Cosa deve contenere una fattura: gli elementi obbligatori

Cosa deve contenere una fattura: gli elementi di base

Se la tua fattura contiene gli elementi qui sotto, sarà accettata dalla maggior parte dei clienti aziendali nella maggior parte dei paesi. Le sezioni per paese che seguono aggiungono quello che le norme fiscali locali richiedono in più.

• La parola "Fattura", e in alcuni paesi "Fattura fiscale" (vedi Australia).
• Un numero di fattura univoco da una sequenza ininterrotta.
• La data di emissione e la data di scadenza o i termini di pagamento.
• Il tuo nome o ragione sociale, indirizzo e email di contatto.
• Il tuo numero di registrazione fiscale, se ne hai uno (partita IVA, GST, sales tax, ABN).
• La ragione sociale e l'indirizzo del cliente.
• Una descrizione di ogni voce di lavoro, con quantità, prezzo unitario e totale della voce.
• Il subtotale, l'imposta mostrata separatamente con il suo tasso, e il totale dovuto.
• La valuta.
• Come pagare: dati bancari o un link di pagamento, e il riferimento da usare.

Questa guida è informazione generale basata su quello che le autorità fiscali di ogni paese pubblicano. Le norme cambiano, le soglie si spostano e la tua situazione potrebbe avere eccezioni. Per qualsiasi cosa che determina quanto imposta applichi, contatta l'ufficio delle entrate o un commercialista.

Stati Uniti

Non esiste una legge federale che elenchi cosa deve contenere una fattura tra aziende. In pratica, i clienti si aspettano gli elementi di cui sopra, e i veri requisiti vengono dalle norme statali sulla sales tax e dalla documentazione che il tuo cliente ha bisogno.

La sales tax è fissata da ogni stato, e in molti posti anche da città e contee. Molti stati non tassano la maggior parte dei servizi professionali, ma alcuni tassano un'ampia gamma di essi, e i prodotti digitali sono trattati diversamente da stato a stato. Se applichi la sales tax, mostrala come una voce separata con il tasso.

La documentazione che circonda la fattura conta più del layout della fattura:

• I clienti statunitensi di solito chiedono a un freelancer statunitense un Form W-9 prima del primo pagamento, così possono segnalare all'IRS quello che ti hanno pagato su un Form 1099.
• Se sei fuori dagli Stati Uniti e fatturi un'azienda statunitense, di solito ti chiederanno un Form W-8BEN invece.
• Alcuni clienti ti configurano in un portale fornitori e accettano solo fatture caricate lì. Chiedi prima della prima fattura.

Le penalità per ritardo negli Stati Uniti dipendono dalla legge statale e da quello che hai concordato per iscritto. Metti la commissione o il tasso di interesse nel tuo contratto e sulla fattura, non solo in un promemoria.

Regno Unito

Se non sei registrato per l'IVA, una fattura normale con gli elementi della prima lista va bene. Non mostrare una voce IVA e non inventare un numero di partita IVA. Devi registrarti una volta che il tuo fatturato imponibile IVA supera la soglia, che è stata di 90.000 sterline da aprile 2024. La pagina di registrazione IVA di GOV.UK ha la cifra attuale.

Se operi come ditta individuale con un nome commerciale, le norme sui nomi commerciali ti chiedono di mostrare il tuo nome e un indirizzo sulle fatture. Una società a responsabilità limitata deve mostrare il suo nome registrato, e le norme di divulgazione della Companies House coprono anche il numero della società e l'ufficio registrato sui documenti aziendali.

Una volta registrato per l'IVA, una fattura IVA completa ha bisogno di:

• Un numero di fattura univoco e sequenziale.
• La data della fattura e il momento della fornitura (tax point) se diverso.
• Il tuo nome, indirizzo e numero di registrazione IVA.
• Il nome e l'indirizzo del cliente.
• Una descrizione dei beni o servizi.
• Per ogni tipo di voce: la quantità, il prezzo esclusa l'IVA, e il tasso IVA.
• Il totale esclusa l'IVA, l'IVA totale addebitata, e qualsiasi sconto.

L'HMRC consente una fattura IVA semplificata per vendite al dettaglio di 250 sterline o meno, IVA inclusa, ma la maggior parte del lavoro freelance va ad aziende e usa la versione completa. Normalmente hai 30 giorni dal momento della fornitura per emettere una fattura IVA.

