Angebot, Kostenvoranschlag oder Rechnung: der Unterschied

Die kurze Antwort

Ein Angebot erklärt, wie Sie das Problem des Kunden lösen würden und warum so. Ein Kostenvoranschlag ist Ihre beste Schätzung der Kosten. Ein Angebot ist ein Festpreis für eine definierte Leistung, gültig bis zu einem Datum. Eine Rechnung fordert Zahlung für Arbeit, die vereinbart war. Bei den meisten Projekten kommen sie in dieser Reihenfolge, und jedes sollte auf das vorherige verweisen.

Der Rest dieser Seite geht durch jedes Dokument, mit dem, was es enthalten sollte, und wo Einzelunternehmer üblicherweise in die Falle tappen.

Angebot

Ein Angebot ist ein Verkaufsdokument. Es fasst das Ziel des Kunden in Ihren Worten zusammen, erklärt, wie Sie dorthin gelangen, zeigt relevante frühere Arbeiten und legt Optionen und eine Preisspanne oder einen Preis fest. Bei größeren Projekten fordern Agenturen und Unternehmen oft eines an, um mehrere Einzelunternehmer oder Studios zu vergleichen.

Was ein sinnvolles Angebot enthält:

• Das Problem, wie Sie es verstanden haben, in zwei oder drei Sätzen. Falls Sie es falsch verstanden haben, sagt der Kunde es Ihnen jetzt, was günstig ist.
• Ihr Ansatz, Schritt für Schritt, mit dem, was der Kunde in jedem Schritt erhält.
• Den Zeitplan, mit den Punkten, an denen Sie etwas vom Kunden brauchen.
• Ein oder zwei relevante Beispiele früherer Arbeiten.
• Den Preis oder die Preisoptionen und was jede enthält.
• Was als Nächstes passiert, zum Beispiel "Falls das für Sie passt, sende ich ein formales Angebot und einen Vertrag".

Ein Angebot ist nicht immer preislich bindend, und viele Angebote sagen das. Falls Sie möchten, dass der Preis darin der vereinbarte Preis ist, sagen Sie, dass es auch ein Angebot ist, geben Sie ein Gültigkeitsdatum an und fordern Sie schriftliche Akzeptanz. Sonst folgt ein Angebot.

Halten Sie Angebote kurz. Ein Kunde, der zwanzig Seiten lesen muss, um den Preis zu finden, springt ohnehin zur letzten Seite.

Kostenvoranschlag

Ein Kostenvoranschlag ist Ihre beste Schätzung, was die Arbeit kosten wird, angesichts dessen, was Sie jetzt wissen. Es ist das richtige Dokument, wenn der Kunde fragt "ungefähr wie viel würde das kosten?", bevor der Umfang festgelegt ist.

Der Sinn eines Kostenvoranschlags ist, beide Seiten vor einer Überraschung zu bewahren. Schreiben Sie ihn als Spanne ("zwischen 3.000 und 4.500, je nach Anzahl der Produktvarianten") oder als Summe mit ausgesprochenen Annahmen ("etwa 3.500, basierend auf 8 Produktfotos und 2 Änderungsrunden"). Sagen Sie deutlich, dass es ein Kostenvoranschlag ist und dass der endgültige Preis in einem Angebot stehen wird.

Die häufige Falle ist, dass der Kunde sich nur das untere Ende der Spanne merkt und sonst nichts. Um das zu vermeiden, setzen Sie die Annahmen in denselben Satz wie die Summe und wandeln Sie den Kostenvoranschlag in ein Angebot um, sobald der Umfang klar ist. Beginnen Sie nicht mit der Arbeit auf Basis eines Kostenvoranschlags allein, es sei denn, Sie rechnen nach Stunde ab und der Kunde hat dem zugestimmt.

Angebot (Festpreis)

Ein Angebot ist ein Festpreis für eine definierte Leistung. Sobald der Kunde es akzeptiert, wird erwartet, dass beide Seiten sich daran halten: Sie leisten die beschriebene Arbeit zu diesem Preis, und der Kunde bezahlt ihn. In vielen Ländern wird ein schriftlich akzeptiertes Angebot als Vertrag behandelt, genau deshalb muss es präzise sein.

Ein Angebot sollte enthalten:

• Eine Angebotsnummer und ein Datum sowie ein Gültigkeitsdatum, üblicherweise 14 bis 30 Tage.
• Den rechtlichen Namen und die Kontaktdaten des Kunden.
• Den Umfang: was Sie liefern, in welchem Format, mit wie vielen Änderungsrunden.
• Was nicht enthalten ist. Diese Zeile spart mehr Diskussionen als jede andere.
• Den Preis pro Position, die Steuer, falls Sie sie berechnen, und die Summe.
• Den Zeitplan und die Zahlungsbedingungen, einschließlich etwaiger Anzahlungen.
• Wie man es akzeptiert: eine Unterschrift, eine Antwort oder eine Bestellnummer.

Das Gültigkeitsdatum ist wichtig. Ihre Verfügbarkeit und Kosten ändern sich, und ein Kunde, der acht Monate später zurückkommt, sollte ein neues Angebot bekommen, nicht den alten Preis.

Falls der Kunde nach der Akzeptanz Änderungen verlangt, schreiben Sie ein kurzes Änderungsangebot für die zusätzliche Arbeit und lassen Sie es akzeptieren, bevor Sie damit beginnen. Das ist die ganze Abwehr gegen Scope Creep: jede Änderung bekommt einen Preis, bevor sie gemacht wird.

