Was muss auf eine Rechnung: Pflichtangaben im Überblick

Die Liste, die fast überall funktioniert

Wenn Ihre Rechnung die folgenden Angaben enthält, wird sie von den meisten Geschäftskunden in den meisten Ländern akzeptiert. Die Länderabschnitte danach zeigen, was lokale Steuerregeln zusätzlich verlangen.

• Das Wort "Rechnung" oder "Steuerrechnung" (siehe Australien).
• Eine eindeutige Rechnungsnummer aus einer durchgehenden Nummerierung.
• Das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum oder die Zahlungsbedingungen.
• Ihr Name oder Geschäftsname, Adresse und Kontakt-E-Mail.
• Ihre Steuernummer, falls vorhanden (USt-IdNr., GST, Umsatzsteuer, ABN).
• Der vollständige Name und die Adresse des Kunden.
• Eine Beschreibung jeder Leistung mit Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag.
• Die Summe ohne Steuern, die Steuer separat mit Satz und der Gesamtbetrag.
• Die Währung.
• Zahlungsweise: Bankdaten oder Zahlungslink und die Referenz.

Dieses Handbuch enthält allgemeine Informationen nach den Vorgaben der Finanzbehörden in jedem Land. Regeln ändern sich, Grenzen verschieben sich und Ihre Situation kann Ausnahmen haben. Bei allem, das bestimmt, wie viel Steuern Sie berechnen, fragen Sie Ihr Finanzamt oder einen Steuerberater.

Vereinigte Staaten

Es gibt kein Bundesgesetz, das auflistet, was eine Geschäftsrechnung enthalten muss. In der Praxis erwarten Kunden die oben genannten Angaben, und die eigentlichen Anforderungen kommen aus den Umsatzsteuerregeln der Bundesstaaten und aus den Unterlagen, die Ihr Kunde benötigt.

Die Umsatzsteuer wird von jedem Bundesstaat festgelegt, und an vielen Orten auch von Städten und Bezirken. Viele Bundesstaaten besteuern die meisten professionellen Dienstleistungen nicht, aber einige besteuern ein breites Spektrum, und digitale Produkte werden von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich behandelt. Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, zeigen Sie diese als separate Zeile mit dem Satz.

Unterlagen rund um die Rechnung sind wichtiger als das Rechnungslayout:

• US-Kunden werden einen US-Freelancer normalerweise vor der ersten Zahlung um ein Formular W-9 bitten, damit sie dem IRS auf einem Formular 1099 melden können, was sie Ihnen gezahlt haben.
• Wenn Sie außerhalb der USA sind und ein US-Unternehmen in Rechnung stellen, werden sie oft ein Formular W-8BEN verlangen.
• Einige Kunden richten Sie in einem Vendor-Portal ein und akzeptieren nur Rechnungen, die dort hochgeladen werden. Fragen Sie vor der ersten Rechnung.

Verzugszinsen in den USA hängen vom Bundesstaatsrecht und von dem ab, was Sie schriftlich vereinbart haben. Geben Sie die Gebühr oder den Zinssatz in Ihrem Vertrag und auf der Rechnung an, nicht nur in einer Mahnung.

Vereinigtes Königreich

Wenn Sie nicht für Umsatzsteuer registriert sind, ist eine normale Rechnung mit den Angaben aus der ersten Liste ausreichend. Zeigen Sie keine Umsatzsteuerzeile und erfinden Sie keine Umsatzsteuernummer. Sie müssen sich registrieren, sobald Ihr steuerpflichtiger Umsatz die Grenze überschreitet, die seit April 2024 bei £90.000 liegt. Die VAT-Registrierungsseite von GOV.UK hat die aktuelle Zahl.

Wenn Sie als Einzelunternehmer unter einem Geschäftsnamen tätig sind, verlangen die Geschäftsnamenregeln, dass Sie auf Rechnungen auch Ihren eigenen Namen und eine Adresse angeben. Ein Unternehmen mit beschränkter Haftung muss seinen eingetragenen Namen angeben, und die Offenlegungsregeln von Companies House decken auch die Gesellschaftsnummer und das eingetragene Büro auf Geschäftsdokumenten ab.

Sobald Sie für Umsatzsteuer registriert sind, benötigt eine vollständige Umsatzsteuerrechnung:

• Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Das Rechnungsdatum und den Leistungszeitpunkt (Steuerpunkt), falls dieser unterschiedlich ist.
• Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Umsatzsteuernummer.
• Den Namen und die Adresse des Kunden.
• Eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen.
• Für jeden Positionstyp: die Menge, den Preis ohne Umsatzsteuer und den Umsatzsteuersatz.
• Die Summe ohne Umsatzsteuer, die Gesamtumsatzsteuer und etwaige Rabatte.

Die HMRC erlaubt eine vereinfachte Umsatzsteuerrechnung für Einzelhandelsumsätze von £250 oder weniger einschließlich Umsatzsteuer, aber die meisten Freelance-Arbeiten gehen an Unternehmen und verwenden die vollständige Version. Sie müssen normalerweise innerhalb von 30 Tagen ab dem Leistungszeitpunkt eine Umsatzsteuerrechnung ausstellen.

