Wat moet er op een factuur staan: verplichte gegevens

Wat moet er op een factuur staan: de basis

Als je factuur de onderstaande onderdelen bevat, wordt deze door de meeste zakelijke klanten in de meeste landen geaccepteerd. De landengedeelten hierna voegen toe wat lokale belastingregels extra vereisen.

• Het woord "Factuur", en in sommige landen "Btw-factuur" (zie Australië).
• Een uniek factuurnummer uit één ononderbroken reeks.
• De afleveringsdatum en de vervaldatum of betalingstermijn.
• Je naam of bedrijfsnaam, adres en contacte-mailadres.
• Je btw-id of belastingnummer, als je die hebt (btw, GST, omzetbelasting, ABN).
• De juridische naam en het adres van de klant.
• Een omschrijving van elk werkonderdeel, met hoeveelheid, eenheidsprijs en regelsom.
• Het subtotaal, btw apart weergegeven met het tarief, en het totaal verschuldigd.
• De valuta.
• Hoe betalen: bankgegevens of een betalingslink, en de referentie die moet worden gebruikt.

Deze gids is algemene informatie op basis van wat belastingdiensten in elk land publiceren. Regels veranderen, drempels verschuiven en jouw situatie kan uitzonderingen hebben. Voor alles wat bepaalt hoeveel belasting je in rekening brengt, neem contact op met je belastingdienst of een accountant.

Verenigde Staten

Er is geen federale wet die aangeeft wat een zakelijke factuur moet bevatten. In de praktijk verwachten klanten de bovenstaande onderdelen, en de echte vereisten komen voort uit de omzetbelastingregels van de staten en uit de administratie die je klant nodig heeft.

Omzetbelasting wordt door elke staat vastgesteld, en op veel plaatsen ook door steden en counties. Veel staten belasten de meeste professionele diensten niet, maar sommige belasten een breed scala ervan, en digitale producten worden van staat tot staat anders behandeld. Als je omzetbelasting in rekening brengt, geef deze weer als aparte regel met het tarief.

Administratie rond de factuur is belangrijker dan de factuurindeling:

• Amerikaanse klanten vragen een Amerikaanse freelancer meestal om een formulier W-9 voordat de eerste betaling plaatsvindt, zodat zij kunnen rapporteren wat zij je hebben betaald aan de IRS op een formulier 1099.
• Als je buiten de VS bent en een Amerikaans bedrijf factureert, vragen zij je vaak in plaats daarvan om een formulier W-8BEN.
• Sommige klanten zetten je in een leveranciersportaal en accepteren alleen facturen die daar worden geüpload. Vraag dit voordat je de eerste factuur verstuurt.

Verlate betalingskosten in de VS hangen af van staatsrecht en van wat je schriftelijk bent overeengekomen. Zet de vergoeding of rente in je contract en op de factuur, niet alleen in een herinnering.

Verenigd Koninkrijk

Als je niet voor btw bent geregistreerd, is een normale factuur met de onderdelen uit de eerste lijst prima. Geef geen btw-regel weer en verzin geen btw-nummer. Je moet je registreren zodra je btw-plichtige omzet boven de drempel uitkomt, die sinds april 2024 £90.000 is. De btw-registratiepagina van GOV.UK heeft het huidige bedrag.

Als je als eenmanszaak onder een bedrijfsnaam werkt, vereisen de regels voor bedrijfsnamen dat je je eigen naam en een adres ook op facturen vermeldt. Een besloten vennootschap moet haar geregistreerde naam vermelden, en de regels van Companies House voor openbaarmaking gelden ook voor het bedrijfsnummer en het geregistreerde kantoor op zakelijke documenten.

Zodra je voor btw bent geregistreerd, heeft een volledige btw-factuur nodig:

• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer.
• De factuurdatum en het moment van levering (belastingmoment) als dit anders is.
• Je naam, adres en btw-registratienummer.
• De naam en het adres van de klant.
• Een omschrijving van de goederen of diensten.
• Voor elk type artikel: de hoeveelheid, de prijs zonder btw en het btw-tarief.
• Het totaal zonder btw, de totale btw in rekening gebracht en eventuele korting.

