Offerte, factuur of voorstel: wat is het verschil

Het korte antwoord

Een voorstel legt uit hoe je het probleem van de klant zou oplossen en waarom op die manier. Een offerte is je beste schatting van de kosten. Een prijsopgave is een vaste prijs voor een duidelijk omschreven klus, geldig tot een bepaalde datum. Een factuur vraagt betaling voor werk dat al afgesproken was. Op de meeste projecten komen ze in die volgorde, en elk document verwijst terug naar het vorige.

De rest van deze pagina gaat door elk document heen, met wat erin moet staan en waar freelancers meestal in de val trappen.

Voorstel

Een voorstel is een verkoopsdocument. Het herhaalt het doel van de klant in jouw woorden, legt uit hoe je daar zou komen, toont relevant eerder werk, en zet opties en een prijsrange of prijs uiteen. Voor grotere projecten vragen bedrijven en bureaus er vaak om, zodat ze meerdere freelancers of studios kunnen vergelijken.

Wat in een goed voorstel hoort:

• Het probleem zoals jij het begrepen hebt, in twee of drie zinnen. Als je het verkeerd hebt begrepen, zegt de klant dat nu, wat goedkoop is.
• Je aanpak, stap voor stap, met wat de klant op elk moment krijgt.
• De planning, met de momenten waarop je iets van hen nodig hebt.
• Een of twee relevante voorbeelden van eerder werk.
• De prijs, of de prijsopties, en wat elk inhoudt.
• Wat er daarna gebeurt, bijvoorbeeld "Als dit voor je werkt, stuur ik een formele prijsopgave en een contract".

Een voorstel is niet altijd bindend op prijs, en veel voorstellen zeggen dat expliciet. Als je wilt dat de prijs erin bindend is, zeg dan dat het ook een prijsopgave is, geef een vervaldatum, en vraag om schriftelijke acceptatie. Anders volg je het op met een prijsopgave.

Houd voorstellen kort. Een klant die twintig pagina's moet lezen om de prijs te vinden, slaat toch naar de laatste pagina.

Offerte

Een offerte is je beste schatting van wat het werk gaat kosten, gezien wat je nu weet. Het is het juiste document als de klant vraagt "hoeveel zou dit ongeveer zijn?" voordat de scope vastgesteld is.

Het doel van een offerte is beide partijen tegen een verrassing beschermen. Schrijf het als een bandbreedte ("tussen 3.000 en 4.500, afhankelijk van het aantal productvarianten") of als een getal met de aannames uitgewerkt ("ongeveer 3.500, gebaseerd op 8 productfoto's en 2 ronden wijzigingen"). Zeg duidelijk dat het een offerte is en dat de uiteindelijke prijs in een prijsopgave komt.

De gebruikelijke val is dat de klant zich alleen het lage einde van de bandbreedte herinnert. Om dat te voorkomen, zet de aannames in dezelfde zin als het getal, en zet de offerte om in een prijsopgave zodra de scope duidelijk is. Begin niet met werk op basis van alleen een offerte, tenzij je per uur factureert en de klant daar mee akkoord is gegaan.

Prijsopgave

Een prijsopgave is een vaste prijs voor een duidelijk omschreven klus. Zodra de klant hem accepteert, wordt van beide partijen verwacht dat ze zich eraan houden: jij doet het beschreven werk voor die prijs, en de klant betaalt het. Op veel plaatsen wordt een schriftelijk geaccepteerde prijsopgave behandeld als een overeenkomst, en daarom moet hij precies zijn.

Een prijsopgave moet bevatten:

• Een nummering en datum, en een vervaldatum, meestal 14 tot 30 dagen.
• De juridische naam en contactgegevens van de klant.
• De scope: wat je gaat leveren, in welk formaat, met hoeveel revisieronden.
• Wat niet inbegrepen is. Deze regel voorkomt meer discussies dan wat dan ook.
• De prijs per regel, de btw als je die berekent, en het totaal.
• De planning en de betalingstermijn, inclusief eventuele aanbetaling.
• Hoe hij geaccepteerd wordt: handtekening, antwoord, of inkoopordernummer.

De vervaldatum is belangrijk. Je beschikbaarheid en kosten veranderen, en een klant die acht maanden later terugkomt, krijgt een verse prijsopgave, niet de oude prijs.

Als de klant na acceptatie wijzigingen vraagt, schrijf je een korte wijzigingsprijsopgave voor het extra werk en wacht je op acceptatie voordat je eraan begint. Dat is de hele verdediging tegen scope creep: elke wijziging krijgt een prijs voordat het gedaan wordt.