Für verspätete Zahlungen zwischen Unternehmen ermöglicht das Gesetz über Verzugszinsen bei Geschäftsschulden (Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998) die Geltendmachung gesetzlicher Zinsen und einer Pauschalsumme. Mein Leitfaden zu Zahlungsbedingungen enthält die Zahlen.

Europäische Union

Der Inhalt von Umsatzsteuerrechnungen in der EU ergibt sich aus Artikel 226 der Umsatzsteuerrichtlinie (2006/112/EG). Jedes Land schreibt es in sein eigenes Recht um und kann Details hinzufügen, aber der gemeinsame Kern ist:

• Das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer, die die Rechnung eindeutig identifiziert.
• Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Die Umsatzsteuernummer des Kunden, wenn dieser steuerpflichtig ist, was Reverse-Charge-Verkäufe an Unternehmen in anderen EU-Ländern abdeckt.
• Vollständige Namen und Adressen beider Parteien.
• Die Menge und Art der Waren oder das Ausmaß und die Art der Dienstleistungen.
• Das Leistungsdatum, falls es vom Rechnungsdatum abweicht.
• Der steuerpflichtige Betrag pro Satz oder Befreiung, der Einzelpreis ohne Umsatzsteuer und etwaige Rabatte.
• Der Umsatzsteuersatz und der fällige Umsatzsteuerbetrag.
• Wenn Sie keine Umsatzsteuer berechnen, den Grund, zum Beispiel eine Befreiung oder "Reverse Charge".

Das Reverse-Charge-Verfahren ist das, das Freelancer am häufigsten treffen. Wenn Sie in einem EU-Land für Umsatzsteuer registriert sind und ein umsatzsteuerregistriertes Unternehmen in einem anderen Land in Rechnung stellen, berechnen Sie für die meisten Dienstleistungen keine lokale Umsatzsteuer. Der Kunde rechnet stattdessen die Umsatzsteuer in seinem Land ab. Ihre Rechnung zeigt einen Umsatzsteuerbetrag von null, beide Umsatzsteuernummern und die Worte "Reverse Charge". Überprüfen Sie die Umsatzsteuernummer des Kunden im VIES-Dienst der Europäischen Kommission, bevor Sie sich darauf verlassen.

Kleinunternehmerregelungen gibt es in den meisten EU-Ländern. Wenn Sie eine verwenden, berechnen Sie normalerweise keine Umsatzsteuer und fügen einen Hinweis hinzu, der die Befreiung zitiert. Die Formulierung ist national festgelegt.

Deutschland

Die deutschen Rechnungsanforderungen sind in Abschnitt 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt. Zusätzlich zur EU-Liste sind die Punkte, die Probleme verursachen:

• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Eine davon muss auf der Rechnung stehen.
• Das Leistungsdatum oder der Leistungszeitraum, auch wenn dieser im selben Monat wie die Rechnung liegt. Viele Rechnungen geben an "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum", wenn sie übereinstimmen.
• Der Nettobetrag aufgeteilt nach Steuersatz, der Steuersatz und der Steuerbetrag.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer nach Abschnitt 19 UStG sind, berechnen Sie keine Umsatzsteuer und geben dies auf der Rechnung an, üblicherweise mit einer Zeile wie "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Seit 2025 gilt das Verfahren, wenn Ihr Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt.

Rechnungen bis 250 Euro brutto können als Kleinbetragsrechnung mit weniger Details ausgestellt werden: Ihr Name und Adresse, das Datum, die Beschreibung, der Bruttobetrag und der Steuersatz.

Zwei Dinge, die oft verwechselt werden:

• DIN 5008 ist ein Layoutstandard für Geschäftsbriefe: Ränder, das Adressfeld für Fensterumschläge, die Position des Datums und der Referenzzeilen. Es ist keine gesetzliche Anforderung für eine Rechnung, aber deutsche Kunden sind daran gewöhnt, und eine so gestaltete Rechnung passt in ihre Umschläge und Ablage.
• E-Rechnungen. Seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) für inländische B2B-Verkäufe empfangen können. Die Ausstellungspflicht kommt in Stufen: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr und ab 2028 für alle anderen. Rechnungen nach der Kleinunternehmerregelung und Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen. Bis zu Ihrer Frist wird ein PDF noch akzeptiert, wenn der Kunde zustimmt.

Bewahren Sie Rechnungen acht Jahre auf. Die Frist wurde 2025 von zehn Jahren gekürzt, für jede Rechnung, deren alte zehnjährige Frist bis dahin nicht abgelaufen war. Konten und Jahresabschlüsse benötigen weiterhin zehn Jahre.

Kanada

Wenn Ihr steuerpflichtiger Umsatz in einem einzelnen Kalenderquartal oder in den letzten vier aufeinanderfolgenden Kalenderquartalen über 30.000 Dollar steigt, müssen Sie sich für GST/HST registrieren. Darunter sind Sie ein kleiner Lieferant und die Registrierung ist optional. In Quebec ist die QST separat und hat ihre eigene Registrierungsnummer.

