Comment facturer ses heures de travail en freelance

La réponse courte

Convenez du taux, de l'arrondi et de la fréquence de facturation avant de commencer. Enregistrez vos heures au fur et à mesure, avec la date, le nombre d'heures et une ligne sur ce que vous avez fait. Sur la facture, listez les heures par jour ou par tâche, multipliez par le taux, ajoutez la TVA si vous la facturez, et joignez ou résumez la feuille de temps. Si le client vous a donné un budget, indiquez combien il en reste.

Avant la première heure

La plupart des litiges sur les factures horaires viennent de points non convenus au départ. Mettez ceci dans votre devis ou votre contrat :

• Le taux horaire et la devise.
• L'arrondi de facturation : 15 minutes, 6 minutes ou heures entières.
• Ce qui est facturable. Les appels, les emails, les déplacements, le temps de rendu, la recherche. Décidez maintenant.
• Les tarifs minimums, par exemple une heure pour tout appel ou petite modification.
• La fréquence de facturation : hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuelle ou par étapes.
• Tout plafond ou devis, et ce qui se passe si vous l'atteindez.

Si vous ne savez pas quel taux horaire pratiquer, la calculatrice de taux horaire freelance le calcule à partir du salaire que vous gagneriez autrement, et la calculatrice de taux journalier part du revenu que vous souhaitez.

Les arrondis de facturation

Rares sont les tâches qui prennent un nombre rond de minutes, il vous faut une règle. Les plus courantes :

Les arrondis de 6 minutes sont standard dans les cabinets juridiques. Les 15 minutes sont la norme dans la plupart des métiers du design et de la création, c'est ce que j'utilise. Les heures entières sont difficiles à justifier sur des tâches courtes, et les clients le remarquent.

Deux règles maintiennent l'arrondi équitable. Arrondissez chaque session de travail, pas chaque minuscule tâche, sinon cinq emails de 2 minutes deviennent 75 minutes. Et écrivez la règle, pour que « 1,0 h » sur un appel de 50 minutes ne soit pas une surprise.

Enregistrez vos heures au moment du travail

Une facture horaire n'est bonne que si le registre qui la soutient l'est. Reconstituer une semaine de mémoire le vendredi sort toujours mal, généralement en faveur du client, parce qu'on oublie les petites choses.

Utilisez n'importe quel outil de suivi, ou un tableur. Chaque entrée a besoin de :

• La date.
• Les heures, dans votre arrondi.
• Ce que vous avez fait, en termes que le client reconnaîtrait : « Révision du rendu principal après retours, nouvel éclairage » plutôt que « Rendu v4 ».
• Le projet ou la tâche, si le client en a plusieurs.

Gardez le temps non facturable dans le même registre, marqué comme tel. Cela vous dit plus tard combien de votre semaine finit réellement sur les factures.

Un exemple chiffré

Une semaine de travail pour un client à 65 de l'heure, arrondis de 15 minutes, facturé hebdomadairement, assujetti à la TVA à 20% :

Le calcul :

Heures : 1,25 + 4,50 + 2,75 + 3,00 + 0,50 = 12,00
Honoraires : 12,00 h x 65,00                 =  780,00
TVA :       780,00 x 20%                    =  156,00
Total                                       =  936,00

Sur la facture, cela peut être une ligne (« Travaux de design, 5 au 9 octobre, 12,00 h à 65,00, 780,00 ») avec la feuille de temps jointe, ou cinq lignes, une par jour. Les deux sont corrects. Une ligne est plus propre sur la facture ; des lignes séparées évitent une série de questions avec les clients qui vérifient. J'utilise une ligne par tâche pour tout ce qui dépasse un jour ou deux de travail et je joins le registre complet en deuxième page.

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, le total est l'honoraire : 780,00. N'ajoutez pas une ligne de taxe que vous n'êtes pas autorisé à facturer. Mon guide sur ce qu'il faut mettre sur une facture liste les champs qui doivent y figurer de toute façon.

Quel niveau de détail afficher

Assez pour que le client voie ce qu'il a payé sans lire votre journal.

• Trop peu : « Design, 12 h ». Le client doit demander ce que c'était.
• Juste : une ligne par tâche ou par jour, en langage clair, avec les heures.
• Trop : chaque bloc de 15 minutes. Cela invite le client à remettre en question chacun.

Les gros clients ont parfois besoin que les heures soient réparties selon leurs propres codes de coûts ou lignes de bon de commande. Demandez une fois au départ et structurez votre registre en conséquence.

Plafonds, devis et montants non dépassables

Les clients acceptent plus facilement le travail horaire quand il y a une limite. Il y a trois versions courantes :

1. Un devis : « Nous prévoyons 10 à 14 heures. » Non contraignant, mais prévenez le client avant de dépasser.
2. Un plafond ou montant non dépassable : « Jusqu'à 14 heures, 910,00. » Vous ne facturez pas au-delà sans approbation écrite.
3. Un bloc budgétaire : le client approuve 20 heures, vous signalez ce qui est utilisé sur chaque facture, et vous demandez avant de commencer un nouveau bloc.

Avec un plafond de 14 heures à 65, le maximum que vous pouvez facturer est 910,00. Si vous atteindez 12 heures et le travail n'est pas terminé, prévenez le client alors, pas après en avoir fait 16. Affichez le total cumulé sur chaque facture : « Utilisé à ce jour : 12,00 sur 14,00 heures ». Les clients s'opposent rarement à un dépassement dont ils ont entendu parler tôt. Le guide sur le suivi du budget du projet par rapport aux heures montre comment garder ce chiffre en vue.

Quand le client remet en question les heures

Cela arrivera, généralement sur la première facture avec un nouveau client. Répondez avec le registre, pas avec un sentiment. Envoyez les entrées des jours en question et expliquez ce qui a pris du temps : « Les révisions du 7 octobre étaient la deuxième passe d'éclairage que vous avez demandée à l'appel. »

Si le client persiste à ne pas être d'accord, décidez si la relation vaut plus que la différence. Passer l'éponge sur une demi-heure une fois, et le signaler sur la facture (« Appel du 9 octobre, non facturé »), coûte peu et achète souvent de la bonne volonté. Le faire chaque mois signifie que votre taux est mauvais ou votre périmètre est flou. Corrigez cela dans le prochain devis plutôt que sur la prochaine facture.

Ce que vous ne devez pas faire, c'est réduire les heures discrètement avant d'envoyer. Le client ne voit jamais la remise, et vos registres cessent de vous dire combien de temps le travail prend réellement.

Frais et autres coûts

Les images de stock, les polices, le temps de rendu et les déplacements ne sont pas des heures. Listez-les comme des lignes séparées, au coût ou avec des frais de gestion si votre contrat le dit, et gardez les reçus. Ne les mélangez pas à la ligne horaire, car le client peut les comptabiliser différemment.

Quand arrêter de facturer à l'heure

La facturation horaire convient aux petites modifications, au support et au travail ouvert. Sur les projets définis, elle vous pénalise de devenir plus rapide et rend le client nerveux à chaque heure supplémentaire. Une fois que vous pouvez prédire combien de temps prend un type de travail, un prix fixe est souvent mieux pour les deux. Le guide sur comment tarifer un projet freelance couvre quand passer.

Quand vous êtes prêt à envoyer, le générateur de facture gratuit prend les heures comme quantité, le taux horaire comme prix unitaire et n'importe quelle devise et taux de TVA, et vous donne un PDF. Si le client tarde à la payer, le guide sur les conditions de paiement couvre ce qu'il faut mettre sur la suivante.

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