Per il mancato pagamento tra aziende, il Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 ti permette di reclamare gli interessi legali e una somma fissa. La mia guida ai termini di pagamento copre i numeri.

Unione Europea

Il contenuto della fattura IVA nell'UE viene dall'articolo 226 della Direttiva IVA (2006/112/EC). Ogni paese lo scrive nella sua legge e può aggiungere dettagli, ma il nucleo condiviso è:

• La data di emissione e un numero sequenziale che identifica la fattura in modo univoco.
• Il tuo numero di identificazione IVA.
• Il numero IVA del cliente dove è responsabile dell'imposta, che copre le vendite con inversione contabile a aziende in altri paesi UE.
• I nomi completi e gli indirizzi di entrambe le parti.
• La quantità e la natura dei beni o l'entità e la natura dei servizi.
• La data della fornitura, se diversa dalla data della fattura.
• L'importo imponibile per tasso o esenzione, il prezzo unitario esclusa l'IVA, e qualsiasi sconto.
• Il tasso IVA e l'importo IVA dovuto.
• Quando non applichi l'IVA, il motivo, per esempio un'esenzione o "Inversione contabile".

L'inversione contabile è quella che i freelancer incontrano di più. Se sei registrato per l'IVA in un paese UE e fatturi un'azienda registrata per l'IVA in un altro, per la maggior parte dei servizi non applichi la tua IVA locale. Il cliente contabilizza l'IVA nel suo paese invece. La tua fattura mostra un importo IVA di zero, entrambi i numeri IVA, e le parole "Inversione contabile". Controlla il numero IVA del cliente sul servizio VIES della Commissione Europea prima di fare affidamento su di esso.

Schemi per piccole aziende esistono nella maggior parte dei paesi UE. Se ne usi uno, di solito non applichi l'IVA e aggiungi una nota che cita l'esenzione. La formulazione è fissata a livello nazionale.

Germania

Le norme sulle fatture tedesche sono nella sezione 14 della Legge IVA (UStG). Oltre alla lista UE, i punti che creano confusione sono:

• Il tuo numero fiscale (Steuernummer) o il tuo numero di identificazione IVA (USt-IdNr.). Uno di loro deve essere sulla fattura.
• La data della fornitura o del servizio (Leistungsdatum o Leistungszeitraum), anche se è lo stesso mese della fattura. Molte fatture indicano "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" quando coincidono.
• L'importo netto diviso per tasso fiscale, il tasso fiscale, e l'importo fiscale.

Se sei un piccolo imprenditore secondo la sezione 19 UStG (Kleinunternehmer), non applichi l'IVA e lo dici sulla fattura, comunemente con una riga come "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Dal 2025, lo schema si applica se il tuo fatturato era non più di 25.000 euro nell'anno precedente e rimane sotto 100.000 euro nell'anno in corso.

Le fatture fino a 250 euro lordi possono essere emesse come fattura di piccolo importo (Kleinbetragsrechnung) con meno dettagli: il tuo nome e indirizzo, la data, la descrizione, l'importo lordo e il tasso fiscale.

Due cose che spesso vengono confuse:

• DIN 5008 è uno standard di layout per lettere commerciali: margini, il campo indirizzo per buste con finestra, la posizione della data e delle righe di riferimento. Non è un requisito legale per una fattura, ma i clienti tedeschi vi sono abituati, e una fattura disposta in questo modo si adatta alle loro buste e agli archivi.
• Fatturazione elettronica. Dal 1 gennaio 2025, le aziende in Germania devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche strutturate (XRechnung o ZUGFeRD) per le vendite B2B nazionali. L'obbligo di emetterle arriva in fasi: dal 2027 per le aziende con fatturato superiore a 800.000 euro nell'anno precedente, e dal 2028 per tutti gli altri. Le fatture con schema per piccole aziende e le fatture fino a 250 euro sono esenti. Fino alla tua scadenza, un PDF è ancora accettato quando il cliente è d'accordo.

Conserva le fatture per otto anni. Il periodo è stato ridotto da dieci anni nel 2025, per ogni fattura il cui vecchio periodo di dieci anni non era scaduto entro allora. I libri contabili e i rendiconti annuali hanno ancora bisogno di dieci.

