Factura, presupuesto y propuesta: en qué se diferencian

La respuesta corta

Una propuesta explica cómo resolverías el problema del cliente y por qué. Un presupuesto es tu mejor estimación del coste. Una cotización es un precio fijo para un trabajo definido, válido hasta una fecha. Una factura pide el pago por trabajo que ya se acordó. En la mayoría de proyectos llegan en ese orden, y cada uno debe remitir al anterior.

El resto de esta página repasa cada uno, con lo que debe contener y dónde los freelances suelen meterse en problemas.

Propuesta

Una propuesta es un documento de venta. Reexpone el objetivo del cliente con tus palabras, explica cómo llegarías allí, muestra trabajo relevante anterior, y presenta opciones y una horquilla de precio o un precio. Para proyectos más grandes, las agencias y empresas a menudo piden una para poder comparar varios freelances o estudios.

Qué debe contener una propuesta útil:

• El problema tal como lo entendiste, en dos o tres frases. Si lo entendiste mal, el cliente te lo dirá ahora, que es barato.
• Tu enfoque, paso a paso, con lo que el cliente obtiene en cada paso.
• La cronología, con los puntos donde necesitas algo de ellos.
• Uno o dos ejemplos relevantes de trabajo anterior.
• El precio, o las opciones de precio, y qué incluye cada una.
• Qué pasa después, por ejemplo "Si esto te funciona, enviaré una cotización formal y un contrato".

Una propuesta no siempre es vinculante en precio, y muchas lo dicen. Si quieres que el precio en ella sea el precio acordado, di que es también una cotización, da una fecha de validez, y pide aceptación por escrito. Si no, síguelo con una cotización.

Mantén las propuestas cortas. Un cliente que tenga que leer veinte páginas para encontrar el precio saltará a la última de todas formas.

Presupuesto

Un presupuesto es tu mejor estimación de lo que costará el trabajo, dado lo que sabes ahora. Es el documento correcto cuando el cliente pregunta "más o menos, cuánto costaría esto" antes de que el alcance esté definido.

El punto de un presupuesto es proteger a ambos lados de una sorpresa. Escríbelo como una horquilla ("entre 3.000 y 4.500, según el número de variantes de producto") o como una cifra con los supuestos explícitos ("unos 3.500, basado en 8 fotos de producto y 2 rondas de cambios"). Di claramente que es un presupuesto y que el precio final estará en una cotización.

La trampa común es que el cliente recuerda el extremo bajo de la horquilla y nada más. Para evitarlo, pon los supuestos en la misma frase que el número, y convierte el presupuesto en una cotización en cuanto el alcance esté claro. No empieces a trabajar solo con un presupuesto a menos que factures por hora y el cliente haya acordado eso.

Cotización

Una cotización es un precio fijo para un trabajo definido. Una vez que el cliente la acepta, se espera que ambos lados se atengan a ella: tú haces el trabajo descrito por ese precio, y el cliente lo paga. En muchos países una cotización aceptada por escrito se trata como un acuerdo, que es exactamente por qué debe ser precisa.

Una cotización debe incluir:

• Un número de cotización y fecha, y una fecha de validez, normalmente 14 a 30 días.
• El nombre legal del cliente y contacto.
• El alcance: qué entregarás, en qué formato, con cuántas rondas de revisión.
• Qué no está incluido. Esta línea evita más discusiones que cualquier otra.
• El precio por concepto, el impuesto si lo cobras, y el total.
• La cronología y las condiciones de pago, incluido cualquier anticipo.
• Cómo aceptarla: una firma, una respuesta, u orden de compra.

La fecha de validez importa. Tu disponibilidad y costes cambian, y un cliente que vuelve ocho meses después debe obtener una cotización nueva, no el precio antiguo.

Si el cliente pide cambios después de aceptar, escribe una cotización de cambio corta para el trabajo extra y consigue que la acepte antes de empezar. Esa es toda la defensa contra el aumento de alcance: cada cambio obtiene un precio antes de hacerse.

