Devis, facture, proposition commerciale : quelle différence
Quatre documents que les clients confondent souvent. Ils ne signifient pas la même chose, et cette confusion est la meilleure façon de se retrouver à faire du travail supplémentaire à l'ancien tarif.
Par OIO · Mis à jour · 8 min de lecture
Sur cette page
La réponse courte
Une proposition commerciale explique comment vous résoudriez le problème du client et pourquoi vous. Un devis est votre meilleure estimation du coût. Un bon de commande est un prix fixe pour un travail défini, valable jusqu'à une date. Une facture demande le paiement d'un travail qui a été convenu. Sur la plupart des projets, ils arrivent dans cet ordre, et chacun devrait renvoyer au précédent.
| Document | Quand vous l'envoyez | Ce qu'il vous engage | Ce que le client en fait |
|---|---|---|---|
| Proposition commerciale | Avant que le travail soit convenu, souvent après un premier appel | Généralement rien sur le prix en soi ; elle décrit une approche | Compare avec d'autres options et décide de continuer |
| Devis | Au début, quand le périmètre est encore flou | Une fourchette ou un chiffre approximatif, pas un prix fixe | Vérifie si vous entrez dans le budget |
| Bon de commande | Quand le périmètre est clair | Un prix fixe pour ce périmètre, jusqu'à la date de validité | L'accepte, ce qui dans beaucoup d'endroits forme un accord |
| Facture | Après le travail, ou aux jalons convenus | Rien de nouveau ; elle demande ce qui a déjà été convenu | L'approuve et paie |
Le reste de cette page passe en revue chacun d'eux, avec ce qu'il devrait contenir et où les indépendants se font généralement piéger.
Proposition commerciale
Une proposition commerciale est un document commercial. Elle reformule l'objectif du client dans vos mots, explique comment vous y arriveriez, montre des travaux passés pertinents, et présente des options et une fourchette de prix ou un prix. Pour les projets plus importants, les agences et les entreprises en demandent souvent une pour pouvoir comparer plusieurs indépendants ou studios.
Ce qu'une proposition utile contient :
- Le problème tel que vous l'avez compris, en deux ou trois phrases. Si vous vous êtes trompé, le client vous le dira maintenant, ce qui coûte peu cher.
- Votre approche, étape par étape, avec ce que le client obtient à chaque étape.
- Le calendrier, avec les points où vous avez besoin de quelque chose de leur part.
- Un ou deux exemples pertinents de travaux passés.
- Le prix, ou les options de prix, et ce que chacun inclut.
- Ce qui se passe ensuite, par exemple « Si cela vous convient, j'enverrai un devis formel et un contrat ».
Une proposition n'est pas toujours engageante sur le prix, et beaucoup le précisent. Si vous voulez que le prix qu'elle contient soit le prix convenu, dites que c'est aussi un bon de commande, donnez une date de validité, et demandez une acceptation écrite. Sinon, suivez-la avec un bon de commande.
Gardez les propositions courtes. Un client qui doit lire vingt pages pour trouver le prix sautera à la dernière page de toute façon.
Devis
Un devis est votre meilleure estimation de ce que le travail coûtera, compte tenu de ce que vous savez maintenant. C'est le bon document quand le client demande « à peu près combien cela coûterait-il ? » avant que le périmètre soit défini.
L'intérêt d'un devis est de protéger les deux parties d'une surprise. Écrivez-le sous forme de fourchette (« entre 3 000 et 4 500, selon le nombre de variantes de produits ») ou sous forme de chiffre avec les hypothèses énoncées (« environ 3 500, sur la base de 8 photos de produits et 2 séries de modifications »). Déclarez clairement que c'est un devis et que le prix final sera dans un bon de commande.
Le piège courant est que le client se souvient du bas de la fourchette et rien d'autre. Pour l'éviter, mettez les hypothèses dans la même phrase que le chiffre, et convertissez le devis en bon de commande dès que le périmètre est clair. Ne commencez pas le travail sur un devis seul à moins que vous ne facturiez à l'heure et que le client ait accepté cela.
Bon de commande
Un bon de commande est un prix fixe pour un travail défini. Une fois que le client l'accepte, les deux parties sont censées s'y tenir : vous faites le travail décrit pour ce prix, et le client le paie. Dans beaucoup de pays, un bon de commande accepté par écrit est traité comme un accord, ce qui est exactement pourquoi il doit être précis.
Un bon de commande devrait inclure :
- Un numéro de bon de commande et une date, et une date de validité, généralement 14 à 30 jours.
- Le nom légal et les coordonnées du client.
- Le périmètre : ce que vous livrerez, dans quel format, avec combien de séries de révisions.
- Ce qui n'est pas inclus. Cette ligne évite plus de disputes que toute autre.
- Le prix par ligne, la taxe si vous la facturez, et le total.
- Le calendrier et les conditions de paiement, y compris tout acompte.
- Comment l'accepter : une signature, une réponse, ou un bon de commande.
La date de validité compte. Votre disponibilité et vos coûts changent, et un client qui revient huit mois plus tard devrait obtenir un nouveau bon de commande, pas l'ancien prix.
Si le client demande des modifications après l'acceptation, écrivez un court bon de commande de modification pour le travail supplémentaire et faites-le accepter avant de le commencer. C'est toute la défense contre l'expansion du périmètre : chaque modification obtient un prix avant d'être faite.
