Wycena, oferta i faktura: czym się różnią

Krótka odpowiedź

Propozycja współpracy wyjaśnia, jak rozwiążesz problem klienta i dlaczego właśnie tak. Wycena szacunkowa to twoje najlepsze przybliżenie kosztów. Oferta to stała cena za określony zakres prac, ważna do konkretnej daty. Faktura to wezwanie do zapłaty za pracę, którą już uzgodniliście. Przy większości zleceń pojawiają się w tej kolejności, a każdy dokument powinien odwoływać się do poprzedniego.

Dalej omawiam każdy z nich: co powinien zawierać i gdzie freelancerzy najczęściej się potykają.

Propozycja współpracy

Propozycja to dokument sprzedażowy. Powtarza cel klienta twoimi słowami, wyjaśnia, jak go osiągniesz, pokazuje podobne realizacje i przedstawia warianty z widełkami cenowymi albo konkretną cenę. Przy większych projektach agencje i firmy często o nią proszą, żeby porównać kilku freelancerów albo studia.

Co powinna zawierać dobra propozycja:

• Problem w twoim rozumieniu, w dwóch, trzech zdaniach. Jeśli coś źle zrozumiałeś, klient powie ci to teraz, kiedy poprawka nic nie kosztuje.
• Twój sposób działania, krok po kroku, z tym, co klient dostaje na każdym etapie.
• Harmonogram z momentami, w których czegoś potrzebujesz od klienta.
• Jedną lub dwie podobne realizacje.
• Cenę albo warianty cenowe, z tym, co obejmuje każdy z nich.
• Kolejny krok, na przykład "Jeśli to ci odpowiada, wyślę formalną ofertę i umowę".

Propozycja nie zawsze wiąże co do ceny i wiele propozycji wprost to zaznacza. Jeśli chcesz, żeby podana w niej cena była ceną uzgodnioną, napisz, że jest to zarazem oferta, podaj datę ważności i poproś o pisemną akceptację. W przeciwnym razie wyślij po niej ofertę.

Pisz krótko. Klient, który musi przeczytać dwadzieścia stron, żeby znaleźć cenę, i tak przeskoczy na ostatnią.

Wycena szacunkowa

Wycena szacunkowa to twoje najlepsze przybliżenie, ile będzie kosztować praca, przy tym, co wiesz teraz. To właściwy dokument, gdy klient pyta "tak mniej więcej, ile by to kosztowało?", zanim zakres jest ustalony.

Wycena ma chronić obie strony przed niespodzianką. Podaj ją jako widełki ("od 3000 do 4500, zależnie od liczby wariantów produktu") albo jako kwotę z wypisanymi założeniami ("około 3500, przy 8 zdjęciach produktów i 2 rundach poprawek"). Napisz wyraźnie, że to wycena szacunkowa, a ostateczna cena będzie w ofercie.

Częsty problem polega na tym, że klient pamięta tylko dolną granicę widełek. Żeby tego uniknąć, umieść założenia w tym samym zdaniu co kwotę i zamień wycenę na ofertę, gdy tylko zakres będzie jasny. Nie zaczynaj pracy na podstawie samej wyceny, chyba że rozliczasz się godzinowo i klient się na to zgodził.

Oferta

Oferta to stała cena za określony zakres prac. Gdy klient ją przyjmie, obie strony powinny się jej trzymać: ty wykonujesz opisaną pracę za tę cenę, a klient płaci. W wielu krajach pisemnie zaakceptowana oferta jest traktowana jak umowa, i właśnie dlatego musi być precyzyjna.

Oferta powinna zawierać:

• Numer i datę oferty oraz termin ważności, zwykle 14-30 dni.
• Pełną nazwę klienta i osobę kontaktową.
• Zakres: co dostarczysz, w jakim formacie, ile rund poprawek.
• Czego oferta nie obejmuje. Ta jedna linijka zapobiega większej liczbie sporów niż cokolwiek innego.
• Cenę każdej pozycji, podatek, jeśli go naliczasz, i sumę.
• Harmonogram i warunki płatności, w tym ewentualną zaliczkę.
• Sposób akceptacji: podpis, odpowiedź na maila albo numer zamówienia.

Termin ważności ma znaczenie. Twoja dostępność i koszty się zmieniają, a klient, który wraca po ośmiu miesiącach, powinien dostać nową ofertę, a nie starą cenę.

Jeśli po akceptacji klient prosi o zmiany, wyślij krótką ofertę na dodatkową pracę i zaczekaj na akceptację, zanim zaczniesz. To cała obrona przed rozrastaniem się zakresu: każda zmiana dostaje cenę, zanim zostanie zrobiona.

