Was ist eine Proforma-Rechnung
Das Einkaufsteam eines Kunden verlangt eine Proforma-Rechnung, bevor es eine Anzahlung leistet, und plötzlich brauchen Sie ein Dokument, das Sie noch nie erstellt haben. Hier erfahren Sie, was es ist und wie Sie es so gestalten, dass es später keine Probleme verursacht. Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung.
Von OIO · Aktualisiert · 5 min Lesedauer
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Die kurze Antwort
Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung. Sie sieht aus wie eine Rechnung und zeigt, was der Kunde bezahlen wird, ist aber keine Zahlungsaufforderung im buchhalterischen Sinne und keine Steuerrechnung. Sie senden sie vor der Leistung oder dem Verkauf, meist damit der Kunde die Ausgabe genehmigen, im Voraus zahlen oder Unterlagen regeln kann. Sobald die Arbeit erledigt oder die Zahlung eingegangen ist, stellen Sie eine echte Rechnung mit einer echten Rechnungsnummer aus.
Was "Proforma" hier bedeutet
Das Lateinische bedeutet "der Form halber". In der Praxis ist es ein Dokument, das sagt: So wird die Rechnung aussehen. Die Beträge, die Steuer und die Zahlungsdetails sind alle vorhanden. Was fehlt, ist der rechtliche Status.
Das Finanzamt behandelt eine Proforma-Rechnung normalerweise nicht als Geschäftsdokument. Sie sollte deutlich als Proforma gekennzeichnet sein, idealerweise mit dem Vermerk "Dies ist keine Steuerrechnung". Sie erzeugt keinen Leistungszeitpunkt, daher kann der Kunde die Umsatzsteuer darauf nicht geltend machen und Sie schulden keine Umsatzsteuer darauf. Außerhalb Deutschlands sollten Sie vor Ihrer Steuerplanung klären, wie Ihr Finanzamt damit umgeht.
Proforma, Angebot oder Rechnung
Menschen verwechseln diese Dokumente, und ein Kunde wird manchmal eine Proforma-Rechnung verlangen, wenn er ein Angebot meint.
| Dokument | Was es aussagt | Bindend? | In Ihren Büchern erfasst? |
|---|---|---|---|
| Angebot oder Kostenvoranschlag | Das ist unser Preisvorschlag | Ein angenommenes Angebot ist eine Preisvereinbarung | Nein |
| Proforma-Rechnung | So wird die Rechnung aussehen | Es ist eine Aussage über einen bereits vereinbarten Preis | Nein |
| Rechnung | Zahlen Sie diesen Betrag bis zu diesem Datum | Ja, sie dokumentiert eine Schuld | Ja |
Der Unterschied zwischen einem Angebot und einer Proforma-Rechnung ist hauptsächlich zeitlich. Ein Angebot kommt, bevor der Kunde zustimmt. Eine Proforma-Rechnung kommt danach, wenn der Preis feststeht und jemand ein Dokument braucht, das wie eine Rechnung aussieht, bevor eine echte Rechnung existieren kann. Mein Leitfaden zu Rechnung vs. Angebot vs. Leistungsbeschreibung behandelt die anderen beiden ausführlicher.
Wann Freiberufler eine wirklich brauchen
Die meisten Freiberufler brauchen selten eine. Wenn ein Kunde danach fragt, ist der Grund normalerweise einer dieser:
- Das Einkaufssystem des Kunden braucht ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, bevor es eine Bestellung aufgibt oder eine Zahlung genehmigt.
- Der Kunde zahlt im Voraus, und sein Finanzteam zahlt nur gegen etwas, das "Rechnung" heißt. Eine Proforma-Rechnung gibt ihm das, ohne dass Sie eine Steuerrechnung für noch nicht erbrachte Leistungen ausstellen.
- Ein Zuschuss, eine Förderorganisation oder ein Partner möchte die Kosten in Rechnungsform sehen, bevor Geld freigegeben wird.
- Der Kunde ist im Ausland und braucht das Dokument für interne Genehmigungen oder Währungsregelungen.
Bei einer Anzahlung haben Sie eine echte Wahl. Sie können eine Proforma-Rechnung für die Anzahlung senden und die eigentliche Rechnung ausstellen, sobald sie bezahlt ist. Oder Sie können gleich eine echte Anzahlungsrechnung senden. Beides ist üblich. Der Leitfaden zur Anzahlungsrechnung erklärt, wie die zweite Variante funktioniert, auch wie Sie die Anzahlung auf der Schlussrechnung darstellen.
Wie man eine erstellt
Eine Proforma-Rechnung hat die gleichen Felder wie die Rechnung, die sie vorwegnimmt, mit drei Änderungen:
- Der Titel sagt "Proforma-Rechnung", an der gleichen Stelle und Größe wie "Rechnung".
- Sie trägt eine Referenz, die nicht aus Ihrer Rechnungsserie stammt: PF-2026-004, nicht 2026-004. Eine Rechnungsnummer für eine Proforma-Rechnung zu verwenden, hinterlässt später eine Lücke oder ein Duplikat in Ihrer Nummerierung.
- Sie sagt, was sie nicht ist. Ein Vermerk wie "Dies ist keine Steuerrechnung. Eine Steuerrechnung wird nach Zahlungseingang ausgestellt." entspricht den Empfehlungen und beseitigt Zweifel beim Buchhaltungsteam des Kunden.
