Projectbudget bijhouden tegenover gewerkte uren

De korte versie

Zet de projectprijs om in uren door deze te delen door je uurtarief. Schrijf op welke uren je besteedt, elke dag dat je aan het project werkt. Eens per week vergelijk je twee getallen: het aandeel van de uren dat je hebt gebruikt, en het aandeel van het werk dat werkelijk klaar is. Als het eerste getal meer dan ongeveer tien punten hoger ligt dan het tweede, loop je tegen het budget aan, en nu is het moment om de klant te waarschuwen, niet aan het einde.

Dat is de hele methode. De rest van deze gids laat zien hoe je elk stap doet zonder dat het een tweede baan wordt.

Stap 1: zet het budget om in uren

Cliënten denken in geld. Jij raakt tijd kwijt. Dus zet de prijs om in de eenheid die je werkelijk besteedt.

Budget in uren = projectprijs (exclusief btw en kosten die je doorberekent) gedeeld door je uurtarief.

Een project van 4.800,00 tegen 80,00 per uur is een budget van 60 uur. Als je het werk als vast bedrag hebt geprijsd zonder uurtarief eronder, gebruik je het tarief dat je wilt verdienen; de dagtarief calculator berekent dat tarief uit je gewenste inkomen, en de uurtarief calculator doet het uit een salaris dat je wilt evenaren.

Houd een reserve aan. Ik hou 10 tot 15% van de uren buiten het plan voor dingen die altijd gebeuren: een extra telefoontje, een bestand in het verkeerde formaat, een feedbackronde die in drie e-mails aankomt. Op een budget van 60 uur is dat ongeveer 8 uur, wat 52 uur overblijft om het werk mee in te plannen.

Stap 2: verdeel de uren over de fasen

Break het project op in de fasen die je hebt geciteerd en geef elk ervan zijn aandeel van de uren. Voor een klein huisstijlproject:

Dit is dezelfde indeling die je had moeten gebruiken om het werk te prijzen. Als je dat niet hebt gedaan, laat de gids hoe je een freelanceproject prijst zien hoe je het opbouwt, en de gids voor offertesjablonen laat zien hoe je de fasen voor de klant neerzet.

Stap 3: log de uren, ruw maar elke dag

Je hoeft geen timer de hele dag aan te hebben. Je hebt een getal per dag nodig dat eerlijk is tot op een half uur nauwkeurig. Een notitie aan het einde van de dag werkt: datum, project, fase, uren. Een spreadsheet werkt. Wat niet werkt is vrijdag een week uren uit je geheugen reconstrueren, want de uren die je vergeet zijn de kleine, en de kleine zijn de lek.

Log ook de onglorieuze tijd: telefoontjes, e-mails, bestanden exporteren, de briefing herlezen. Op mijn eigen 3D-projecten was het verschil tussen de uren die ik dacht te hebben besteed en de uren die ik logde altijd in die categorie.

Stap 4: vergelijk besteed tegen klaar, eens per week

Dit is het onderdeel dat mensen overslaan. Bestede uren zeggen op zichzelf niets. 30 uren gebruikt van de 60 is prima als de helft van het werk klaar is en een probleem als een derde klaar is.

Elke week schrijf je op:

• Procent besteed: gebruikte uren gedeeld door het budget in uren.
• Procent klaar: je eerlijke schatting van hoeveel van het werk af is. Gebruik de fasen: als concepten zijn goedgekeurd en revisies halfweg zijn, kun je het uit de fase-uren berekenen.
• Verbruikssnelheid: uren gebruikt per week.
• Geprojecteerd totaal: gebruikte uren gedeeld door procent klaar. Als je 44 uren hebt gebruikt en 60% van het werk is klaar, zal het project naar verwachting ongeveer 73 uren kosten.

Een uitgewerkt voorbeeld voor het project van 60 uur hierboven:

In week 1 is het verschil drie punten en niemand hoeft zich zorgen te maken. In week 2 is het verschil tien punten en de projectie zegt 75 uur tegen een budget van 60. Dat is de week om te kijken waarom. In dit voorbeeld was het de conceptfase: de klant vroeg om een vierde richting die nooit in de offerte stond, en ik zei ja op een telefoontje zonder het op te schrijven.

De projectie is ruw. Het gaat ervan uit dat de rest van het werk in hetzelfde tempo gaat als het eerste deel, wat zelden het geval is. Het is nog steeds veel beter dan aan het einde erachter te komen.

Wanneer je de klant moet waarschuwen

Vertel de klant zodra je twee dingen weet: het budget wordt overschreden, en waarom. Niet wanneer je 100% bereikt.

Er zijn maar twee eerlijke redenen, en ze leiden tot verschillende gesprekken:

1. De scope is groter geworden. Extra concepten, een extra formaat, een derde revisieronde. Dat is een wijzigingsverzoek, en de klant betaalt ervoor. Breng het ter sprake op het moment dat het wordt gevraagd, bij voorkeur voordat je het werk doet.
2. Je hebt onderschat. Het werk in de offerte duurt langer dan je had gepland. Dat is je kosten, op een vast project. Neem het voor je rekening, maak het werk af, en pas je schatting voor volgende keer aan.

De twee door elkaar halen is hoe freelancers klanten verliezen. Stuur geen rekening voor je eigen onderschatting vermomd als scope creep.

Een kort waarschuwingsmailtje voor het eerste geval:

Onderwerp: Budgetcheck huisstijlproject

Hoi Anna,

Even een update voordat we verder gaan. De offerte dekte drie
conceptrichtingen en twee revisieronden. We zitten nu op een vierde
richting, wat daar buiten valt.

De vierde richting is ongeveer 8 uur werk, dus 640,00 tegen het
projecttarief. Ik kan het als wijziging aan de offerte toevoegen, of
we laten het vallen en kiezen uit de drie die we hebben. Beide is
fijn voor mij.

Kun je me laten weten wat je voorkeur is voordat ik ermee doorga?

Dank je,
Alex

Wijzigingsverzoeken

Elke wijziging van de scope moet schriftelijk vastgelegd worden met een prijs en een tijdsimpact, ook een kleine. Het hoeft geen nieuw contract; een kort mailtje waarop de klant akkoord gaat is voor de meeste werk genoeg. Houd op het project een lijst bij van elke wijziging, de uren en of deze is goedgekeurd. Aan het einde voeg je de goedgekeurde wijzigingen als aparte regels aan de definitieve factuur toe, en niemand is verrast.

Als je jezelf op elk project dezelfde wijzigingsverzoeken ziet schrijven, is de scope in je offertes te vaag. Een opdrachtomschrijving met deliverables, revisieronden en uitzonderingen duidelijk uitgewerkt voorkomt de meeste ervan voordat ze beginnen.

Na het project

Vergelijk de definitieve uren met het plan, fase voor fase, en schrijf op waar het verschil zat. Na vijf of zes projecten zie je een patroon: voor mij was het altijd revisies en overdracht, nooit het creatieve werk. Zet dat in je volgende offerte, en het budgettracking wordt elke keer rustiger.

Vragen