HMRC staat een vereenvoudigde btw-factuur toe voor detailverkoop van £250 of minder, inclusief btw, maar het meeste freelancewerk gaat naar bedrijven en gebruikt de volledige versie. Je hebt normaal 30 dagen vanaf het moment van levering om een btw-factuur uit te geven.

Voor late betaling tussen bedrijven stelt de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 je in staat wettelijke rente en een vast bedrag in te vorderen. Mijn gids voor betalingstermijnen bevat de cijfers.

Europese Unie

Btw-factuurinhoud in de EU komt voort uit artikel 226 van de btw-richtlijn (2006/112/EG). Elk land schrijft dit in zijn eigen wetgeving en kan details toevoegen, maar de gedeelde kern is:

• De afleveringsdatum en een opeenvolgend nummer dat de factuur uniek identificeert.
• Je btw-id.
• Het btw-nummer van de klant waar zij belasting verschuldigd zijn, wat van toepassing is op verkopen met btw verlegd aan bedrijven in andere EU-landen.
• De volledige namen en adressen van beide partijen.
• De hoeveelheid en aard van de goederen of de omvang en aard van de diensten.
• De leveringsdatum, als deze afwijkt van de factuurdatum.
• Het belastbare bedrag per tarief of vrijstelling, de eenheidsprijs zonder btw en eventuele kortingen.
• Het btw-tarief en het verschuldigde btw-bedrag.
• Wanneer je geen btw in rekening brengt, de reden, bijvoorbeeld een vrijstelling of "Btw verlegd".

Btw verlegd is wat freelancers het meest tegenkomen. Als je voor btw bent geregistreerd in één EU-land en je factureert een bedrijf met btw-registratie in een ander land, breng je voor de meeste diensten je lokale btw niet in rekening. De klant verantwoordt btw in hun land in plaats daarvan. Je factuur toont een btw-bedrag van nul, beide btw-nummers en de woorden "Btw verlegd". Controleer het btw-nummer van de klant op de VIES-service van de Europese Commissie voordat je erop vertrouwt.

Kleinondernemersregelingen bestaan in de meeste EU-landen. Als je er een gebruikt, breng je meestal geen btw in rekening en voeg je een opmerking toe die de vrijstelling aanhaalt. De formulering is nationaal vastgesteld.

Duitsland

Duitse factuurregels staan in artikel 14 van de btw-wet (UStG). Naast de EU-lijst zijn de punten die mensen in de war brengen:

• Je belastingnummer (Steuernummer) of je btw-id (USt-IdNr.). Een van beide moet op de factuur staan.
• De leveringsdatum of servicedatum (Leistungsdatum of Leistungszeitraum), zelfs als deze dezelfde maand als de factuur is. Veel facturen vermelden "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" wanneer zij overeenkomen.
• Het nettobedrag gesplitst per belastingtarief, het belastingtarief en het belastingbedrag.

Als je een kleine ondernemer bent onder artikel 19 UStG (Kleinunternehmer), breng je geen btw in rekening en vermeld je dit op de factuur, meestal met een regel als "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Sinds 2025 geldt de regeling als je omzet in het voorgaande jaar niet meer dan €25.000 was en in het huidige jaar onder €100.000 blijft.

Facturen tot €250 bruto kunnen als kleine-bedragfactuur (Kleinbetragsrechnung) worden uitgegeven met minder details: je naam en adres, de datum, de omschrijving, het brutobedrag en het belastingtarief.

Twee dingen die vaak door elkaar worden gehaald:

• DIN 5008 is een indelingsstandaard voor zakelijke brieven: marges, het adresveld voor raamkozijnen, de positie van de datum en referentielijnen. Het is geen wettelijke vereiste voor een factuur, maar Duitse klanten zijn eraan gewend, en een factuur die op deze manier is ingedeeld, past in hun enveloppen en archieven.
• E-facturering. Sinds 1 januari 2025 moeten bedrijven in Duitsland gestructureerde e-facturen (XRechnung of ZUGFeRD) kunnen ontvangen voor binnenlandse B2B-verkopen. De verplichting om deze uit te geven komt in fasen: vanaf 2027 voor bedrijven met meer dan €800.000 omzet in het voorgaande jaar, en vanaf 2028 voor iedereen anders. Facturen onder de kleinondernemersregeling en facturen tot €250 zijn vrijgesteld. Tot je deadline wordt een PDF nog geaccepteerd als de klant ermee instemt.

