Fattura, preventivo o proposta: quali sono le differenze

La risposta breve

Una proposta spiega come risolveresti il problema del cliente e perché. Un preventivo è la tua stima del costo. Un'offerta è un prezzo fisso per un lavoro definito, valido fino a una data. Una fattura chiede il pagamento per il lavoro concordato. Nella maggior parte dei progetti arrivano in questo ordine, e ognuno dovrebbe rimandare al precedente.

Il resto di questa pagina analizza ognuno di questi documenti, con quello che dovrebbe contenere e dove i freelance di solito si trovano in difficoltà.

Proposta

Una proposta è un documento commerciale. Riformula l'obiettivo del cliente con tue parole, spiega come arrivarci, mostra lavori passati rilevanti e presenta opzioni e una fascia di prezzo o un prezzo. Per progetti più grandi, agenzie e aziende spesso ne chiedono una per poter confrontare più freelance o studi.

Cosa contiene una proposta utile:

• Il problema come l'hai capito, in due o tre frasi. Se l'hai frainteso, il cliente te lo dirà ora, il che costa poco.
• Il tuo approccio, passo dopo passo, con quello che il cliente riceve a ogni passo.
• La timeline, con i punti in cui hai bisogno di qualcosa da loro.
• Uno o due esempi rilevanti di lavori passati.
• Il prezzo, o le opzioni di prezzo, e cosa include ognuna.
• Cosa succede dopo, per esempio "Se questo ti va bene, invierò un'offerta formale e un contratto".

Una proposta non è sempre vincolante sul prezzo, e molte proposte lo dicono. Se vuoi che il prezzo in essa sia il prezzo concordato, dì che è anche un'offerta, dai una data di scadenza e chiedi l'accettazione scritta. Altrimenti seguila con un'offerta.

Mantieniamo le proposte brevi. Un cliente che deve leggere venti pagine per trovare il prezzo salterà comunque all'ultima pagina.

Preventivo

Un preventivo è la tua migliore stima di quello che il lavoro costerà, dato quello che sai ora. È il documento giusto quando il cliente chiede "più o meno quanto costerebbe?" prima che lo scope sia definito.

Lo scopo del preventivo è proteggere entrambi i lati da una sorpresa. Scrivilo come un intervallo ("tra 3.000 e 4.500, a seconda del numero di varianti di prodotto") o come una cifra con le ipotesi specificate ("circa 3.500, basato su 8 foto di prodotto e 2 round di modifiche"). Dichiara chiaramente che è un preventivo e che il prezzo finale sarà in un'offerta.

La trappola comune è che il cliente ricorda solo l'estremità inferiore dell'intervallo e nient'altro. Per evitarlo, metti le ipotesi nella stessa frase del numero, e converti il preventivo in un'offerta non appena lo scope è chiaro. Non iniziare il lavoro su un preventivo da solo a meno che non fatturi all'ora e il cliente abbia accettato.

Offerta

Un'offerta è un prezzo fisso per un lavoro definito. Una volta che il cliente l'accetta, entrambi i lati dovrebbero mantenerla: tu fai il lavoro descritto per quel prezzo, e il cliente lo paga. In molti paesi un'offerta accettata per iscritto è trattata come un accordo, ed è esattamente per questo che deve essere precisa.

Un'offerta dovrebbe includere:

• Un numero di offerta e una data, e una data di scadenza, di solito 14-30 giorni.
• Il nome legale e il contatto del cliente.
• Lo scope: cosa consegnerai, in quale formato, con quanti round di revisione.
• Cosa non è incluso. Questa riga evita più discussioni di qualsiasi altra.
• Il prezzo per voce, l'imposta se la applichi, e il totale.
• La timeline e i termini di pagamento, incluso qualsiasi acconto.
• Come accettarla: una firma, una risposta, o un ordine d'acquisto.

La data di scadenza è importante. La tua disponibilità e i tuoi costi cambiano, e un cliente che torna otto mesi dopo dovrebbe ricevere un'offerta nuova, non il prezzo vecchio.

Se il cliente chiede modifiche dopo l'accettazione, scrivi una breve offerta di modifica per il lavoro extra e fatti accettare prima di iniziarlo. Questa è l'intera difesa contro lo scope creep: ogni modifica ottiene un prezzo prima di essere fatta.

