Betalingstermijn factuur: wat is wettelijk toegestaan

Het korte antwoord

Betalingstermijnen bepalen wanneer een factuur betaald moet zijn en wat er gebeurt als dat niet gebeurt. Voor het meeste freelancewerk is 14 dagen vanaf de factuurdatum een redelijke standaard voor kleine klanten, 30 dagen is normaal voor grotere bedrijven, en een aanbetaling voor het werk begint is normaal voor elk project dat langer dan een paar dagen duurt. Zet de betalingstermijn eerst in de offerte of het contract, en herhaal die op elke factuur met een concrete vervaldatum.

De gangbare termijnen uitgelegd

"Net" betekent hier gewoon het volledige factuurbedrag. Het getal telt kalenderdagen vanaf de factuurdatum, tenzij je voorwaarden iets anders zeggen. Als je wilt dat de teller begint bij oplevering of wanneer de klant de factuur ontvangt, schrijf dat uit, want mensen zullen de versie aannemen die hun uitkomt.

Welke termijn je kiest

Korter is niet altijd beter. Een termijn die het accountantsteam van de klant niet kan halen, zorgt niet dat je sneller betaald krijgt; het zorgt voor een achterstallige factuur en een ongemakkelijk gesprek. Vraag de klant hoe hun betalingsschema werkt voordat je akkoord gaat. Veel bedrijven betalen leveranciers eenmaal of tweemaal per maand op vaste dagen, en een factuur die een betaalrun mist, wacht op de volgende.

Wat ik zou gebruiken:

• Particulieren en zeer kleine bedrijven: 7 tot 14 dagen, of betaling bij oplevering voor kleine klussen.
• Kleine en middelgrote bedrijven: 14 tot 30 dagen.
• Grote bedrijven: 30 dagen als je dat kunt krijgen, en verwacht dat hun standaardtermijnen langer zijn. Spreek de termijn schriftelijk af voordat het project begint, want hun inkoopsysteem zal anders zijn standaard toepassen.
• Nieuwe klanten waar je niets van weet: een aanbetaling, en kortere termijnen voor het restant.
• Abonnementen: factuur aan het begin van elke maand, verschuldigd binnen 7 tot 14 dagen, voor het werk van die maand.

Wat je ook kiest, schrijf de werkelijke datum op de factuur: "Vervaldatum 19 oktober 2026 (14 dagen)". Een datum laat niets voor interpretatie over.

Aanbetaling, mijlpalen en abonnementen

Voor alles wat langer duurt dan een week of twee, wachten tot het einde om alles in één keer in te factureren, legt al het risico bij jou. Drie manieren om het risico te delen:

Een aanbetaling wordt betaald voordat het werk begint, meestal 25 tot 50% van de offerte. Het bewijst dat de klant serieus is, betaalt voor je tijd als het project voortijdig wordt geannuleerd, en filtert klanten eruit die toch nooit zouden betalen. Schrijf in de offerte of het terugbetaalbaar is. Factureer de aanbetaling als een aparte factuur met een eigen nummer (zie de gids over de aanbetalingsfactuur), en verwijs ernaar op de eindafrekening: "Totaal 4.950,00, minus aanbetaling (factuur 2026-011) 1.485,00, saldo verschuldigd 3.465,00".

Mijlpaalbilling verdeelt het project in fasen, elk met een betaling: bijvoorbeeld 30% om te beginnen, 40% bij goedkeuring van het eerste concept, 30% bij eindoplevering. Koppel elke mijlpaal aan iets wat beide partijen kunnen zien gebeuren, zoals "goedkeuring van de concepten", niet "halverwege".

Een abonnement is een vast maandelijks bedrag voor een afgesproken hoeveelheid tijd of een vaste reeks taken, vooruit betaald. Het past bij doorlopend werk. Schrijf op wat er gebeurt met ongebruikte uren (de meeste abonnementen rollen ze niet over) en hoe extra uren worden gefactureerd.

Vroegtijdige betalingskortingen

"2/10 Net 30" biedt een korting voor snelle betaling. In theorie versnelt het de betaling. In de praktijk negeren kleine klanten het vaak en grote klanten nemen de korting soms zelfs als ze te laat betalen, wat betekent dat je dan achter een 2% verschil aan gaat. Als je het wilt proberen, zorg ervoor dat je factuur beide bedragen en beide datums toont, zodat er geen discussie is over welke van toepassing is.

Voor de meeste freelancers doet een duidelijke vervaldatum en een herinnering op tijd meer dan een korting.

Late fees en rente

Je kunt alleen een late fee of rente berekenen als de klant daar mee akkoord is gegaan, of als de wet je dat recht geeft ongeacht wat was afgesproken. Zeg het in beide gevallen op de offerte, in het contract en op de factuur. Een fee die voor het eerst in een herinnering verschijnt, is moeilijk af te dwingen en schaadt de relatie.