Canada

Se il tuo fatturato imponibile supera 30.000 dollari in un singolo trimestre di calendario o negli ultimi quattro trimestri di calendario consecutivi, devi registrarti per GST/HST. Al di sotto di quello sei un piccolo fornitore e la registrazione è facoltativa. Nel Quebec, il QST è separato e ha il suo numero di registrazione. - L'Agenzia delle Entrate del Canada stabilisce cosa una fattura deve mostrare affinché il cliente possa reclamare crediti d'imposta sui beni, e dipende dall'importo:

Queste soglie si applicano da aprile 2021. La maggior parte delle fatture freelance sono superiori a 500 dollari, quindi usa la lista completa. Mostra GST o HST sulla sua propria riga con il tasso, e aggiungi la riga QST e il numero per i clienti del Quebec se sei registrato lì.

Australia

Devi registrarti per GST una volta che il tuo fatturato GST raggiunge 75.000 dollari all'anno. La registrazione ha bisogno di un ABN.

Se sei registrato, le vendite di più di 82,50 dollari inclusa la GST hanno bisogno di una fattura fiscale quando il cliente la chiede, e devi fornirla entro 28 giorni dalla richiesta. In pratica, invia una fattura fiscale ogni volta. Una fattura fiscale deve mostrare:

• Che è intesa come fattura fiscale, di solito con "Tax invoice" come titolo.
• La tua identità e il tuo ABN.
• La data di emissione.
• Una breve descrizione di quello che hai venduto, con quantità e prezzo.
• L'importo GST, se presente, o una dichiarazione che il totale include GST.
• L'entità in cui ogni vendita è imponibile.
• Per le vendite di 1.000 dollari o più, anche l'identità dell'acquirente o l'ABN.

Se non sei registrato per GST, non chiamarla fattura fiscale e non aggiungere GST. Metti il tuo ABN su di essa. Se un'azienda ti paga senza un ABN citato, potrebbe dover trattenere l'imposta dal tuo pagamento al tasso massimo e inviarla all'ATO.

Fatturare un cliente in un altro paese

Le fatture transfrontaliere sono dove accadono la maggior parte degli errori. Alcune abitudini aiutano:

• Fattura nella valuta che hai concordato e usa il codice di tre lettere (EUR, USD, GBP). Dì chi paga le commissioni bancarie. Di più in fatturazione di clienti internazionali.
• Usa l'inglese, o la tua lingua più l'inglese. Se il tuo ufficio delle entrate richiede la sua lingua, metti entrambe sulla fattura.
• Aggiungi il numero fiscale o IVA del cliente quando ce n'è uno, e la nota di inversione contabile dove si applica.
• Per i trasferimenti internazionali, fornisci il tuo IBAN e BIC/SWIFT, e assicurati che il nome dell'account corrisponda al nome sulla fattura.

Se un cliente vuole pagare in criptovaluta, le stesse norme sulla fattura si applicano. L'importo ha ancora bisogno di un valore nella tua valuta di rendicontazione per i tuoi record. Il generatore di fatture cripto mette l'indirizzo del portafoglio, la rete e un tasso datato sul PDF.

Quanto tempo conservare le fatture

Ogni paese si aspetta che tu conservi copie. I periodi differiscono: sei anni per i record IVA nel Regno Unito, sei anni in Canada, cinque anni in Australia, otto anni per le fatture in Germania, e almeno tre anni per la maggior parte dei record negli Stati Uniti, più a lungo in alcuni casi. Conserva il PDF che hai inviato, non una versione che hai rigenerato in seguito, perché la copia che conservi dovrebbe corrispondere a quella che il cliente ha ricevuto.

Il generatore di fatture gratuito ha campi per tutto quanto sopra: il tuo numero fiscale, il numero IVA del cliente, una riga fiscale con il tuo tasso, e una nota di testo libero per la formulazione di inversione contabile o esenzione. Scegli il tuo mestiere dai modelli di fattura se vuoi righe di esempio da cui iniziare.

Fattura elettronica in Italia

In Italia quasi tutte le fatture tra soggetti residenti, comprese quelle dei forfettari, si emettono come fattura elettronica in formato XML attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Una fattura in PDF non sostituisce la fattura elettronica: va bene come fattura proforma, come preventivo o come copia di cortesia.

Per i clienti esteri valgono regole diverse. I dettagli sono sul sito dell'Agenzia delle Entrate.

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