Die Canada Revenue Agency legt fest, was eine Rechnung zeigen muss, damit der Kunde Eingangssteuergutschriften geltend machen kann, und dies hängt vom Betrag ab:

Diese Schwellenwerte gelten seit April 2021. Die meisten Freelance-Rechnungen liegen über $500, verwenden Sie also die vollständige Liste. Zeigen Sie GST oder HST auf einer eigenen Zeile mit dem Satz und fügen Sie die QST-Zeile und -Nummer für Quebec-Kunden hinzu, wenn Sie dort registriert sind.

Australien

Sie müssen sich für GST registrieren, sobald Ihr GST-Umsatz $75.000 pro Jahr erreicht. Die Registrierung benötigt eine ABN.

Wenn Sie registriert sind, benötigen Verkäufe von mehr als $82,50 einschließlich GST eine Steuerrechnung, wenn der Kunde eine anfordert, und Sie müssen sie innerhalb von 28 Tagen nach der Anfrage bereitstellen. In der Praxis senden Sie jedes Mal eine Steuerrechnung. Eine Steuerrechnung muss zeigen:

• Dass sie als Steuerrechnung gedacht ist, üblicherweise mit "Tax invoice" als Titel.
• Ihre Identität und Ihre ABN.
• Das Ausstellungsdatum.
• Eine kurze Beschreibung dessen, was Sie verkauft haben, mit Menge und Preis.
• Den GST-Betrag, falls vorhanden, oder eine Erklärung, dass der Gesamtbetrag GST enthält.
• Das Ausmaß, in dem jeder Verkauf steuerpflichtig ist.
• Für Verkäufe von $1.000 oder mehr auch die Identität oder ABN des Käufers.

Wenn Sie nicht für GST registriert sind, nennen Sie es nicht Steuerrechnung und fügen Sie keine GST hinzu. Geben Sie Ihre ABN an. Wenn ein Unternehmen Sie ohne angegebene ABN bezahlt, muss es möglicherweise Steuern von Ihrer Zahlung zum Höchstsatz einbehalten und an das ATO senden.

Abrechnung mit einem Kunden in einem anderen Land

Grenzüberschreitende Rechnungen sind der Ort, an dem die meisten Fehler passieren. Ein paar Gewohnheiten helfen:

• Rechnen Sie in der Währung ab, die Sie vereinbart haben, und verwenden Sie den dreistelligen Code (EUR, USD, GBP). Sagen Sie, wer die Bankgebühren bezahlt. Mehr in Abrechnung internationaler Kunden.
• Verwenden Sie Englisch oder Ihre Sprache plus Englisch. Wenn Ihr Finanzamt seine eigene Sprache verlangt, geben Sie beide auf der Rechnung an.
• Fügen Sie die Steuernummer oder Umsatzsteuernummer des Kunden hinzu, wenn vorhanden, und den Reverse-Charge-Hinweis, wo er zutrifft.
• Geben Sie für internationale Überweisungen Ihre IBAN und BIC/SWIFT an und stellen Sie sicher, dass der Kontoname dem Namen auf der Rechnung entspricht.

Wenn ein Kunde in Kryptowährung bezahlen möchte, gelten die gleichen Rechnungsregeln. Der Betrag benötigt immer noch einen Wert in Ihrer Berichtswährung für Ihre Unterlagen. Der Kryptowährungs-Rechnungsgenerator gibt die Wallet-Adresse, das Netzwerk und einen datierten Kurs auf das PDF.

Wie lange Rechnungen aufbewahrt werden

Jedes Land erwartet, dass Sie Kopien aufbewahren. Die Zeiträume unterscheiden sich: sechs Jahre für Umsatzsteuerunterlagen im Vereinigten Königreich, sechs Jahre in Kanada, fünf Jahre in Australien, acht Jahre für Rechnungen in Deutschland und mindestens drei Jahre für die meisten Unterlagen in den USA, länger in einigen Fällen. Bewahren Sie das PDF auf, das Sie gesendet haben, nicht eine Version, die Sie später neu erstellt haben, da die Kopie, die Sie aufbewahren, mit der übereinstimmen sollte, die der Kunde erhalten hat.

Der kostenlose Rechnungsgenerator hat Felder für alle oben genannten Angaben: Ihre Steuernummer, die Umsatzsteuernummer des Kunden, eine Steuerzeile mit Ihrem eigenen Satz und ein Freitextfeld für Reverse-Charge- oder Befreiungstexte. Wählen Sie Ihren Beruf aus den Rechnungsvorlagen, wenn Sie Beispielzeilen zum Starten möchten.

E-Rechnung in Deutschland

In Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Rechnungen an andere inländische Unternehmen dürfen bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers noch als PDF verschickt werden, Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben dafür bis Ende 2027 Zeit. Danach braucht eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Eine Rechnung als PDF ist keine E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden, an Kunden im Ausland und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der Pflicht nicht erfasst. Die Einzelheiten stehen beim Bundesfinanzministerium.

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