Factuur maken als zzp'er: stappenplan met voorbeeld

Het korte antwoord

Een factuur is een verzoek om betaling dat tegelijk als bewijs voor de belastingaangifte van beide partijen dient. Erin staat wie aan wie factureert, waarvoor, hoeveel, wanneer en hoe betaald moet worden. De rest is detail dat afhangt van je land en of je btw in rekening brengt.

Hieronder ga ik door elk onderdeel in de volgorde waarin je het invult, laat dan een volledige factuur zien voor een fictieve klus, en noem de fouten die betaling het vaakst vertragen.

Voordat je factuur maakt, spreek de voorwaarden af

De meeste late betalingen beginnen voordat de factuur bestaat. Als de klant nooit een prijs, een betalingstermijn of wie in hun bedrijf facturen ontvangt heeft bevestigd, belandt je PDF in een algemene inbox en wacht. Voordat het werk begint, zet deze punten op schrift. Een e-mailreactie met "ja, afgesproken" is voor de meeste kleine klussen genoeg:

• De prijs, ofwel een vast bedrag ofwel een tarief en een schatting van uren of dagen.
• Wat in de prijs zit, bijvoorbeeld het aantal revisieronden.
• Wanneer je factureert: vooraf, per mijlpaal, maandelijks of aan het eind.
• De betalingstermijn, bijvoorbeeld 14 dagen na de factuurdatum.
• De naam en e-mailadres van de persoon die facturen verwerkt, en of ze een inkoopordernummer nodig hebben.

Dat laatste punt vangen veel mensen niet. Grotere bedrijven kunnen een factuur vaak niet betalen zonder inkoopordernummer, en het accountantsteam stuurt het terug in plaats van zelf naar het referentienummer te zoeken. Vraag het aan het begin, als iedereen nog enthousiast is.

Stap 1: jouw gegevens

Zet je naam of bedrijfsnaam bovenaan, met een postadres en e-mailadres. Als je als eenmanszaak onder een bedrijfsnaam werkt, verwachten sommige landen dat ook je eigen wettelijke naam erbij staat. Ben je ingeschreven voor btw, vraag je btw-nummer op. Heb je een bedrijfsnummer, voeg dat ook toe.

Houd dit blok op elke factuur identiek. Accountantsteams matchen begunstigden op naam en bankgegevens, en een bedrijfsnaam die van factuur tot factuur verandert kan een nieuwe leverancierscheck triggeren.

Stap 2: de gegevens van de klant

Gebruik de wettelijke bedrijfsnaam van de klant, niet de merknaam die je kent, en hun factuuradres. Voor zakelijke klanten in de EU voeg je hun btw-nummer toe, want sommige facturen hangen ervan af (meer daarover in de belastingstap). Voeg de contactpersoon of afdeling toe als ze die hebben gegeven, en het inkoopordernummer als ze die gebruiken.

Stap 3: het factuurnummer en de datums

Elke factuur heeft een uniek nummer nodig, en de nummers moeten in een ononderbroken reeks lopen (in factuurnummering staat hoe). Belastingdiensten in het VK, de EU en elders verwachten dit, en het voorkomt ook dat de klant dezelfde factuur twee keer betaalt of er een mist. Kies een format en hou het aan:

• Een eenvoudige teller: 001, 002, 003.
• Jaar plus teller: 2026-001, 2026-002. Dit reset elk jaar en sorteert nog steeds goed.
• Een voorvoegsel: INV-0042. Prima, zolang je een nummer nooit opnieuw gebruikt.

Als je een fout maakt op een factuur die je al hebt verstuurd, bewerk hem niet en stuur hem opnieuw met hetzelfde nummer. Geef een creditnota uit die hem annuleert, en dan een nieuwe factuur met het volgende nummer. Dat houdt je administratie eerlijk en je reeks intact.

Je hebt dan twee datums nodig. De uitgiftedatum is de dag waarop je hem verstuurt. De vervaldatum is de dag waarop betaling verwacht wordt. Schrijf de vervaldatum als een datum, bijvoorbeeld 19 oktober 2026, en niet alleen als "netto 14". Een datum is moeilijker verkeerd uit te leggen. Als het werk over een ander moment liep, voeg dan ook een regel toe, bijvoorbeeld "Werkperiode: september 2026". Sommige landen vereisen de leveringsdatum als die afwijkt van de uitgiftedatum.

