE, includi la loro partita IVA, perché alcune fatture dipendono da essa (più avanti nella sezione fiscale). Aggiungi la persona di contatto o il dipartimento se te l'hanno dato, e il numero di ordine d'acquisto se lo usano.

Passaggio 3: il numero della fattura e le date

Ogni fattura ha bisogno di un numero univoco, e i numeri devono seguire una sequenza ininterrotta (la numerazione delle fatture ha i dettagli). Gli uffici fiscali nel Regno Unito, nell'UE e altrove se l'aspettano, e inoltre impedisce al cliente di pagare la stessa fattura due volte o di perderne una. Scegli un formato e mantienilo:

• Un semplice contatore: 001, 002, 003.
• Anno più contatore: 2026-001, 2026-002. Si azzera ogni anno e ordina comunque correttamente.
• Un prefisso: INV-0042. Va bene, purché non riusi mai un numero.

Se commetti un errore su una fattura che hai già mandato, non modificarla e rimandala con lo stesso numero. Emetti una nota di credito che l'annulla, poi una nuova fattura con il numero successivo. Questo mantiene i tuoi registri corretti e la tua sequenza intatta.

Hai poi bisogno di due date. La data di emissione è il giorno in cui la invii. La data di scadenza è il giorno in cui ci si aspetta il pagamento. Scrivi la data di scadenza come una data, per esempio 19 ottobre 2026, e non solo come "Net 14". Una data è più difficile da fraintendere. Se il lavoro si è svolto in un periodo diverso, aggiungi una riga anche per quello, per esempio "Periodo di lavoro: settembre 2026". Alcuni paesi richiedono la data di fornitura quando differisce dalla data di emissione.

Passaggio 4: le voci della fattura

Questa è la parte che la gente affretta. Ogni riga dovrebbe permettere a qualcuno che non era nel progetto di capire per cosa sta pagando. La persona che approva la tua fattura è spesso un impiegato di contabilità, non il direttore creativo che ti ha assunto.

Una buona riga ha una descrizione, una quantità, un'unità (ore, giorni, articoli o una tariffa fissa) e un prezzo. Confronta questi due:

• "Lavoro di design, 2.400,00"
• "Brand identity: logo, palette colori e sistema tipografico, come quotato in Q-2026-009 (tariffa fissa), 2.400,00"

La seconda risponde alle domande prima che vengano poste. Fare riferimento al numero del tuo preventivo permette al cliente di controllarlo rispetto a quello che ha approvato, che è il percorso più veloce verso "approvato, pagato".

Fattura i lavori extra su righe separate. Se il preventivo includeva due round di revisione e il cliente ne ha chiesto un terzo, mostralo separatamente con le ore. Un singolo numero più grande senza dettagli invita a una domanda, e una domanda riavvia l'orologio del pagamento.

Passaggio 5: l'IVA

Ci sono tre situazioni comuni, e la tua fattura appare diversa in ognuna:

1. Non sei registrato per l'IVA. Non applichi l'IVA e non mostri una riga fiscale. In alcuni paesi devi aggiungere una frase che spiega perché, per esempio sotto il regime forfettario.
2. Sei registrato e il cliente è nel tuo paese. Aggiungi l'IVA all'aliquota giusta su una riga separata, e mostra il tuo numero di registrazione.
3. Sei registrato e il cliente è un'azienda in un altro paese. Spesso non applichi l'IVA e il cliente la contabilizza da solo con inversione contabile. La fattura di solito ha bisogno di una nota che lo dica, e entrambi i numeri di partita IVA.

I dettagli variano molto a seconda del paese, quindi ho scritto una guida separata su cosa mettere su una fattura negli USA, nel Regno Unito, nell'UE, in Canada e in Australia. Se non sei sicuro di quale caso sia il tuo, chiedi a un commercialista una volta. È una domanda una tantum e la risposta varrà per ogni fattura dopo.

Passaggio 6: totali e valuta

Mostra il subtotale prima dell'IVA, l'importo dell'IVA e il totale dovuto. Indica la valuta accanto al totale, anche se sembra ovvio. "$" significa cose diverse per i clienti negli USA, in Canada e in Australia. Usa il codice a tre lettere quando c'è dubbio: USD, CAD, AUD, EUR, GBP.

Fattura nella valuta che hai concordato. Se hai concordato una tariffa in euro con un cliente negli USA, la fattura è in euro, e vale la pena dire chi paga le spese di trasferimento bancario. "Prega di pagare l'importo completo, tutte le spese bancarie a carico del mittente" è una riga normale sulle fatture internazionali.

Passaggio 7: come pagarti e i termini

Dai al cliente tutto quello che serve per pagare senza scrivere:

• Dati bancari: nome del conto, IBAN e BIC/SWIFT per i trasferimenti internazionali, o numero di conto e routing, o codice di ordinamento e numero di conto nel Regno Unito.
• Un link di pagamento se accetti carte o un servizio come PayPal o Wise.
• Il riferimento che vuoi sul trasferimento. Chiedi il numero della fattura, così puoi abbinare il pagamento quando arriva.
• I termini di pagamento in una frase: "Pagamento dovuto entro 14 giorni, entro il 19 ottobre 2026".

