Ein Freelance Projekt richtig kalkulieren und bepreisen

Die Kurzfassung

Beginnen Sie mit einer Untergrenze: dem Tagessatz, den Sie brauchen, um Ihr Einkommen, Ihre Geschäftskosten und Ihre Steuern zu decken, verdient nur an den Tagen, die ein Kunde tatsächlich bezahlt. Schätzen Sie dann das Projekt Tag für Tag, Aufgabe für Aufgabe, addieren Sie einen Puffer für Änderungen und Unbekanntes, und multiplizieren Sie. Passen Sie den Preis nach oben an für Dringlichkeit, Nutzungsrechte und den Wert der Arbeit für den Kunden. Preisen Sie nie unter die Untergrenze, um einen Auftrag zu gewinnen, es sei denn, Sie haben sich vorher bewusst entschieden, warum es sich lohnt.

Schritt 1: Ihren Tagessatz-Minimum ermitteln

Der häufigste Preisfehler ist, das gewünschte Gehalt durch 260 Arbeitstage zu teilen. (Wenn Sie mit einem Angestelltenjob vergleichen, hilft der Freelance-Stundenrechner vom Gehalt aus weiter.) Niemand rechnet 260 Tage im Jahr ab. Sie nehmen Urlaub, werden krank, und ein großer Teil Ihrer Arbeitszeit geht in Dinge, die niemand bezahlt: Angebote schreiben, Verwaltung, Rechnungen, Kundenakquise, Lernen und Pausen zwischen Projekten.

Die Rechnung, die aufgeht, sieht so aus:

1. Entscheiden Sie, welches Jahreseinkommen Sie vor Einkommensteuer brauchen.
2. Addieren Sie Ihre jährlichen Geschäftskosten: Software, Hardware, Versicherung, Steuerberater, Arbeitsplatz, Reisen.
3. Wenn das Ergebnis auch Steuern und Sozialabgaben decken soll, rechnen Sie diese hinzu.
4. Berechnen Sie die verfügbaren Tage: Arbeitstage minus Urlaub, Feiertage und Krankheitstage.
5. Multiplizieren Sie mit dem Anteil dieser Tage, die tatsächlich abgerechnet werden. Bei vielen Freelancern liegt das zwischen der Hälfte und drei Vierteln. Nutzen Sie Ihre eigenen Zahlen, wenn Sie ein Jahr Aufzeichnungen haben.
6. Teilen Sie den Jahresumsatz, den Sie brauchen, durch die abrechenbaren Tage.

Ein durchgerechnetes Beispiel mit erfundenen Zahlen:

Diese 511 Euro ist die Untergrenze, nicht der Preis. Darunter wird jeder Arbeitstag das Jahr schlechter. Der Tagessatz-Rechner macht diese Rechnung mit Ihren Zahlen, auch mit Steuern wenn gewünscht.

Vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Markt. Liegt Ihr Minimum deutlich über dem, was Kunden in Ihrem Bereich zahlen, sind entweder die Kosten zu hoch, der Abrechnungsanteil zu niedrig, oder Sie sprechen die falschen Kunden an. Liegt es deutlich darunter, haben Sie Spielraum und sollten mehr verlangen.

Schritt 2: Das Projekt in Tagen schätzen

Kunden kaufen selten Tage. Sie kaufen ein Ergebnis: eine Markenidentität, eine Serie von Produktvisualisierungen, eine Website. Aber Sie müssen trotzdem wissen, wie viele Tage es Sie kostet, denn das ist, was es Sie kostet.

Teilen Sie den Auftrag in Aufgaben auf, die Sie sich vorstellen können zu machen, und schätzen Sie jede:

• Briefing und Recherche.
• Erste Konzepte oder Entwürfe.
• Jede Änderungsrunde einzeln.
• Finale Produktion, Export und Übergabe.
• Projektmanagement: Anrufe, E-Mails, Dateiverwaltung. Das vergessen viele. Bei kleinen Projekten mit gesprächigen Kunden kann das ein Fünftel der Zeit sein.

Schätzen Sie in halben Tagen, nicht in Stunden. Stundenschätzungen sehen präzise aus und liegen meist in die gleiche Richtung daneben: zu niedrig. Wenn eine Aufgabe sich wie "ein paar Stunden" anfühlt, schreiben Sie einen halben Tag.

Haben Sie ähnliche Arbeiten schon gemacht, schauen Sie, was es wirklich gekostet hat, nicht was Sie sich merken. Stundenerfassung über ein paar Monate, auch grob, ist das beste Preisplanungswerkzeug, das ein Freelancer hat.

Schritt 3: Puffer addieren und Risiko bewerten

Jedes Projekt hat Unbekanntes: langsames Feedback, eine Datei im falschen Format, ein Stakeholder, der in Runde zwei auftaucht. Ein Puffer bezahlt dafür, dass Sie nicht über jedes Detail diskutieren müssen.

Ein einfacher Ansatz ist ein Prozentsatz auf die Schätzung, größer wenn das Briefing vage ist oder der Kunde neu ist:

• Klares Briefing von einem bekannten Kunden: 10 bis 15%.
• Vernünftiges Briefing von einem neuen Kunden: 20 bis 25%.
• Loses Briefing, viele Stakeholder, oder eine Art Arbeit, die Sie noch nicht gemacht haben: 30% oder mehr, oder teilen Sie den Auftrag und kalkulieren Sie nur den ersten Teil.