Bewaar facturen acht jaar. De termijn werd in 2025 van tien jaar verkort, voor elke factuur waarvan de oude tienjaarsperiode tegen die tijd nog niet was verstreken. Boekhoudkundige stukken en jaarrekeningen hebben nog steeds tien jaar nodig.

Canada

Als je belastbare inkomsten in één kalenderkwartaal boven de $30.000 gaan of in de afgelopen vier opeenvolgende kalenderkwartalen, moet je je voor GST/HST registreren. Daaronder ben je een kleine leverancier en registratie is optioneel. In Quebec is de QST apart en heeft zijn eigen registratienummer.

De Canada Revenue Agency bepaalt wat een factuur moet tonen zodat de klant belastingkrediet kan vorderen, en dit hangt af van het bedrag:

Deze drempels gelden sinds april 2021. De meeste freelancefacturen zijn boven de $500, dus gebruik de volledige lijst. Geef GST of HST op een eigen regel met het tarief weer, en voeg de QST-regel en het nummer voor Quebec-klanten toe als je daar bent geregistreerd.

Australië

Je moet je voor GST registreren zodra je GST-omzet $75.000 per jaar bereikt. Registratie vereist een ABN.

Als je bent geregistreerd, moeten verkopen van meer dan $82,50 inclusief GST een belastingfactuur zijn wanneer de klant erom vraagt, en je moet deze binnen 28 dagen na het verzoek leveren. In de praktijk stuur je elke keer een belastingfactuur. Een belastingfactuur moet tonen:

• Dat het bedoeld is als belastingfactuur, meestal met "Tax invoice" als titel.
• Je identiteit en je ABN.
• De afleveringsdatum.
• Een korte omschrijving van wat je hebt verkocht, met hoeveelheid en prijs.
• Het GST-bedrag, indien van toepassing, of een verklaring dat het totaal GST inbegrepen is.
• De mate waarin elke verkoop belastbaar is.
• Voor verkopen van $1.000 of meer ook de identiteit of ABN van de koper.

Als je niet voor GST bent geregistreerd, noem het geen belastingfactuur en voeg geen GST toe. Zet je ABN er wel op. Als een bedrijf je betaalt zonder ABN opgegeven, moet het mogelijk belasting van je betaling inhouden tegen het toppercentage en dit naar de ATO sturen.

Een klant in een ander land factureren

Grensoverschieidende facturen zijn waar de meeste fouten gebeuren. Een paar gewoonten helpen:

• Factuur in de valuta die je bent overeengekomen en gebruik de drielettercode (EUR, USD, GBP). Zeg wie de bankkosten betaalt. Meer in internationale klanten factureren.
• Gebruik Engels, of je taal plus Engels. Als je belastingdienst zijn eigen taal vereist, zet beide op de factuur.
• Voeg het belasting- of btw-nummer van de klant toe wanneer dit aanwezig is, en de opmerking btw verlegd waar van toepassing.
• Voor internationale overboekingen geef je IBAN en BIC/SWIFT, en zorg ervoor dat de rekeningnaam overeenkomt met de naam op de factuur.

Als een klant in cryptocurrency wil betalen, gelden dezelfde factuurregels. Het bedrag moet nog steeds een waarde in je rapportagevaluta hebben voor je administratie. De cryptofactuurmaker zet het portemonneeadres, het netwerk en een gedateerde koers op de PDF.

Hoe lang facturen bewaren

Elk land verwacht dat je kopieën bewaart. De perioden verschillen: zes jaar voor btw-administratie in het VK, zes jaar in Canada, vijf jaar in Australië, acht jaar voor facturen in Duitsland, en minstens drie jaar voor de meeste administratie in de VS, langer in sommige gevallen. Bewaar de PDF die je hebt verzonden, niet een versie die je later opnieuw hebt gegenereerd, omdat de kopie die je bewaart moet overeenkomen met die de klant heeft ontvangen.

De gratis factuurmaker heeft velden voor al het bovenstaande: je belastingnummer, het btw-nummer van de klant, een belastingregel met je eigen tarief en een vrije-tekstopmerking voor btw verlegd of vrijstellingsformulering. Kies je beroep uit de factuursjablonen als je voorbeeldrijen wilt om mee te beginnen.

Vragen