Cos'è una fattura proforma e quando si usa
Il team acquisti del cliente chiede una fattura proforma prima di pagare un acconto, e all'improvviso devi fare un documento che non hai mai creato. Ecco cos'è e come farla senza problemi dopo. Informazioni generali, non consulenza fiscale.
Di OIO · Aggiornato · 6 min di lettura
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La risposta breve
Una fattura proforma è una fattura preliminare. Assomiglia a una fattura e mostra cosa verrà addebitato al cliente, ma non è una richiesta di pagamento in senso contabile e non è una fattura fiscale. La invii prima del lavoro o della vendita, di solito perché il cliente approvi la spesa, paghi in anticipo o organizzi la documentazione. Una volta completato il lavoro o ricevuto il pagamento, emetti una fattura vera con un numero di fattura vero.
Cosa significa "pro forma"
Il latino significa "per questione di forma". In pratica è un documento che dice: ecco come sarà la fattura. Gli importi, l'imposta e i dettagli di pagamento sono tutti lì. Quello che manca è lo status legale.
L'Agenzia delle Entrate chiarisce: una fattura proforma non è normalmente un documento contabile e non ha posto nei libri dell'azienda che la emette o la riceve. Deve essere chiaramente descritta come proforma e preferibilmente marcata "Questa non è una fattura IVA". Non crea un fatto generatore di imposta, quindi il cliente non può recuperare l'IVA su di essa e tu non devi IVA sulla base di essa. Fuori dall'Italia, verifica come il tuo fisco la tratta prima di fare affidamento su questo.
Fattura proforma, preventivo o fattura
Le persone le confondono, e un cliente a volte chiede una fattura proforma quando intende un preventivo.
| Documento | Cosa dice | Vincolante? | Registrata nei tuoi conti? |
|---|---|---|---|
| Preventivo o stima | Questo è quello che proponiamo di addebitare | Un preventivo accettato è un accordo sul prezzo | No |
| Fattura proforma | Questo è quello che sarà la fattura | È una dichiarazione di un prezzo già concordato | No |
| Fattura | Paga questo importo entro questa data | Sì, registra un debito | Sì |
La differenza tra un preventivo e una fattura proforma è soprattutto il timing. Un preventivo viene prima che il cliente dica sì. Una fattura proforma viene dopo, quando il prezzo è stabilito e qualcuno ha bisogno di un documento che assomiglia a una fattura prima che possa esistere una fattura vera. La mia guida su fattura vs preventivo vs proposta copre gli altri due in più dettaglio.
Quando i liberi professionisti ne hanno davvero bisogno
La maggior parte dei liberi professionisti raramente ne ha bisogno. Quando un cliente la chiede, il motivo è di solito uno di questi:
- Il sistema di acquisto del cliente ha bisogno di un documento che assomiglia a una fattura prima di emettere un ordine d'acquisto o approvare un pagamento.
- Il cliente paga in anticipo e il suo team finanziario pagherà solo contro qualcosa chiamato fattura. Una fattura proforma glielo consente senza che tu emetta una fattura fiscale per un lavoro non ancora svolto.
- Una sovvenzione, un ente finanziatore o un partner vuole vedere i costi in forma di fattura prima di rilasciare denaro.
- Il cliente è estero e ha bisogno del documento per l'approvazione interna o gli accordi valutari.
Per un acconto c'è una vera scelta da fare. Puoi inviare una fattura proforma per l'acconto ed emettere la fattura vera una volta pagato. Oppure puoi inviare subito una fattura di acconto vera. Entrambi sono comuni. La guida alla fattura di acconto spiega come funziona il secondo percorso, incluso come mostrare l'acconto sulla fattura finale.
Come farla
Una fattura proforma ha gli stessi campi della fattura che anteprima, con tre cambiamenti:
- Il titolo dice "Fattura proforma", nello stesso posto e dimensione dove sarebbe "Fattura".
- Porta un riferimento che non è dalla tua serie di fatture: PF-2026-004, non 2026-004. Usare un numero di fattura per una fattura proforma lascia un vuoto o un duplicato nella tua sequenza dopo.
- Dice cosa non è. Una riga come "Questa non è una fattura IVA. Una fattura IVA sarà emessa al ricevimento del pagamento." corrisponde a quello che l'Agenzia delle Entrate suggerisce e rimuove ogni dubbio per il team contabile del cliente.