Stap 4: de factuurregel

Dit is het onderdeel waar mensen overheen gaan. Elke regel moet iemand die niet in het project zat kunnen begrijpen wat ze betalen. De persoon die je factuur goedkeurt is vaak een administratief medewerker, niet de art director die je aannam.

Een goede regel heeft een omschrijving, een hoeveelheid, een eenheid (uren, dagen, items of een vast bedrag) en een prijs. Vergelijk deze twee:

• "Designwerk, 2.400,00"
• "Huisstijl: logo, kleurenpalet en typografie, zoals aangeboden in offerte Q-2026-009 (vast bedrag), 2.400,00"

De tweede beantwoordt de vragen voordat ze gesteld worden. Verwijzing naar je offertenummer laat de klant het tegen wat ze goedkeurden checken, wat de snelste route naar "goedgekeurd, betaald" is.

Factureer extra's op aparte regels. Als de offerte twee revisieronden bevatte en de klant vroeg om een derde, toon die apart met de uren. Een enkel groter getal zonder uitsplitsing nodigt uit tot navraag, en navraag zet de betalingsklok opnieuw.

Stap 5: belasting

Er zijn drie veel voorkomende situaties, en je factuur ziet er in elk geval anders uit:

1. Je bent niet ingeschreven voor btw. Je berekent geen belasting en toont geen belastingregel. In sommige landen moet je een zin toevoegen waarom, bijvoorbeeld onder de kleineondernemersregeling.
2. Je bent ingeschreven en de klant zit in je land. Je voegt belasting tegen het juiste tarief op een aparte regel toe, en toont je registratienummer.
3. Je bent ingeschreven en de klant is een bedrijf in een ander land. Vaak berekent jij geen belasting en rekent de klant die zelf af onder btw verlegd. De factuur heeft meestal een opmerking daarover nodig, en beide btw-nummers.

De details verschillen veel per land, dus schreef ik een apart artikel over wat op een factuur in de VS, VK, EU, Canada en Australie hoort. Ben je onzeker welk geval je bent, vraag het eenmalig aan een accountant. Het is een eenmalige vraag en het antwoord geldt voor elke factuur daarna.

Stap 6: totalen en valuta

Toon het subtotaal voor belasting, het belastingbedrag en het totaal verschuldigd. Vermeld de valuta naast het totaal, ook al lijkt het voor de hand liggend. "$" betekent verschillende dingen voor klanten in de VS, Canada en Australie. Gebruik de drielettercode als er twijfel is: USD, CAD, AUD, EUR, GBP.

Factureer in de valuta die je afsprak. Als je een bedrag in euro's met een klant in de VS afsprak, staat de factuur in euro's, en het is nuttig te zeggen wie de bankkosten betaalt. "Betaal alles, alle bankkosten voor rekening van de verzender" is een normale regel op internationale facturen.

Stap 7: hoe je betaald wilt worden en de voorwaarden

Geef de klant alles wat nodig is om te betalen zonder terug te schrijven:

• Bankgegevens: rekeninghouder, IBAN en BIC/SWIFT voor internationale transfers, of rekeningnummer en routeringnummer, of sorteercode en rekeningnummer in het VK.
• Een betalingslink als je kaarten of een service als PayPal of Wise accepteert.
• De referentie die je op de overboeking wilt. Vraag om het factuurnummer, zodat je de betaling kunt matchen als die aankomt.
• De betalingstermijn in een zin: "Betaling verschuldigd binnen 14 dagen, uiterlijk 19 oktober 2026."

Als je een late fee of rente berekent, zeg dat hier en zeg hoeveel. Een late fee die voor het eerst op een herinnering verschijnt is moeilijk af te dwingen en voelt als een verrassing voor de klant. Mijn artikel over betalingstermijnen behandelt wat normaal is.

Een uitgewerkt voorbeeld

Hier is een volledige factuur voor een fictieve klus. Alex is een freelance designer in het VK, ingeschreven voor btw, die een koffiebranderij factureert voor een huisstijl en verpakkingsetiketten. Alle namen en nummers zijn verzonnen.