Se applichi una penale di ritardo o interessi, dillo qui e di quanto. Una penale di ritardo che appare per la prima volta in un promemoria è difficile da far valere e sembra un'imboscata al cliente. La mia guida su i termini di pagamento delle fatture copre cosa è normale.

Un esempio pratico

Ecco una fattura completa per un lavoro di esempio. Alex è un freelance designer nel Regno Unito, registrato per l'IVA, che fattura un torrefattore di caffè per un'identità di brand e etichette di imballaggio. Tutti i nomi e i numeri sono inventati.

FATTURA 2026-014

Da:       Alex Marin Design
          12 Example Street, Bristol BS1 0AA, United Kingdom
          [email protected]
          Partita IVA GB 000 0000 00

Fatturare a: Harbor Coffee Roasters Ltd
          Contabilità fornitori, 4 Quay Road, Leeds LS1 0AA
          Numero ordine d'acquisto: HC-7781

Data di emissione:  5 ottobre 2026
Data di scadenza:   19 ottobre 2026 (14 giorni)
Periodo di lavoro:  settembre 2026
Tuo riferimento:    Preventivo Q-2026-009

Descrizione                                         Qtà   Prezzo unitario   Importo
Brand identity: logo, palette, sistema tipografico   1     2.400,00      2.400,00
  (tariffa fissa, come quotato)
Etichette di imballaggio, sacchetto 250 g, per caffè 3       350,00      1.050,00
Terzo round di revisione (due erano inclusi), ore    3        60,00        180,00

                                              Subtotale             3.630,00
                                              IVA 20%                 726,00
                                              Totale dovuto   GBP   4.356,00

Paga tramite trasferimento bancario a Alex Marin Design
Codice di ordinamento 00-00-00, conto 00000000
Riferimento: 2026-014
I pagamenti in ritardo possono incorrere in interessi legali secondo il Late Payment of
Commercial Debts (Interest) Act 1998.

Alcune cose da notare. Il numero di ordine d'acquisto del cliente è lì, così la contabilità può abbinarlo. Il numero del preventivo è lì, così l'approvatore può controllare il prezzo. Il round di revisione extra ha la sua riga con le ore. La data di scadenza è una data. Il riferimento di pagamento è il numero della fattura. Niente su di essa dovrebbe portare a una risposta che pone una domanda.

Puoi costruire la stessa cosa nel generatore di fatture gratuito e scaricarla come PDF. Funziona nel tuo browser e non ha bisogno di un account.

Inviarla

Invia la fattura come PDF, non come documento modificabile. Nomina il file in modo che abbia senso nella cartella download di qualcun altro, per esempio "Alex-Marin-Design-Fattura-2026-014.pdf".

Inviala alla persona che elabora le fatture, e copia il tuo contatto del progetto. Metti il numero della fattura, l'importo e la data di scadenza nel corpo dell'email, così nessuno deve aprire l'allegato per sapere di cosa si tratta. Mantieni il messaggio breve:

Oggetto: Fattura 2026-014, brand identity Harbor Coffee, GBP 4.356,00

Ciao Priya,

Allegata è la fattura 2026-014 per il lavoro di brand identity e etichette
(Ordine d'acquisto HC-7781). Il totale è GBP 4.356,00, scadenza 19 ottobre 2026.

I dati bancari sono sulla fattura. Fammi sapere se manca qualcosa.

Grazie,
Alex

Inviala quando il lavoro è accettato, non due settimane dopo. Più lungo è il gap, più il lavoro sembra vecchia notizia al cliente, e più la tua data di scadenza si sposta.

Errori che ritardano il pagamento

Questi sono i più comuni:

• Nessun numero di ordine d'acquisto, quando il cliente lo usa. La fattura ti torna indietro.
• Entità legale sbagliata. Fatturare il nome del brand, o la società madre invece della filiale che ti ha assunto.
• Righe vaghe come "servizi di design". L'approvatore deve chiedere al project lead di cosa si trattava.
• Una data di scadenza scritta solo come "Net 30" senza data, che alcuni team contano dal giorno in cui l'hanno ricevuta.
• Dati bancari mancanti o obsoleti, o un nuovo conto senza spiegazione, che sembra frode a un team contabile attento.
• Modificare una fattura inviata e rinviarla con lo stesso numero. Ora ci sono due documenti diversi con un numero.
• Inviare alla persona sbagliata e non controllare mai che sia arrivata.

Se una data di scadenza passa comunque, un breve e cortese promemoria inviato il giorno lavorativo successivo funziona meglio che aspettare un mese e inviarne uno arrabbiato. Ho scritto come seguire una fattura non pagata con modelli di email, e c'è un generatore di email di promemoria di pagamento se vuoi una bozza da cui partire.

Fattura elettronica in Italia

In Italia quasi tutte le fatture tra soggetti residenti, comprese quelle dei forfettari, si emettono come fattura elettronica in formato XML attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Una fattura in PDF non sostituisce la fattura elettronica: va bene come fattura proforma, come preventivo o come copia di cortesia.

Per i clienti esteri valgono regole diverse. I dettagli sono sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

Domande