Ho scritto una guida più lunga ai modelli di offerta con un esempio, e c'è un modello di offerta gratuito che genera il PDF nel tuo browser.

Fattura

La fattura arriva per ultima. Chiede il pagamento per il lavoro che era già concordato, al prezzo che era già concordato. Non dovrebbe contenere nulla che sorprenda il cliente.

Cosa la distingue da un'offerta:

• Ha un numero di fattura sequenziale che gli uffici fiscali considerano importante. I numeri di offerta non devono essere sequenziali con le fatture.
• Ha una data di scadenza invece di una data di validità.
• È un documento fiscale. Va nei tuoi registri e in quelli del cliente, e le regole su quello che deve contenere vengono dalla legge fiscale, non da te. Vedi cosa mettere su una fattura per i dettagli del tuo paese.
• Include i dettagli di pagamento.

Le migliori fatture fanno riferimento all'offerta: "Come offerto in O-2026-009". La persona che l'approva può controllare il prezzo rispetto all'offerta accettata e approvarla in un minuto.

Due altri che incontrerai

Una fattura pro forma sembra una fattura ma non lo è. Viene inviata prima del lavoro o della consegna, spesso perché un cliente possa organizzare il pagamento o un acconto, o per la dogana. Non è una fattura fiscale, dovrebbe essere contrassegnata "Pro forma", e non dovrebbe prendere un numero dalla tua sequenza di fatture. Una volta che il lavoro è fatto o il pagamento arriva, emetti la fattura vera. Più dettagli in cos'è una fattura pro forma.

Un ordine d'acquisto (ODA) viene dal cliente. È la loro approvazione interna per spendere soldi con te, e le aziende più grandi spesso non possono pagare una fattura senza uno. Se un cliente invia un ODA dopo aver accettato la tua offerta, metti il numero dell'ODA su ogni fattura per quel lavoro.

Una descrizione delle attività è un documento di scope dettagliato, spesso allegato a un contratto, usato da clienti più grandi. Svolge lo stesso ruolo della sezione scope di un'offerta, in più dettaglio. Ecco come scrivere una descrizione delle attività.

Come si collegano in un progetto reale

Ecco come di solito funziona in un lavoro di medie dimensioni, per esempio una serie di immagini di prodotto per un lancio:

1. Una prima chiamata. Il cliente spiega cosa ha bisogno e il suo budget approssimativo.
2. Invii un preventivo nell'email di follow-up: "Per 10-12 immagini di prodotto con 2 round di modifiche, di solito è tra 4.000 e 5.500".
3. Vogliono proseguire, e concordate l'elenco esatto delle immagini e la scadenza.
4. Invii un'offerta per 11 immagini, 2 round di modifiche, consegnate come PNG 4K, a 4.950, con un acconto del 30% e una data di scadenza.
5. Accettano e inviano un ODA. Invii un contratto se il lavoro ne ha bisogno, coprendo i diritti di utilizzo e il pagamento.
6. Fatturi l'acconto del 30%, facendo riferimento all'offerta e all'ODA.
7. A metà strada, chiedono 3 immagini in più. Invii un'offerta di modifica per le 3 immagini e aspetti l'accettazione.
8. Alla consegna, fatturi il saldo dell'offerta originale più l'offerta di modifica accettata, ognuna sulla sua riga.

Ogni documento rimanda a quello precedente. Se qualcuno chiede "da dove viene questo numero", la risposta è a un click di distanza.

Quale inviare quando un cliente chiede "un'offerta"

I clienti usano le parole in modo vago. "Puoi inviarmi un'offerta?" inviato dopo una chiamata di cinque minuti senza un brief di solito significa "quanto, più o meno?" Rispondi con un preventivo e le ipotesi, e dì che confermerai un prezzo fisso una volta che lo scope è chiaro. Inviare un'offerta fissa per uno scope vago è il modo per ritrovarsi a fare l'immagine numero 12 gratis.

Quando il brief è chiaro, invia l'offerta. Quando il lavoro è fatto, invia la fattura. Invia una proposta solo quando il cliente sta scegliendo tra approcci o tra fornitori, o quando il lavoro è abbastanza grande che il modo in cui lo fai è importante quanto il prezzo.

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