FACTUUR 2026-014

Van:       Alex Marin Design
          12 Example Street, Bristol BS1 0AA, United Kingdom
          [email protected]
          Btw-nr. GB 000 0000 00

Factureren aan: Harbor Coffee Roasters Ltd
          Accounts payable, 4 Quay Road, Leeds LS1 0AA
          Inkoopordernummer: HC-7781

Uitgiftedatum:  5 oktober 2026
Vervaldatum:    19 oktober 2026 (14 dagen)
Werkperiode:    september 2026
Jouw ref:       Offerte Q-2026-009

Omschrijving                                        Hoeveelheid Eenheidsprijs Bedrag
Huisstijl: logo, kleurenpalet, typografie              1         2.400,00    2.400,00
  (vast bedrag, zoals aangeboden)
Verpakkingsetiketten, 250 g zak, per koffie            3           350,00    1.050,00
Derde revisieronde (twee waren inbegrepen), uren       3            60,00      180,00

                                              Subtotaal               3.630,00
                                              Btw 20%                   726,00
                                              Totaal verschuldigd GBP 4.356,00

Betaal per overboeking aan Alex Marin Design
Sorteercode 00-00-00, rekeningnummer 00000000
Referentie: 2026-014
Late betalingen kunnen wettelijke rente opleveren onder de Late Payment of
Commercial Debts (Interest) Act 1998.

Een paar dingen om op te merken. Het inkoopordernummer van de klant staat erin, zodat de administratie het kan matchen. Het offertenummer staat erin, zodat de goedkeurder de prijs kan checken. De extra revisieronde heeft zijn eigen regel met de uren. De vervaldatum is een datum. De betalingsreferentie is het factuurnummer. Niets erop zou tot een reactie met een vraag moeten leiden.

Je kunt hetzelfde in de gratis factuurgenerator bouwen en als PDF downloaden. Het draait in je browser en heeft geen account nodig.

Het versturen

Verstuur de factuur als PDF, niet als bewerkbaar document. Geef het bestand een naam die in iemands downloadmap logisch is, bijvoorbeeld "Alex-Marin-Design-Factuur-2026-014.pdf".

Stuur het naar de persoon die facturen verwerkt, en cc je projectcontact. Zet het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum in de e-mailbody, zodat niemand de bijlage hoeft te openen om te weten wat het is. Hou het bericht kort:

Onderwerp: Factuur 2026-014, Harbor Coffee huisstijl, GBP 4.356,00

Hi Priya,

Hierbij factuur 2026-014 voor het huisstijl- en labelwerk
(inkoopordernummer HC-7781). Het totaal is GBP 4.356,00, verschuldigd op 19 oktober 2026.

Bankgegevens staan op de factuur. Laat me weten als iets ontbreekt.

Dank,
Alex

Verstuur het als het werk is goedgekeurd, niet twee weken later. Hoe langer de tussenruimte, hoe meer het werk als oud nieuws voelt voor de klant, en hoe verder je vervaldatum opschuift.

Fouten die betaling vertragen

Dit zijn de meest voorkomende:

• Geen inkoopordernummer, terwijl de klant die gebruikt. De factuur gaat terug naar jou.
• Verkeerde juridische entiteit. De merknaam factureren, of het moederbedrijf in plaats van de dochtermaatschappij die je aannam.
• Vage regels zoals "designservices". De goedkeurder moet de projectleider vragen wat het was.
• Een vervaldatum geschreven alleen als "netto 30" zonder datum, wat sommige teams tellen vanaf de dag waarop ze het ontvingen.
• Bankgegevens ontbreken of zijn verouderd, of een nieuw account zonder uitleg, wat voor een voorzichtig accountantsteam als fraude leest.
• Een verzonden factuur bewerken en opnieuw versturen onder hetzelfde nummer. Nu zijn er twee verschillende documenten met een nummer.
• Naar de verkeerde persoon sturen en nooit checken of het aankomt.

Als een vervaldatum toch voorbijgaat, werkt een korte, beleefde herinnering verzonden de volgende werkdag beter dan een maand wachten en er een boze sturen. Ik schreef hoe je een onbetaalde factuur opvolgt met e-mailsjablonen, en er is een betalingsherinneringsgenerator als je een concept wilt om mee te beginnen.

Vragen