Escribí una guía más larga sobre plantillas de cotización con un ejemplo, y hay una plantilla de cotización gratuita que genera el PDF en tu navegador.

Factura

La factura llega al final. Pide el pago por trabajo que ya se acordó, al precio que ya se acordó. No debe contener nada que sorprenda al cliente.

Qué la diferencia de una cotización:

• Tiene un número de factura secuencial que a las administraciones tributarias les importa. Los números de cotización no necesitan ser secuenciales con las facturas.
• Tiene una fecha de vencimiento en lugar de una fecha de validez.
• Es un documento fiscal. Va a tus registros y a los del cliente, y las reglas sobre qué debe contener vienen de la ley tributaria, no de ti. Ve qué poner en una factura para los detalles del país.
• Incluye detalles de pago.

Las mejores facturas hacen referencia a la cotización: "Según cotización C-2026-009". La persona que la aprueba puede comprobar el precio contra la cotización aceptada y aprobarla en un minuto.

Dos más que encontrarás

Una factura pro forma parece una factura pero no lo es. Se envía antes del trabajo o la entrega, a menudo para que un cliente pueda organizar el pago o un anticipo, o para aduanas. No es una factura fiscal, debe estar marcada "Pro forma", y no debe tomar un número de tu secuencia de facturas. Una vez que el trabajo se hace o el pago llega, emites la factura real. Más en qué es una factura pro forma.

Una orden de compra viene del cliente. Es su aprobación interna para gastar dinero contigo, y las empresas más grandes a menudo no pueden pagar una factura sin una. Si un cliente envía una orden de compra después de aceptar tu cotización, pon el número de orden de compra en cada factura para ese trabajo.

Un documento de alcance es un documento de alcance detallado, a menudo adjunto a un contrato, usado por clientes más grandes. Juega el mismo papel que la sección de alcance de una cotización, con más detalle. Aquí está cómo escribir un documento de alcance.

Cómo se conectan en un proyecto real

Así es como normalmente funciona en un trabajo de tamaño medio, por ejemplo un conjunto de imágenes de producto para un lanzamiento:

1. Una primera llamada. El cliente explica qué necesita y su presupuesto aproximado.
2. Envías un presupuesto en el email de seguimiento: "Para 10 a 12 imágenes de producto con 2 rondas de cambios, esto suele estar entre 4.000 y 5.500".
3. Quieren seguir adelante, y acuerdas la lista exacta de imágenes y el plazo.
4. Envías una cotización para 11 imágenes, 2 rondas de cambios, entregadas como PNG 4K, a 4.950, con un anticipo del 30% y una fecha de validez.
5. Aceptan y envían una orden de compra. Envías un contrato si el trabajo lo necesita, cubriendo derechos de uso y pago.
6. Facturas el anticipo del 30%, haciendo referencia a la cotización y la orden de compra.
7. A mitad de camino, piden 3 imágenes más. Envías una cotización de cambio para las 3 imágenes y esperas aceptación.
8. En la entrega, facturas el saldo de la cotización original más la cotización de cambio aceptada, cada una en su propia línea.

Cada documento remite al anterior. Si alguien pregunta "de dónde sale este número", la respuesta está a un clic.

Cuál enviar cuando un cliente pide "una cotización"

Los clientes usan las palabras sin precisión. "¿Puedes enviarme una cotización?" enviado después de una llamada de cinco minutos sin brief normalmente significa "cuánto, más o menos". Responde con un presupuesto y los supuestos, y di que confirmarás un precio fijo una vez que el alcance esté claro. Enviar una cotización fija para un alcance vago es cómo acabas haciendo la imagen número 12 gratis.

Cuando el brief está claro, envía la cotización. Cuando el trabajo está hecho, envía la factura. Solo envía una propuesta cuando el cliente está eligiendo entre enfoques o entre proveedores, o cuando el trabajo es lo bastante grande que cómo lo hagas importa tanto como el precio.

Preguntas