Napisałem dłuższy poradnik o tym, jak napisać ofertę, z przykładem, a darmowy wzór oferty tworzy PDF w przeglądarce.

Faktura

Faktura przychodzi na końcu. Wzywa do zapłaty za uzgodnioną pracę, w uzgodnionej cenie. Nie powinno w niej być niczego, co zaskoczy klienta.

Czym różni się od oferty:

• Ma numer z ciągłej numeracji faktur, na której zależy urzędom skarbowym. Numery ofert nie muszą być częścią tej numeracji.
• Ma termin płatności zamiast terminu ważności.
• Jest dokumentem podatkowym. Trafia do twojej dokumentacji i do dokumentacji klienta, a to, co musi zawierać, wynika z prawa podatkowego, a nie z twojego wyboru. Szczegóły dla różnych krajów znajdziesz w poradniku co musi zawierać faktura.
• Zawiera dane do płatności.

Najlepsze faktury powołują się na ofertę: "Zgodnie z ofertą Q-2026-009". Osoba, która ją zatwierdza, porówna cenę z zaakceptowaną ofertą i zatwierdzi fakturę w minutę.

Kolejne dokumenty, które spotkasz

Faktura proforma wygląda jak faktura, ale nią nie jest. Wysyła się ją przed wykonaniem pracy albo dostawą, często po to, żeby klient mógł przygotować płatność lub zaliczkę, albo na potrzeby celne. Nie jest dokumentem podatkowym, powinna mieć oznaczenie "Proforma" i nie powinna brać numeru z twojej numeracji faktur. Gdy praca jest wykonana albo płatność wpłynie, wystawiasz właściwą fakturę. Więcej w poradniku czym jest faktura proforma.

Numer zamówienia (PO) przychodzi od klienta. To jego wewnętrzna zgoda na wydanie pieniędzy u ciebie, a większe firmy często nie mogą bez niego zapłacić faktury. Jeśli klient przyśle numer zamówienia po akceptacji oferty, umieszczaj go na każdej fakturze za tę pracę.

Opis zakresu prac (statement of work) to szczegółowy dokument, często załącznik do umowy, którego używają więksi klienci. Pełni tę samą rolę co sekcja zakresu w ofercie, tylko dokładniej. Tutaj piszę, jak opisać zakres prac.

Jak to wygląda na prawdziwym zleceniu

Tak zwykle przebiega średniej wielkości zlecenie, na przykład seria zdjęć produktów na premierę:

1. Pierwsza rozmowa. Klient opowiada, czego potrzebuje, i podaje przybliżony budżet.
2. W mailu po rozmowie wysyłasz wycenę szacunkową: "Przy 10-12 zdjęciach produktów i 2 rundach poprawek to zwykle od 4000 do 5500".
3. Klient chce iść dalej, ustalacie dokładną listę zdjęć i termin.
4. Wysyłasz ofertę na 11 zdjęć, 2 rundy poprawek, pliki PNG 4K, za 4950, z 30% zaliczki i terminem ważności.
5. Klient akceptuje i przysyła numer zamówienia. Jeśli zlecenie tego wymaga, wysyłasz umowę obejmującą prawa autorskie i płatności.
6. Wystawiasz fakturę na 30% zaliczki, z powołaniem na ofertę i numer zamówienia.
7. W połowie prac klient prosi o 3 dodatkowe zdjęcia. Wysyłasz ofertę na te 3 zdjęcia i czekasz na akceptację.
8. Przy oddaniu wystawiasz fakturę na pozostałą część pierwotnej oferty i na zaakceptowaną ofertę dodatkową, każdą w osobnej pozycji.

Każdy dokument odwołuje się do poprzedniego. Gdy ktoś zapyta, skąd wzięła się kwota, odpowiedź jest o jedno kliknięcie dalej.

Co wysłać, gdy klient prosi o "ofertę"

Klienci używają tych słów swobodnie. "Możesz podesłać ofertę?" po pięciominutowej rozmowie bez briefu zwykle znaczy "ile to mniej więcej kosztuje?". Odpowiedz wyceną szacunkową z założeniami i napisz, że stałą cenę potwierdzisz, gdy zakres będzie jasny. Wysłanie oferty ze stałą ceną za niejasny zakres to prosta droga do zrobienia dwunastego zdjęcia za darmo.

Gdy brief jest jasny, wyślij ofertę. Gdy praca jest skończona, wyślij fakturę. Propozycję współpracy wysyłaj tylko wtedy, gdy klient wybiera między różnymi podejściami albo wykonawcami, albo gdy zlecenie jest na tyle duże, że sposób wykonania liczy się tak samo jak cena.

Pytania