Weitergefasst: 7 Tage Aufgaben plus 20% Puffer sind 8,4 Tage. Bei einem Minimum von 511 Euro pro Tag sind das etwa 4.300 Euro. Das ist der niedrigste Pauschalpreis, bei dem Sie nicht Geld auf der Zeit verlieren.

Schritt 4: Für Wert, Dringlichkeit und Rechte anpassen

Das Minimum sagt Ihnen, was der Auftrag Sie kostet. Der Preis kann höher sein, und sollte es oft:

• Dringlichkeit. Ein Termin, der bedeutet, abends zu arbeiten oder andere Kunden zu verschieben, ist ein Dringlichkeitszuschlag wert, üblicherweise 25 bis 50%. Nennen Sie es einen Rushhonorarsatz.
• Nutzung und Lizenzierung. Ein Logo für ein lokales Café und ein Produktbild für eine nationale Werbekampagne können die gleiche Zeit kosten. Das zweite ist für den Kunden viel mehr wert, und in vielen kreativen Bereichen spiegelt der Preis wider, wie und wo die Arbeit verwendet wird. Nennen Sie die Nutzung im Angebot.
• Größe und Budget des Kunden. Große Unternehmen erwarten größere Zahlen und sind skeptisch gegenüber billigen Angeboten.
• Was Sie ablehnen würden. Wenn dieser Auftrag einen besseren blockiert, kalkulieren Sie das ein oder sagen Sie nein.

Geben Sie das Minimum nicht nach, nur weil der Kunde fragt. Ist das Budget niedriger, reduzieren Sie den Umfang: weniger Bilder, eine Änderungsrunde statt zwei, ein kleineres Ergebnis. Ein niedrigerer Preis für die gleiche Arbeit lehrt den Kunden, dass Ihre erste Zahl nicht real war.

Stundensatz, Tagessatz oder Pauschalpreis?

Pauschalpreise sind, wo ein erfahrener Freelancer mehr verdient, weil Sie den Vorteil der Schnelligkeit behalten. Sie funktionieren nur, wenn der Umfang schriftlich festgehalten ist, einschließlich was nicht enthalten ist und wie viele Änderungsrunden es gibt, und wenn jede Änderungsanfrage einen Preis bekommt, bevor Sie sie machen.

Stundensätze und Tagessätze sind sicherer, wenn Sie das Ende des Auftrags nicht sehen können, solange Sie Stunden gegen das Budget verfolgen. Viele Freelancer nutzen beide: einen Pauschalpreis für den definierten Teil und einen Tagessatz für alles, was später hinzukommt, genannt im Angebot.

Den Preis präsentieren

Wie Sie die Zahl senden, ändert, wie sie ankommt:

• Senden Sie ein Angebot, nicht eine Zahl in einer Chat-Nachricht. Ein Angebot mit Umfang, einer Ausschlusszeile, einem Zeitplan und einem Gültigkeitsdatum sieht wie ein professionelles Angebot aus. Eine nackte Zahl lädt zum Feilschen ein. Der Angebots-Template-Leitfaden deckt ab, was reingehört.
• Bieten Sie Optionen an, wenn das Budget unklar ist: zum Beispiel eine kleinere und eine vollere Version, jede mit eigenem Umfang. Der Kunde wählt den Umfang statt über den Preis zu streiten.
• Zeigen Sie die Arbeit, nicht die Stunden. Bei einem Pauschalpreis listen Sie Ergebnisse auf, nicht "38 Stunden à 73 Euro".
• Fordern Sie eine Anzahlung für alles über ein paar Tage. Das bestätigt den Auftrag und schützt Ihre Zeit.

Preise erhöhen

Freelancer erhöhen Preise zu selten. Ein paar praktische Regeln:

• Berechnen Sie Ihr Minimum einmal im Jahr neu, wenn Sie die echten Kosten und abrechenbaren Tage des letzten Jahres kennen.
• Neue Kunden bekommen den neuen Satz sofort.
• Bestehende Kunden bekommen Ankündigung, ein bis zwei Monate, schriftlich, und der neue Satz gilt für neue Arbeit.
• Wenn Sie Monate lang ausgebucht sind, sind Sie wahrscheinlich zu billig.

Wenn ein Kunde wegen einer fairen Preiserhöhung geht, ist die Zeit, die Sie zurückbekommen, die Zeit, die Sie brauchen, um einen zu finden, der sie zahlt. Mein Leitfaden wie man Freelance-Kunden findet handelt von diesem Teil.

Eine schnelle Checkliste, bevor Sie einen Preis senden

1. Liegt der Preis bei oder über meinem Tagessatz-Minimum mal die geschätzten Tage?
2. Habe ich jede Aufgabe einzeln geschätzt, einschließlich Änderungen und Projektmanagement?
3. Habe ich einen Puffer addiert, der passt, wie klar das Briefing ist?
4. Sagt das Angebot, was enthalten ist, was nicht, und wie viele Änderungsrunden es gibt?
5. Sagt es, wie die Arbeit verwendet werden kann?
6. Gibt es eine Anzahlung und ein Gültigkeitsdatum?

Wenn alle sechs ja sind, senden Sie es und entschuldigen Sie sich nicht für die Zahl.

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