Tutto il resto rimane: i tuoi dettagli, i dettagli del cliente, la descrizione del lavoro, quantità e tariffe, imposta come sarà addebitata, il totale, la valuta, la data di pagamento prevista e i tuoi dettagli bancari.
Un breve esempio:
FATTURA PROFORMA Rif: PF-2026-004 Data: 5 ottobre 2026 Valida fino: 4 novembre 2026 A: Northwind Studio Srl, 12 Via Esempio, Milano Visualizzazione prodotto, 6 render (come preventivo Q-2026-018) Pagamento anticipato 50% 1.800,00 IVA 22% 396,00 Totale EUR 2.196,00 Questa non è una fattura IVA. Una fattura IVA sarà emessa al ricevimento del pagamento. Si prega di citare PF-2026-004 come riferimento.
Quando il pagamento arriva, emetti la fattura vera con il numero successivo nella tua serie, datata il giorno del pagamento o dopo, e fai riferimento alla fattura proforma su di essa: "Pagamento anticipato ricevuto contro fattura proforma PF-2026-004". Dove si applica l'IVA, il pagamento ricevuto è di solito quello che fissa il fatto generatore per quell'importo, quindi verifica le regole del tuo paese sui pagamenti anticipati o chiedi al tuo commercialista. Mantieni la tua numerazione delle fatture pulita non dando mai a una fattura proforma un numero dalla serie di fatture.
Fatture proforma per la spedizione di merci
Fuori dai servizi freelance, il termine appare anche nella spedizione. Quando le merci attraversano un confine senza una vendita, ad esempio campioni, un prototipo, un modello stampato inviato a una fiera commerciale o merci inviate per riparazione, la dogana ha comunque bisogno di un valore. Una fattura proforma, a volte chiamata fattura commerciale proforma, fornisce loro la descrizione, la quantità, il valore e l'origine. Se mai spedisci un modello fisico o un pezzo stampato a un cliente estero, chiedi al corriere quale documento hanno bisogno; molti hanno il loro modulo.
Errori da evitare
- Usare una fattura proforma come fattura vera. Se il cliente paga e tu non emetti mai la fattura, i tuoi record mancano di reddito e il cliente manca di un documento valido per la sua dichiarazione fiscale.
- Prendere il numero di fattura successivo per essa. La fattura proforma ha la sua serie di riferimento.
- Addebitare l'IVA sulla fattura proforma e poi di nuovo sulla fattura. La fattura proforma anteprima l'imposta; solo la fattura la addebita.
- Inviarne una quando il cliente in realtà voleva un preventivo. Se il prezzo non è ancora concordato, invia un preventivo. Il modello di preventivo ha una data di validità proprio per questo.
- Omettere la scadenza. I prezzi e i tassi di cambio si muovono. Una data "valida fino" ti protegge se il cliente la tiene per tre mesi.
Farla velocemente
Non è necessario alcun software speciale. Se il tuo strumento di fatturazione ti consente di cambiare il titolo del documento, usalo con il riferimento PF e la riga non-una-fattura-IVA. Se non lo fa, un elaboratore di testi va bene per qualcosa di così breve. Per le righe e i totali, il generatore di fatture gratuito fa l'aritmetica e accetta qualsiasi valuta e aliquota fiscale, e ha un campo note per la riga non-una-fattura-IVA. Mantieni il riferimento PF fuori dalla tua sequenza di fatture comunque.
Domande
Una fattura proforma è legalmente vincolante?
Non come fattura. Non registra alcun debito e non è una fattura fiscale. Il prezzo su di essa è di solito vincolante perché ripete un preventivo o un contratto che il cliente ha già accettato.
Una fattura proforma ha bisogno di un numero di fattura?
Ha bisogno di un riferimento, ma non uno dalla tua serie di fatture. Usa un prefisso separato come PF-2026-001 in modo che i tuoi numeri di fattura rimangono sequenziali.
Un cliente può recuperare l'IVA su una fattura proforma?
No. In Italia, l'Agenzia delle Entrate dice che una fattura proforma non crea un fatto generatore e deve essere marcata come non una fattura IVA. Il cliente recupera l'IVA sulla fattura vera che emetti dopo.
Qual è la differenza tra una fattura proforma e un preventivo?
Un preventivo propone un prezzo prima che il cliente sia d'accordo. Una fattura proforma anteprima la fattura dopo che il prezzo è concordato, di solito in modo che il cliente possa approvare o pagare in anticipo.