Ik schreef een uitgebreidere gids voor prijsopgavesjablonen met een voorbeeld, en er is een gratis prijsopgavesjabloon die de PDF in je browser maakt.

Factuur

De factuur komt als laatste. Hij vraagt betaling voor werk dat al afgesproken was, tegen de prijs die al afgesproken was. Hij mag niets bevatten dat de klant verrast.

Wat hem van een prijsopgave onderscheidt:

• Hij heeft een volgnummer dat belastingdiensten belangrijk vinden. Nummers van prijsopgaven hoeven niet op volgorde met facturen.
• Hij heeft een vervaldatum in plaats van een geldigheidsdatum.
• Het is een belastingdocument. Het gaat in je administratie en die van de klant, en de regels over wat erin moet staan komen uit belastingwetgeving, niet van jou. Zie wat op een factuur hoort voor landspecifieke details.
• Hij bevat betalingsgegevens.

De beste facturen verwijzen naar de prijsopgave: "Zoals opgegeven in PO-2026-009". De persoon die het goedkeurt, kan de prijs tegen de geaccepteerde prijsopgave checken en het in een minuut goedkeuren.

Nog twee die je tegenkomt

Een pro forma factuur ziet eruit als een factuur maar is het niet. Hij wordt voor het werk of de levering verstuurd, vaak zodat een klant betaling of aanbetaling kan regelen, of voor douane. Het is geen belastingfactuur, moet "Pro forma" vermeld hebben, en mag geen nummer uit je factuurnummering krijgen. Zodra het werk klaar is of de betaling binnenkomt, geef je de echte factuur uit. Meer in wat is een pro forma factuur.

Een inkoopordernummer komt van de klant. Het is hun interne goedkeuring om geld met jou uit te geven, en grotere bedrijven kunnen vaak geen factuur betalen zonder. Als een klant een inkoopordernummer stuurt na acceptatie van je prijsopgave, zet je het inkoopordernummer op elke factuur voor dat werk.

Een opdrachtomschrijving is een gedetailleerd scopedocument, vaak bij een contract gevoegd, gebruikt door grotere klanten. Het speelt dezelfde rol als de scopesectie van een prijsopgave, in meer detail. Hier is hoe je een opdrachtomschrijving schrijft.

Hoe ze op een echt project op elkaar aansluiten

Zo loopt het meestal op een middelgrote klus, bijvoorbeeld een set productfoto's voor een lancering:

1. Een eerste gesprek. De klant legt uit wat ze nodig hebben en hun ruw budget.
2. Je stuurt een offerte in de vervolgmail: "Voor 10 tot 12 productfoto's met 2 ronden wijzigingen is dit meestal tussen 4.000 en 5.500."
3. Ze willen doorgaan, en je stelt de exacte lijst met foto's en de deadline vast.
4. Je stuurt een prijsopgave voor 11 foto's, 2 ronden wijzigingen, geleverd als 4K PNG, voor 4.950, met 30% aanbetaling en vervaldatum.
5. Ze accepteren en sturen een inkoopordernummer. Je stuurt een contract als de klus er een nodig heeft, met gebruiksrechten en betaling.
6. Je factureert de 30% aanbetaling, met verwijzing naar de prijsopgave en het inkoopordernummer.
7. Halverwege vragen ze om 3 extra foto's. Je stuurt een wijzigingsprijsopgave voor de 3 foto's en wacht op acceptatie.
8. Bij levering factureert je het saldo van de originele prijsopgave plus de geaccepteerde wijzigingsprijsopgave, elk op zijn eigen regel.

Elk document verwijst terug naar het vorige. Als iemand vraagt "waar komt dit getal vandaan", is het antwoord één klik weg.

Welke je verstuurt als een klant om "een offerte" vraagt

Klanten gebruiken de woorden losjes. "Kun je me een offerte sturen?" na een vijf minuten durend gesprek zonder brief betekent meestal "hoeveel, ongeveer?" Antwoord met een offerte en de aannames, en zeg dat je een vaste prijs bevestigt zodra de scope duidelijk is. Een vaste prijsopgave voor een onduidelijke scope versturen is hoe je de 12e foto gratis doet.

Als de brief duidelijk is, stuur je de prijsopgave. Als het werk klaar is, stuur je de factuur. Stuur alleen een voorstel als de klant tussen aanpakken of leveranciers kiest, of als de klus groot genoeg is dat hoe je het doet net zo belangrijk is als de prijs.

Vragen