Fatura vs orçamento vs proposta: as diferenças

A resposta curta

Uma proposta explica como você resolveria o problema do cliente e por quê. Um orçamento é seu palpite sobre o custo. Uma cotação é um preço fixo para um trabalho definido, válido até uma data. Uma fatura pede pagamento pelo trabalho que foi acordado. Na maioria dos projetos eles vêm nessa ordem, e cada um deve apontar para o anterior.

O resto desta página passa por cada um, com o que deve conter e onde freelancers costumam se encruzilhar.

Proposta

Uma proposta é um documento de venda. Ela reafirma o objetivo do cliente com suas palavras, explica como você chegaria lá, mostra trabalho anterior relevante e apresenta opções e uma faixa de preço ou um preço. Para projetos maiores, agências e empresas costumam pedir uma para comparar vários freelancers ou estúdios.

O que uma proposta útil contém:

• O problema como você entendeu, em duas ou três frases. Se entendeu errado, o cliente dirá agora, o que é barato.
• Sua abordagem, passo a passo, com o que o cliente recebe em cada etapa.
• O cronograma, com os pontos em que você precisa de algo deles.
• Um ou dois exemplos relevantes de trabalho anterior.
• O preço, ou as opções de preço, e o que cada uma inclui.
• O que vem depois, por exemplo "Se isso funcionar para você, enviarei uma cotação formal e um contrato".

Uma proposta nem sempre é vinculante sobre preço, e muitas propostas deixam isso claro. Se você quer que o preço nela seja o preço acordado, diga que é também uma cotação, dê uma data de validade e peça aceitação por escrito. Caso contrário, siga-a com uma cotação.

Mantenha as propostas curtas. Um cliente que tem que ler vinte páginas para encontrar o preço pulará para a última página mesmo.

Orçamento

Um orçamento é seu palpite sobre o que o trabalho custará, dado o que você sabe agora. É o documento certo quando o cliente pergunta "mais ou menos quanto isso custaria?" antes do escopo estar definido.

O ponto de um orçamento é proteger ambos os lados de uma surpresa. Escreva como uma faixa ("entre 3.000 e 4.500, dependendo do número de variantes de produto") ou como um valor com as suposições explícitas ("cerca de 3.500, baseado em 8 fotos de produto e 2 rodadas de alterações"). Deixe claro que é um orçamento e que o preço final estará em uma cotação.

A armadilha comum é o cliente lembrar apenas do valor mais baixo da faixa e nada mais. Para evitar, coloque as suposições na mesma frase do número e converta o orçamento em uma cotação assim que o escopo ficar claro. Não comece trabalho apenas com um orçamento a menos que você cobre por hora e o cliente tenha concordado com isso.

Cotação

Uma cotação é um preço fixo para um trabalho definido. Assim que o cliente a aceita, ambos os lados devem cumpri-la: você faz o trabalho descrito por esse preço, e o cliente o paga. Em muitos países uma cotação aceita por escrito é tratada como um acordo, e é exatamente por isso que precisa ser precisa.

Uma cotação deve incluir:

• Um número de cotação e data, e uma data de validade, geralmente 14 a 30 dias.
• O nome legal do cliente e contato.
• O escopo: o que você entregará, em qual formato, com quantas rodadas de revisão.
• O que não está incluído. Esta linha evita mais discussões do que qualquer outra.
• O preço por item, o imposto se você cobrar, e o total.
• O cronograma e as condições de pagamento, incluindo qualquer adiantamento.
• Como aceitar: uma assinatura, uma resposta ou uma ordem de compra.

A data de validade importa. Sua disponibilidade e custos mudam, e um cliente que volta oito meses depois deve receber uma cotação nova, não o preço antigo.

Se o cliente pedir alterações após aceitar, escreva uma cotação de alteração curta para o trabalho extra e obtenha aceitação antes de começar. Essa é toda a defesa contra expansão de escopo: toda alteração recebe um preço antes de ser feita.

