Hoe factureer je gewerkte uren

Het korte antwoord

Spreken af wat je tarief is, hoe je afrond en hoe vaak je factureert voordat je begint. Registreer je uren terwijl je werkt, met een datum, het aantal uren en een regel over wat je deed. Op de factuur zet je de uren per dag of per taak, vermenigvuldigt met je tarief, telt btw erbij op als je die berekent, en voegt je urenlijst toe of vat die samen. Als de klant je een budget gaf, vermeld hoeveel daarvan je hebt gebruikt.

Voor het eerste uur

De meeste discussies over urenfacturen gaan over dingen waar niemand het aan het begin over eens was. Zet deze punten in je offerte of contract:

• Je uurtarief en de valuta.
• De afrondingseenheid: 15 minuten, 6 minuten of hele uren.
• Wat je als urenwerk mag factureren. Telefoongesprekken, e-mails, reistijd, renderwerk, onderzoek. Beslis dit nu.
• Minimumtarieven, bijvoorbeeld een uur voor elk gesprek of kleine wijziging.
• Hoe vaak je factureert: wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of bij mijlpalen.
• Een maximum of raming, en wat er gebeurt als je die bereikt.

Als je niet zeker weet wat je per uur moet vragen, berekent de freelance urentarief calculator dit uit het salaris dat je anders zou verdienen, en de dagtarief calculator gaat uit van het inkomen dat je wilt.

Afrondingsregels

Weinig taken duren een rond aantal minuten, dus je hebt een regel nodig. De meest gebruikte:

Zes-minuten-eenheden zijn standaard bij advocatenkantoren. Vijftien minuten is normaal in design en creatief werk en is wat ik gebruik. Hele uren zijn moeilijk te verdedigen bij korte taken, en klanten merken dat op.

Twee regels houden afronden eerlijk. Rond per werkblok af, niet per klein taakje, anders worden vijf e-mails van 2 minuten 75 minuten. En schrijf de regel op, zodat "1,0 u" op een gesprek van 50 minuten geen verrassing is.

Registreer je uren terwijl je werkt

Een urenfactuur is alleen zo goed als de registratie erachter. Een week van geheugen reconstrueren op vrijdagmiddag gaat altijd fout, meestal in het voordeel van de klant, omdat je de kleine dingen vergeet.

Gebruik een tracker die je wilt, of een spreadsheet. Elke ingang heeft nodig:

• De datum.
• Het aantal uren, in je afrondingseenheid.
• Wat je deed, in woorden die de klant herkent: "Hero render herzien na feedback, nieuwe verlichting" in plaats van "Render v4".
• Het project of de taak, als de klant er meer dan een heeft.

Houd niet-urenwerk in dezelfde registratie, duidelijk gemarkeerd. Later zie je dan hoeveel van je week eigenlijk op facturen terechtkomt.

Een uitgewerkt voorbeeld

Een week werk voor een klant tegen 65 per uur, afronden per 15 minuten, wekelijks gefactureerd, btw-geregistreerd tegen 20%:

De berekening:

Uren: 1,25 + 4,50 + 2,75 + 3,00 + 0,50 = 12,00
Tarief: 12,00 u x 65,00 = 780,00
Btw: 780,00 x 20% = 156,00
Totaal = 936,00

Op de factuur kan dit een regel zijn ("Designwerk, 5 tot 9 oktober, 12,00 u tegen 65,00, 780,00") met de urenlijst erbij, of vijf regels, een per dag. Beide kloppen. Een regel ziet er schoner uit op de factuur; aparte regels voorkomen vragen van klanten die controleren. Ik gebruik een regel per taak voor alles wat langer dan een dag of twee duurt en voeg de volledige registratie als tweede pagina toe.

Als je niet btw-geregistreerd bent, is het totaal het tarief: 780,00. Voeg geen belastingregel toe waar je niet toe gerechtigd bent. Mijn gids wat op een factuur moet staan somt de verplichte velden op.

Hoeveel detail je toont

Genoeg zodat de klant ziet waar ze voor betaald hebben zonder je dagboek te lezen.

• Te weinig: "Design, 12 u". De klant moet vragen wat dat was.
• Goed: een regel per taak of per dag, in duidelijke woorden, met uren.
• Te veel: elk 15-minuten-blok. Dat nodigt de klant uit elk blok ter discussie te stellen.

Grote klanten willen de uren soms gesplitst naar hun eigen kostenplaatsen of inkoopordernummers. Vraag dit eenmaal aan het begin en zet je registratie daarop in.

Maxima, ramingen en niet-te-overschrijden bedragen

Klanten gaan gemakkelijker akkoord met urenwerk als er een limiet is. Er zijn drie veel voorkomende versies:

1. Een raming: "We verwachten 10 tot 14 uur." Niet bindend, maar zeg de klant voordat je erover heen gaat.
2. Een maximum of niet-te-overschrijden bedrag: "Tot 14 uur, 910,00." Je factureert niet meer zonder schriftelijke goedkeuring.
3. Een budgetblok: de klant keurt 20 uur goed, je rapporteert op elke factuur wat je hebt gebruikt, en je vraagt voordat je een nieuw blok begint.

Bij een maximum van 14 uur tegen 65 kun je maximaal 910,00 factureren. Als je 12 uur bereikt en het werk is niet klaar, zeg het de klant dan, niet nadat je 16 uur hebt gedaan. Toon het lopende totaal op elke factuur: "Tot nu toe gebruikt: 12,00 van 14,00 uur". Klanten protesteren zelden tegen een overschrijding waar ze eerder van hoorden. De gids projectbudget volgen tegen uren laat zien hoe je dat getal in het oog houdt.

Als de klant de uren betwist

Dat gebeurt, meestal op de eerste factuur bij een nieuwe klant. Antwoord met je registratie, niet met een gevoel. Stuur de ingang voor de betreffende dagen en leg uit wat de tijd kostte: "De wijzigingen op 7 oktober waren de tweede verlichtingspass die je op het gesprek vroeg."

Als de klant het nog niet eens is, beslis of de relatie meer waard is dan het verschil. Een half uur eenmaal kwijt schelden en dat op de factuur vermelden ("Gesprek op 9 oktober, niet gefactureerd") kost weinig en brengt vaak goodwill. Dit elke maand doen betekent dat je tarief fout is of je scope onduidelijk. Zet dat in de volgende offerte recht in plaats van op de volgende factuur.

Wat je niet moet doen is uren stilletjes verminderen voordat je verstuurt. De klant ziet de korting nooit, en je registratie stopt je te vertellen hoe lang het werk echt duurt.

Uitgaven en andere kosten

Stockfoto's, lettertypen, rendertijd en reizen zijn geen uren. Zet ze als aparte regels, tegen kostprijs of met een servicekosten als je contract dat zegt, en bewaar de bonnen. Vouw ze niet in de urenlijn, omdat de klant ze anders kan verantwoorden.

Wanneer je stopt met urenwerk

Urenwerk past bij kleine wijzigingen, ondersteuning en open-ended werk. Bij gedefinieerde projecten straft het je voor sneller werken en maakt de klant nerveus over elk extra uur. Zodra je kunt voorspellen hoe lang een bepaald type werk duurt, is een vaste prijs vaak beter voor beide partijen. De gids hoe je een freelanceproject prijst behandelt wanneer je overschakelt.

Wanneer je klaar bent om te versturen, neemt de gratis factuurgenerator uren als hoeveelheid, het uurtarief als eenheidsprijs en elke valuta en belastingtarief, en geeft je een pdf. Als de klant traag betaalt, behandelt de gids over betalingstermijnen wat je op de volgende zet.

Vragen