Alles andere bleibt gleich: Ihre Daten, die Daten des Kunden, die Beschreibung der Leistung, Mengen und Sätze, Steuer wie sie berechnet wird, die Summe, die Währung, das erwartete Zahlungsdatum und Ihre Bankdaten.
Ein kurzes Beispiel:
PROFORMA-RECHNUNG Ref: PF-2026-004 Datum: 5. Oktober 2026 Gültig bis: 4. November 2026 An: Northwind Studio GmbH, Beispielstraße 12, Berlin Produktvisualisierung, 6 Renderings (wie Angebot Q-2026-018) 50% Anzahlung 1.800,00 USt 19% 342,00 Summe EUR 2.142,00 Dies ist keine Steuerrechnung. Eine Steuerrechnung wird nach Zahlungseingang ausgestellt. Bitte geben Sie PF-2026-004 als Referenz an.
Wenn die Zahlung eingeht, stellen Sie die echte Rechnung mit der nächsten Nummer Ihrer Serie aus, datiert auf oder nach dem Zahlungsdatum, und verweisen Sie auf die Proforma: "Anzahlung erhalten gegen Proforma-Rechnung PF-2026-004". Wo Umsatzsteuer anfällt, ist normalerweise die eingegangene Zahlung das, was den Leistungszeitpunkt für diesen Betrag festlegt. Überprüfen Sie die Regeln Ihres Landes für Anzahlungen oder fragen Sie Ihren Steuerberater. Halten Sie Ihre Rechnungsnummerierung sauber, indem Sie einer Proforma-Rechnung niemals eine Nummer aus der Rechnungsserie geben.
Proforma-Rechnungen für den Versand von Waren
Außerhalb von Freiberuflerleistungen taucht der Begriff auch beim Versand auf. Wenn Waren ohne Verkauf über eine Grenze gehen, zum Beispiel Muster, ein Prototyp, ein gedrucktes Modell für eine Messe oder Waren zur Reparatur, braucht der Zoll trotzdem einen Wert. Eine Proforma-Rechnung, manchmal auch Proforma-Handelsrechnung genannt, gibt ihnen die Beschreibung, Menge, den Wert und die Herkunft. Wenn Sie jemals ein physisches Modell oder ein gedrucktes Stück ins Ausland an einen Kunden versenden, fragen Sie den Kurier, welches Dokument er braucht; viele haben ihre eigenes Formular.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Eine Proforma-Rechnung als echte Rechnung zu verwenden. Wenn der Kunde zahlt und Sie die Rechnung nie ausstellen, fehlt Ihrem Geschäftsbuch Einkommen und dem Kunden fehlt ein gültiges Dokument für seine Steuererklärung.
- Die nächste Rechnungsnummer dafür zu nehmen. Die Proforma-Rechnung bekommt ihre eigene Referenzserie.
- Umsatzsteuer auf der Proforma-Rechnung und dann nochmal auf der Rechnung zu berechnen. Die Proforma-Rechnung zeigt die Steuer vor; nur die Rechnung berechnet sie.
- Eine zu senden, wenn der Kunde eigentlich ein Angebot wollte. Wenn der Preis noch nicht vereinbart ist, senden Sie ein Angebot. Die Angebotsvorlage hat genau dafür ein Gültig-bis-Datum.
- Das Verfallsdatum wegzulassen. Preise und Wechselkurse ändern sich. Ein "Gültig bis"-Datum schützt Sie, wenn der Kunde es drei Monate liegen lässt.
Eine schnell erstellen
Es braucht keine spezielle Software. Wenn Ihr Rechnungstool es erlaubt, den Dokumenttitel zu ändern, nutzen Sie es mit der PF-Referenz und der Zeile, dass es keine Steuerrechnung ist. Wenn nicht, ist ein Textverarbeitungsprogramm für etwas so Kurzes ausreichend. Für die Positionen und Summen macht der kostenlose Rechnungsgenerator die Arithmetik und akzeptiert jede Währung und jeden Steuersatz, und er hat ein Notizfeld für die Zeile, dass es keine Steuerrechnung ist. Halten Sie die PF-Referenz in beiden Fällen aus Ihrer Rechnungsserie heraus.
Fragen
Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?
Nicht als Rechnung. Sie dokumentiert keine Schuld und ist keine Steuerrechnung. Der Preis darauf ist normalerweise bindend, weil er ein Angebot oder einen Vertrag wiederholt, den der Kunde bereits akzeptiert hat.
Braucht eine Proforma-Rechnung eine Rechnungsnummer?
Sie braucht eine Referenz, aber nicht eine aus Ihrer Rechnungsserie. Verwenden Sie ein separates Präfix wie PF-2026-001, damit Ihre Rechnungsnummern fortlaufend bleiben.
Kann ein Kunde die Umsatzsteuer auf einer Proforma-Rechnung geltend machen?
Nein. Eine Proforma-Rechnung erzeugt keinen Leistungszeitpunkt und sollte als keine Steuerrechnung gekennzeichnet sein. Der Kunde macht die Umsatzsteuer auf der echten Rechnung geltend, die Sie danach ausstellen.
Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einem Angebot?
Ein Angebot schlägt einen Preis vor, bevor der Kunde zustimmt. Eine Proforma-Rechnung zeigt die Rechnung vor, nachdem der Preis vereinbart ist, normalerweise damit der Kunde genehmigen oder im Voraus zahlen kann.