Escrevi um guia mais longo sobre modelos de cotação com um exemplo, e há um modelo de cotação gratuito que constrói o PDF no seu navegador.

Fatura

A fatura vem por último. Ela pede pagamento pelo trabalho que já foi acordado, pelo preço que já foi acordado. Não deve conter nada que surpreenda o cliente.

O que a diferencia de uma cotação:

• Tem um número de fatura sequencial que órgãos fiscais se importam. Números de cotação não precisam ser sequenciais com faturas.
• Tem uma data de vencimento em vez de uma data de validade.
• É um documento fiscal. Vai para seus registros e os do cliente, e as regras sobre o que deve conter vêm da lei fiscal, não de você. Veja o que colocar em uma fatura para detalhes do país.
• Inclui detalhes de pagamento.

As melhores faturas referenciam a cotação: "Conforme cotado em Q-2026-009". A pessoa aprovando pode verificar o preço contra a cotação aceita e aprovar em um minuto.

Mais dois que você encontrará

Uma fatura pró-forma parece uma fatura mas não é. É enviada antes do trabalho ou da entrega, geralmente para o cliente arranjar pagamento ou um adiantamento, ou para alfândega. Não é uma fatura fiscal, deve ser marcada "Pró-forma" e não deve receber um número de sua sequência de faturas. Assim que o trabalho é feito ou o pagamento chega, você emite a fatura real. Mais em o que é uma fatura pró-forma.

Uma ordem de compra vem do cliente. É sua aprovação interna para gastar dinheiro com você, e empresas maiores geralmente não podem pagar uma fatura sem uma. Se um cliente enviar uma ordem de compra após aceitar sua cotação, coloque o número da ordem de compra em cada fatura para esse trabalho.

Um escopo do trabalho é um documento de escopo detalhado, geralmente anexado a um contrato, usado por clientes maiores. Ele desempenha o mesmo papel que a seção de escopo de uma cotação, em mais detalhes. Aqui está como escrever um escopo do trabalho.

Como eles se conectam em um projeto real

Aqui está como geralmente funciona em um trabalho de médio porte, por exemplo um conjunto de imagens de produto para um lançamento:

1. Uma primeira conversa. O cliente explica o que precisa e seu orçamento aproximado.
2. Você envia um orçamento no email de acompanhamento: "Para 10 a 12 imagens de produto com 2 rodadas de alterações, isso geralmente fica entre 4.000 e 5.500."
3. Eles querem prosseguir, e você concorda com a lista exata de imagens e o prazo.
4. Você envia uma cotação para 11 imagens, 2 rodadas de alterações, entregues como PNG 4K, por 4.950, com 30% de adiantamento e uma data de validade.
5. Eles aceitam e enviam uma ordem de compra. Você envia um contrato se o trabalho precisar de um, cobrindo direitos de uso e pagamento.
6. Você faturas os 30% de adiantamento, referenciando a cotação e a ordem de compra.
7. No meio do caminho, eles pedem 3 imagens a mais. Você envia uma cotação de alteração para as 3 imagens e aguarda aceitação.
8. Na entrega, você faturas o saldo da cotação original mais a cotação de alteração aceita, cada uma em sua própria linha.

Cada documento aponta para o anterior. Se alguém perguntar "de onde vem esse número", a resposta está a um clique de distância.

Qual enviar quando um cliente pede "uma cotação"

Clientes usam as palavras de forma vaga. "Você pode me enviar uma cotação?" enviado após uma conversa de cinco minutos sem um briefing geralmente significa "quanto, mais ou menos?" Responda com um orçamento e as suposições, e diga que confirmará um preço fixo assim que o escopo ficar claro. Enviar uma cotação fixa para um escopo vago é como você acaba fazendo a 12ª imagem de graça.

Quando o briefing está claro, envie a cotação. Quando o trabalho está feito, envie a fatura. Envie uma proposta apenas quando o cliente está escolhendo entre abordagens ou entre fornecedores, ou quando o trabalho é grande o suficiente para que como você faz importa tanto quanto o preço.

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