Come monitorare budget e ore lavorate su un progetto

La risposta breve

Converti il prezzo del progetto in ore dividendolo per la tua tariffa oraria. Registra le ore che spendi ogni giorno di lavoro sul progetto. Una volta a settimana, confronta due numeri: la percentuale di ore utilizzate e la percentuale di lavoro effettivamente completato. Se il primo numero supera il secondo di circa dieci punti, stai andando oltre il budget, e il momento di avvertire il cliente è adesso, non alla fine.

Questo è tutto il metodo. Il resto di questa guida spiega come fare ogni passaggio senza che diventi un secondo lavoro.

Passaggio 1: converti il budget in ore

I clienti pensano in denaro. Tu esaurisci il tempo. Quindi converti il prezzo nell'unità che effettivamente consumi.

Budget in ore = prezzo del progetto (escluse tasse e costi che trasferisci) diviso per la tua tariffa oraria.

Un progetto da 4.800,00 a 80,00 all'ora è un budget di 60 ore. Se hai quotato il lavoro come tariffa fissa senza una cifra oraria dietro, usa la tariffa che vorresti guadagnare; il calcolatore della tariffa giornaliera ricava quella tariffa dal reddito che desideri, e il calcolatore della tariffa oraria la ricava da uno stipendio che vuoi eguagliare.

Mantieni una riserva. Io tengo da parte il 10-15% delle ore dal piano per le cose che accadono sempre: una chiamata extra, un file nel formato sbagliato, un round di feedback che arriva in tre email. Su un budget di 60 ore sono circa 8 ore, lasciandone 52 per pianificare il lavoro.

Passaggio 2: distribuisci le ore tra le fasi

Scomponi il progetto nelle fasi che hai quotato e assegna a ciascuna la sua quota di ore. Per un piccolo progetto di identità visiva:

Questa è la stessa scomposizione che avresti dovuto usare per quotare il lavoro. Se non l'hai fatto, la guida su come quotare un progetto da freelance mostra come costruirla, e la guida sul modello di preventivo mostra come presentare le fasi al cliente.

Passaggio 3: registra le ore, approssimativamente ma ogni giorno

Non hai bisogno di un timer che gira tutto il giorno. Ti serve un numero al giorno che sia onesto al mezzo'ora più vicino. Una nota alla fine della giornata funziona: data, progetto, fase, ore. Un foglio di calcolo funziona. Quello che non funziona è ricostruire una settimana di ore il venerdì dalla memoria, perché le ore che dimentichi sono quelle piccole, e le piccole sono la perdita.

Registra anche il tempo poco glamoroso: chiamate, email, esportazione di file, rilettura del brief. Nei miei progetti 3D il divario tra le ore che pensavo di aver speso e le ore che ho registrato era sempre in quella categoria.

Passaggio 4: confronta speso con completato, una volta a settimana

Questa è la parte che la gente salta. Le ore spese da sole non dicono nulla. 30 ore su 60 vanno bene se metà del lavoro è fatto e sono un problema se un terzo è fatto.

Ogni settimana, scrivi:

• Percentuale spesa: ore utilizzate diviso il budget in ore.
• Percentuale completata: la tua stima onesta di quanto lavoro è finito. Usa le fasi: se i concept sono approvati e le revisioni sono a metà, puoi contarlo dalle ore della fase.
• Velocità di consumo: ore utilizzate per settimana.
• Totale previsto: ore utilizzate diviso percentuale completata. Se hai usato 44 ore e il 60% del lavoro è fatto, il progetto è sulla strada per richiedere circa 73 ore.

Un esempio pratico per il progetto di 60 ore sopra:

Nella settimana 1 il divario è di tre punti e nessuno dovrebbe preoccuparsi. Nella settimana 2 il divario è di dieci punti e la proiezione dice 75 ore contro un budget di 60. Quella è la settimana per capire perché. In questo esempio era la fase di concept: il cliente ha chiesto una quarta direzione che non era mai nella quotazione, e ho detto sì in una chiamata senza metterlo per iscritto.

La proiezione è approssimativa. Assume che il resto del lavoro proceda allo stesso ritmo della prima parte, il che raramente accade. È comunque molto meglio che scoprirlo alla fine.

Quando avvertire il cliente

Avverti il cliente non appena sai due cose: il budget sarà superato e perché. Non quando raggiungi il 100%.

Ci sono solo due cause oneste, e portano a conversazioni diverse:

1. Lo scope è cresciuto. Concept extra, un formato extra, un terzo round di revisioni. Questo è una richiesta di modifica, e il cliente la paga. Sollevala nel momento in cui viene richiesta, idealmente prima di fare il lavoro.
2. Hai sottostimato. Il lavoro nella quotazione sta richiedendo più tempo di quanto avevi pianificato. Questo è il tuo costo, almeno su un lavoro a prezzo fisso. Assorbilo, finisci il lavoro e correggi la tua stima per la prossima volta.

Mescolare i due è come i freelance perdono clienti. Non inviare una fattura per la tua sottostima travestita da scope creep.

Una breve email di avvertimento per il primo caso:

Oggetto: Controllo budget sul progetto di identità visiva

Ciao Anna,

Un rapido aggiornamento prima di andare avanti. La quotazione copriva tre
direzioni di concept e due round di revisioni. Ora siamo su una quarta
direzione, che è al di fuori di quella.

La quarta direzione è circa 8 ore di lavoro, quindi 640,00 alla tariffa
del progetto. Posso aggiungerla come modifica alla quotazione, oppure
possiamo lasciarla perdere e scegliere dalle tre che abbiamo. Entrambe
le opzioni vanno bene per me.

Puoi farmi sapere quale preferisci prima che continui con essa?

Grazie,
Alex

Richieste di modifica

Ogni modifica dello scope dovrebbe finire per iscritto con un prezzo e un impatto temporale, anche piccolo. Non ha bisogno di un nuovo contratto; una breve risposta email in cui il cliente acconsente è sufficiente per la maggior parte dei lavori. Mantieni un elenco sul progetto di ogni modifica, le sue ore e se è stata approvata. Alla fine aggiungi le modifiche approvate alla fattura finale come loro proprie voci, e nessuno è sorpreso.

Se ti ritrovi a scrivere le stesse richieste di modifica su ogni progetto, lo scope nelle tue quotazioni è troppo vago. Una descrizione delle attività con deliverable, round di revisioni ed esclusioni specificate ferma la maggior parte di esse prima che inizino.

Dopo il progetto

Confronta le ore finali con il piano, fase per fase, e scrivi dove era il divario. Dopo cinque o sei progetti vedrai uno schema: per me era sempre revisioni e consegna, mai il lavoro creativo. Mettilo nella tua prossima quotazione, e il monitoraggio del budget diventa più tranquillo ogni volta.

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