J'ai écrit un plus long guide sur les modèles de bon de commande avec un exemple, et il y a un modèle de bon de commande gratuit qui génère le PDF dans votre navigateur.
Facture
La facture vient en dernier. Elle demande le paiement d'un travail qui a déjà été convenu, au prix qui a déjà été convenu. Elle ne devrait rien contenir qui surprenne le client.
Ce qui la distingue d'un bon de commande :
- Elle a un numéro de facture séquentiel dont les administrations fiscales se soucient. Les numéros de bon de commande n'ont pas besoin d'être séquentiels avec les factures.
- Elle a une date d'échéance au lieu d'une date de validité.
- C'est un document fiscal. Elle entre dans vos dossiers et dans ceux du client, et les règles sur ce qu'elle doit contenir viennent de la loi fiscale, pas de vous. Voir ce qu'il faut mettre sur une facture pour les détails du pays.
- Elle inclut les détails de paiement.
Les meilleures factures font référence au bon de commande : « Comme devisé dans Q-2026-009 ». La personne qui l'approuve peut vérifier le prix par rapport au bon de commande accepté et l'approuver en une minute.
Deux autres que vous rencontrerez
Une facture pro forma ressemble à une facture mais n'en est pas une. Elle est envoyée avant le travail ou la livraison, souvent pour qu'un client puisse organiser le paiement ou un acompte, ou pour les douanes. Ce n'est pas une facture fiscale, elle devrait être marquée « Pro forma », et ne devrait pas prendre un numéro de votre séquence de factures. Une fois le travail terminé ou le paiement reçu, vous émettez la vraie facture. Plus dans qu'est-ce qu'une facture pro forma.
Un bon de commande vient du client. C'est son approbation interne pour dépenser de l'argent avec vous, et les grandes entreprises ne peuvent souvent pas payer une facture sans un. Si un client envoie un bon de commande après avoir accepté votre bon de commande, mettez le numéro du bon de commande sur chaque facture pour ce travail.
Un cahier des charges est un document de périmètre détaillé, souvent joint à un contrat, utilisé par les clients plus importants. Il joue le même rôle que la section de périmètre d'un bon de commande, en plus de détails. Voici comment rédiger un cahier des charges.
Comment ils se connectent sur un projet réel
Voici comment cela se déroule généralement sur un travail de taille moyenne, par exemple un ensemble de visuels de produits pour un lancement :
- Un premier appel. Le client explique ce dont il a besoin et son budget approximatif.
- Vous envoyez un devis dans l'email de suivi : « Pour 10 à 12 images de produits avec 2 séries de modifications, c'est généralement entre 4 000 et 5 500 ».
- Ils veulent continuer, et vous convenez de la liste exacte des images et de la date limite.
- Vous envoyez un bon de commande pour 11 images, 2 séries de modifications, livrées en PNG 4K, à 4 950, avec un acompte de 30 % et une date de validité.
- Ils acceptent et envoient un bon de commande. Vous envoyez un contrat si le travail en a besoin, couvrant les droits d'utilisation et le paiement.
- Vous facturez l'acompte de 30 %, en référençant le bon de commande et le bon de commande.
- À mi-parcours, ils demandent 3 images supplémentaires. Vous envoyez un bon de commande de modification pour les 3 images et attendez l'acceptation.
- À la livraison, vous facturez le solde du bon de commande original plus le bon de commande de modification accepté, chacun sur sa propre ligne.
Chaque document renvoie au précédent. Si quelqu'un demande « d'où vient ce chiffre ? », la réponse est à un clic.
Lequel envoyer quand un client demande « un devis »
Les clients utilisent les mots librement. « Pouvez-vous m'envoyer un devis ? » envoyé après un appel de cinq minutes sans brief signifie généralement « combien, à peu près ? » Répondez avec un devis et les hypothèses, et dites que vous confirmerez un prix fixe une fois que le périmètre sera clair. Envoyer un bon de commande fixe pour un périmètre flou est comment vous finissez par faire la 12e image gratuitement.
Quand le brief est clair, envoyez le bon de commande. Quand le travail est terminé, envoyez la facture. N'envoyez une proposition que quand le client choisit entre des approches ou entre des fournisseurs, ou quand le travail est assez important pour que la façon dont vous le faites compte autant que le prix.
Questions
Un bon de commande est-il juridiquement contraignant ?
Souvent, une fois que le client l'accepte. Dans beaucoup de pays, un bon de commande accepté avec un périmètre et un prix clairs est traité comme un accord. Un devis généralement ne l'est pas. Les règles exactes dépendent de votre pays et de la formulation, donc pour les gros travaux utilisez aussi un contrat écrit.
Un bon de commande devrait-il avoir un numéro ?
Oui. Un numéro de bon de commande vous permet, à vous et au client, de le référencer sur la facture et dans les emails. Il n'a pas besoin de suivre votre numérotation de factures.
Puis-je transformer un bon de commande en facture ?
Oui, et vous devriez réutiliser les détails : le client, les lignes et les prix. La facture obtient son propre numéro de votre séquence de factures et une date d'échéance, et elle devrait mentionner le numéro du bon de commande.