Ich habe einen längeren Leitfaden zu Angebotsvorlagen mit einem Beispiel geschrieben, und es gibt eine kostenlose Angebotsvorlage, die das PDF im Browser erstellt.

Rechnung

Die Rechnung kommt zuletzt. Sie fordert Zahlung für Arbeit ein, die bereits vereinbart war, zum Preis, der bereits vereinbart war. Sie sollte nichts enthalten, das den Kunden überrascht.

Was sie von einem Angebot unterscheidet:

• Sie hat eine fortlaufende Rechnungsnummer, die Finanzämter interessiert. Angebotsnummern müssen nicht fortlaufend mit Rechnungen sein.
• Sie hat ein Fälligkeitsdatum statt eines Gültigkeitsdatums.
• Sie ist ein Steuerdokument. Sie geht in Ihre Unterlagen und die des Kunden, und die Regeln, was sie enthalten muss, kommen aus dem Steuerrecht, nicht von Ihnen. Siehe was auf eine Rechnung gehört für Länderdetails.
• Sie enthält Zahlungsdetails.

Die besten Rechnungen verweisen auf das Angebot: "Wie in Angebot A-2026-009 angeboten". Die Person, die es genehmigt, kann den Preis gegen das akzeptierte Angebot prüfen und es in einer Minute genehmigen.

Zwei weitere, denen Sie begegnen werden

Eine Proformarechnung sieht wie eine Rechnung aus, ist aber keine. Sie wird vor der Arbeit oder Lieferung versandt, oft damit ein Kunde Zahlung oder eine Anzahlung arrangieren kann oder für den Zoll. Sie ist keine Steuerrechnung, sollte mit "Proforma" gekennzeichnet sein und sollte keine Nummer aus Ihrer Rechnungsfolge nehmen. Sobald die Arbeit erledigt ist oder die Zahlung ankommt, stellen Sie die echte Rechnung aus. Mehr in was ist eine Proformarechnung.

Eine Bestellnummer kommt vom Kunden. Sie ist ihre interne Genehmigung, Geld mit Ihnen auszugeben, und größere Unternehmen können oft eine Rechnung ohne eine nicht bezahlen. Falls ein Kunde eine Bestellnummer nach der Akzeptanz Ihres Angebots sendet, setzen Sie die Bestellnummer auf jede Rechnung für diese Arbeit.

Eine Leistungsbeschreibung ist ein detailliertes Umfangsdokument, oft an einen Vertrag angehängt, das von größeren Kunden verwendet wird. Sie spielt die gleiche Rolle wie der Umfangsabschnitt eines Angebots, in mehr Detail. Hier ist wie man eine Leistungsbeschreibung schreibt.

Wie sie bei einem echten Projekt zusammenhängen

Hier ist, wie es üblicherweise bei einem mittleren Job läuft, zum Beispiel eine Reihe von Produktbildern für einen Launch:

1. Ein erstes Gespräch. Der Kunde erklärt, was er braucht und sein ungefähres Budget.
2. Sie versenden einen Kostenvoranschlag in der Folge-E-Mail: "Für 10 bis 12 Produktbilder mit 2 Änderungsrunden liegt das üblicherweise zwischen 4.000 und 5.500."
3. Sie wollen weitermachen, und Sie einigen sich auf die genaue Liste der Bilder und den Termin.
4. Sie versenden ein Angebot für 11 Bilder, 2 Änderungsrunden, geliefert als 4K PNG, zu 4.950, mit einer 30%-Anzahlung und einem Gültigkeitsdatum.
5. Sie akzeptieren und versenden eine Bestellnummer. Sie versenden einen Vertrag, falls der Job einen braucht, der Nutzungsrechte und Zahlung abdeckt.
6. Sie rechnen die 30%-Anzahlung ab, verweisen auf das Angebot und die Bestellnummer.
7. Auf halbem Weg fragen sie nach 3 weiteren Bildern. Sie versenden ein Änderungsangebot für die 3 Bilder und warten auf Akzeptanz.
8. Bei der Lieferung rechnen Sie den Rest des ursprünglichen Angebots plus das akzeptierte Änderungsangebot ab, jedes auf seiner eigenen Zeile.

Jedes Dokument verweist auf das vorherige. Falls jemand fragt "woher kommt diese Summe", ist die Antwort einen Klick entfernt.

Welches man versenden sollte, wenn ein Kunde nach "einem Angebot" fragt

Kunden verwenden die Wörter locker. "Kannst du mir ein Angebot schicken?", das nach einem fünfminütigen Gespräch ohne Brief kommt, bedeutet üblicherweise "wie viel, ungefähr?". Antworten Sie mit einem Kostenvoranschlag und den Annahmen, und sagen Sie, dass Sie einen Festpreis bestätigen, sobald der Umfang klar ist. Ein Festpreisangebot für einen unklaren Umfang zu versenden ist, wie Sie am Ende das 12. Bild kostenlos machen.

Wenn der Brief klar ist, versenden Sie das Angebot. Wenn die Arbeit erledigt ist, versenden Sie die Rechnung. Versenden Sie ein Angebot nur, wenn der Kunde zwischen Ansätzen oder zwischen Lieferanten wählt, oder wenn der Job groß genug ist, dass wie Sie es tun genauso wichtig ist wie der Preis.

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