Wat de wet zegt op sommige plaatsen:

• Verenigd Koninkrijk. Voor zakelijke schulden stelt de Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 je in staat om wettelijke rente te vorderen van 8% per jaar boven de basisrente van de Bank of England, plus vaste compensatie per factuur: £40 voor schulden onder £1.000, £70 voor £1.000 tot £9.999,99, en £100 voor £10.000 of meer. Dit geldt tenzij je contract zijn eigen substantiële regeling stelt. Een Commercial Payments Bill, die in oktober 2026 nog door het Parlement gaat, zou betalingstermijnen op 60 dagen begrenzen en deze rente verplicht maken; GOV.UK zal zeggen wanneer het van kracht wordt.
• Europese Unie. De Richtlijn Betalingsachterstand (2011/7/EU) geeft bedrijven het recht op rente van minstens 8 procentpunten boven de referentierente van de Europese Centrale Bank, plus minstens €40 compensatie voor incassokosten. Waar geen betalingstermijn was afgesproken, loopt de rente over het algemeen vanaf 30 dagen nadat de klant de factuur ontvangt. Elk land schrijft dit in zijn eigen wet; Duitsland stelt de rente voor zakelijke schulden bijvoorbeeld op 9 punten boven zijn basisrente.
• Verenigde Staten. Er is geen federale regel voor late fees tussen bedrijven. Het is een kwestie van contract en staatsrecht, en veel staten stellen rentelimieten. Een paar plaatsen hebben freelancer-betalingswetten: New York City, New York State, Illinois en Californië vereisen een schriftelijk contract boven een bepaald bedrag (van $250 in Californië tot $800 in New York) en, waar geen betalingsdatum is afgesproken, betaling binnen 30 dagen na voltooiing van het werk. Controleer de regels voor je staat en die van de klant.
• Canada en Australië. Late rente tussen bedrijven hangt af van je contract en van provinciaal of staatsrecht. Schrijf de rente in je voorwaarden.

Zelfs waar je het recht hebt, denk na of je het wilt gebruiken. Wettelijke rente toevoegen aan de eerste achterstallige factuur van een langdurige klant kan een goede relatie beëindigen over een klein bedrag. Het is een tool voor klanten die herhaaldelijk te laat betalen of niet meer reageren. Veel freelancers vermelden het op de factuur en vorderen het alleen als een schuld voorbij 30 dagen gaat. De rentecalculator voor late betaling berekent het bedrag voor het VK, de EU, Duitsland of je eigen contractrente.

Formulering die je kunt kopiëren

Kort, specifiek, en hetzelfde overal waar de klant het ziet:

Betalingstermijn: 14 dagen vanaf de factuurdatum. Deze factuur is
vervallen op 19 oktober 2026.

Betaal alstublieft per bankoverschrijving met het factuurnummer als
referentie. Alle bankkosten zijn voor rekening van de verzender.

Te late betaling: achterstallige facturen lopen rente op van [rente]
per maand [of: wettelijke rente onder de Late Payment of Commercial
Debts (Interest) Act 1998], vanaf de vervaldatum tot betaling.

Voor een project met aanbetaling:

Betalingsschema: 40% aanbetaling verschuldigd voordat het werk
beginnen (gefactureerd bij aanvaarding van deze offerte), 60% saldo
verschuldigd 14 dagen na eindoplevering. Het werk begint zodra de
aanbetaling is ontvangen.

Vervang de gehaakte delen door je eigen cijfers. Als je contractuele rente gebruikt in plaats van wettelijke, houd de rente redelijk en controleer dat deze binnen een wettelijke limiet valt waar jij of de klant zich bevinden.

Zorg dat de termijnen standhouden

Termijnen werken alleen als ze vooraf zijn afgesproken en elke keer op dezelfde manier worden toegepast:

1. Zet ze in de offerte en het contract, en vraag om schriftelijke aanvaarding.
2. Herhaal ze op elke factuur, met een werkelijke vervaldatum.
3. Stuur de factuur de dag dat het werk of de mijlpaal wordt aanvaard.
4. Stuur een vriendelijke herinnering een paar dagen voor de vervaldatum voor grotere bedragen, en een ferme op de dag nadat deze voorbij is.
5. Pauzeer het werk aan onbetaalde projecten zodra een factuur ernstig achterstallig is, en zeg dat schriftelijk voordat je dat doet.

De generator voor betalingsherinneringen stelt de herinnering voor elk stadium op. In mijn gids over een onbetaalde factuur opvolgen staat de volledige volgorde met sjablonen. Wil je je voorwaarden in een contract vastleggen, dan staat de betalingsclausule in de contractchecklists, samen met de andere clausules die een freelancecontract nodig heeft.

Vragen