Como faturar trabalho por hora como freelancer

A resposta curta

Concorde a taxa, o incremento de arredondamento e a frequência de faturamento antes de começar. Registre o tempo conforme trabalha, com a data, as horas e uma linha sobre o que fez. Na fatura, liste as horas por dia ou por tarefa, multiplique pela taxa, adicione imposto se você o cobra, e anexe ou resuma a planilha de horas. Se o cliente deu um orçamento, diga quanto dele foi usado.

Antes da primeira hora

A maioria das disputas sobre faturas por hora vem de coisas que ninguém acordou no início. Coloque isso no orçamento ou no contrato:

• A taxa horária e a moeda.
• O incremento de faturamento: 15 minutos, 6 minutos ou horas inteiras.
• O que conta como faturável. Chamadas, emails, deslocamento, tempo de renderização, pesquisa. Decida agora.
• Cobranças mínimas, por exemplo uma hora para qualquer chamada ou pequena alteração.
• Com que frequência você faturas: semanal, quinzenal, mensal ou por marcos.
• Qualquer limite ou estimativa, e o que acontece se você atingir.

Se não tem certeza quanto cobrar por hora, a calculadora de taxa horária para freelancer calcula a partir do salário que você ganharia de outra forma, e a calculadora de diária parte da renda que você quer.

Incrementos de arredondamento

Poucas tarefas levam um número redondo de minutos, então você precisa de uma regra. As mais comuns:

Incrementos de seis minutos são padrão em escritórios de advocacia. Quinze minutos é a norma na maioria do trabalho de design e criativo e é o que eu uso. Horas inteiras são difíceis de defender em tarefas curtas, e os clientes notam.

Duas regras mantêm o arredondamento justo. Arredonde cada sessão de trabalho, não cada tarefa minúscula, ou cinco emails de 2 minutos viram 75 minutos. E escreva a regra, para que "1,0 h" em uma chamada de 50 minutos não seja uma surpresa.

Registre o tempo enquanto trabalha

Uma fatura por hora é tão boa quanto o registro por trás dela. Reconstruir uma semana de memória na sexta sempre sai errado, geralmente a favor do cliente, porque você esquece das coisas pequenas.

Use qualquer rastreador que goste, ou uma planilha. Cada entrada precisa:

• Da data.
• Das horas, no seu incremento.
• Do que você fez, em palavras que o cliente reconheceria: "Revisão de render principal após feedback, nova iluminação" em vez de "Render v4".
• Do projeto ou tarefa, se o cliente tem mais de um.

Mantenha o tempo não faturável no mesmo registro, marcado como tal. Depois você vê quanto da sua semana realmente acaba em faturas.

Um exemplo prático

Uma semana de trabalho para um cliente a 65 por hora, incrementos de 15 minutos, faturado semanalmente, registrado para IVA a 20%:

A aritmética:

Horas: 1,25 + 4,50 + 2,75 + 3,00 + 0,50 = 12,00
Honorário: 12,00 h x 65,00                 =  780,00
IVA:   780,00 x 20%                    =  156,00
Total                                  =  936,00

Na fatura isso pode ser uma linha ("Trabalho de design, 5 a 9 de outubro, 12,00 h a 65,00, 780,00") com a planilha anexada, ou cinco linhas, uma por dia. Ambas estão corretas. Uma linha é mais limpa na fatura; linhas separadas evitam uma rodada de perguntas com clientes que verificam. Eu uso uma linha por tarefa para qualquer coisa acima de um ou dois dias de trabalho e anexo o registro completo como segunda página.

Se você não está registrado para IVA, o total é o honorário: 780,00. Não adicione uma linha de imposto que você não tem direito de cobrar. Meu guia sobre o que colocar em uma fatura lista os campos que devem estar nela de qualquer forma.

Quanto detalhe mostrar

O suficiente para o cliente ver pelo que pagou sem ler seu diário.

• Pouco demais: "Design, 12 h". O cliente tem que perguntar o que foi.
• Certo: uma linha por tarefa ou por dia, em palavras simples, com horas.
• Demais: cada bloco de 15 minutos. Convida o cliente a questionar cada um.

Clientes grandes às vezes precisam das horas divididas por seus próprios códigos de custo ou linhas de ordem de compra. Pergunte uma vez no início e configure seu registro para corresponder.

Limites, estimativas e valores máximos

Clientes concordam com trabalho por hora mais facilmente quando há um limite. Há três versões comuns:

1. Uma estimativa: "Esperamos 10 a 14 horas." Não vinculante, mas avise o cliente antes de ultrapassar.
2. Um limite ou valor máximo: "Até 14 horas, 910,00." Você não faturas além disso sem aprovação escrita.
3. Um bloco de orçamento: o cliente aprova 20 horas, você relata o que foi usado em cada fatura, e você pergunta antes de começar um novo bloco.

Com um limite de 14 horas a 65, o máximo que você pode faturar é 910,00. Se atingir 12 horas e o trabalho não está pronto, avise o cliente então, não depois de ter feito 16. Mostre o total acumulado em cada fatura: "Usado até agora: 12,00 de 14,00 horas". Clientes raramente se opõem a um excesso que ouviram falar cedo. O guia sobre rastreamento de orçamento do projeto contra horas mostra como manter esse número à vista.

Quando o cliente questiona as horas

Vai acontecer, geralmente na primeira fatura com um novo cliente. Responda com o registro, não com uma sensação. Envie as entradas dos dias em questão e explique o que levou o tempo: "As revisões em 7 de outubro foram a segunda passagem de iluminação que você pediu na chamada."

Se o cliente ainda discordar, decida se o relacionamento vale mais que a diferença. Abrir mão de meia hora uma vez, e dizer isso na fatura ("Chamada em 9 de outubro, não cobrada"), custa pouco e muitas vezes compra boa vontade. Fazer isso todo mês significa que sua taxa está errada ou seu escopo está pouco claro. Corrija isso no próximo orçamento em vez de na próxima fatura.

O que você não deve fazer é cortar horas silenciosamente antes de enviar. O cliente nunca vê o desconto, e seus registros deixam de dizer quanto o trabalho realmente leva.

Despesas e outros custos

Imagens de banco de dados, fontes, tempo de renderização e deslocamento não são horas. Liste-os como linhas separadas, ao custo ou com uma taxa de manuseio se seu contrato disser, e guarde os recibos. Não os misture na linha horária, porque o cliente pode contabilizá-los de forma diferente.

Quando parar de faturar por hora

Faturamento por hora é adequado para pequenas alterações, suporte e trabalho aberto. Em projetos definidos, isso o penaliza por ficar mais rápido e deixa o cliente nervoso com cada hora extra. Uma vez que você pode prever quanto tempo um tipo de trabalho leva, um preço fixo geralmente é melhor para ambos os lados. O guia sobre como precificar um projeto freelancer cobre quando mudar.

Quando estiver pronto para enviar, o gerador de fatura gratuito pega as horas como quantidade, a taxa horária como preço unitário e qualquer moeda e taxa de imposto, e dá um PDF. Se o cliente demora para pagar, o guia sobre condições de pagamento cobre o que colocar na próxima.

Dúvidas