Hoe bepaal je je tarief voor een freelance project

De korte versie

Begin met een ondergrens: het dagtarief dat je nodig hebt om je inkomsten, bedrijfskosten en belasting te dekken, verdiend alleen op de dagen die een klant werkelijk betaalt. Schat het project vervolgens in dagen, taak voor taak, voeg een buffer toe voor wijzigingen en onbekenden, en vermenigvuldig. Pas naar boven aan voor spoed, gebruiksrechten en de waarde van het werk voor de klant. Prijs nooit onder je ondergrens om een klus binnen te halen, tenzij je van tevoren hebt besloten waarom het de moeite waard is.

Stap 1: bepaal je ondergrens dagtarief

De meest voorkomende prijsfout is het gewenste salaris delen door 260 werkdagen. (Als je jezelf vergelijkt met een baan, begint de freelance uurtarief calculator met het salaris.) Niemand declareert 260 dagen per jaar. Je neemt vakantie, je wordt ziek, en een groot deel van je werktijd gaat naar dingen waarvoor niemand betaalt: offertes maken, administratie, facturering, klanten zoeken, leren en gaten tussen projecten.

De berekening die standhoudend is, ziet er zo uit:

1. Bepaal het jaarinkomen dat je wilt hebben voor inkomstenbelasting.
2. Tel je jaarlijkse bedrijfskosten op: software, hardware, verzekering, boekhouder, werkplek, reizen.
3. Als je wilt dat het resultaat ook belasting en sociale premies dekt, verhoog het inkomen daarvoor.
4. Bereken de dagen waarop je beschikbaar bent: werkdagen minus vakantie, feestdagen en ziekdagen.
5. Vermenigvuldig met het aandeel van die dagen dat uiteindelijk wordt gedeclareerd. Voor veel freelancers ligt dit ergens tussen de helft en driekwart. Gebruik je eigen getallen als je een jaar aan gegevens hebt.
6. Deel de jaarlijkse opbrengst die je nodig hebt door de declarabele dagen.

Een uitgewerkt voorbeeld met willekeurige getallen:

Die 511 is de ondergrens, niet de prijs. Eronder maakt elke dag die je werkt het jaar slechter. De dagtarief calculator doet deze berekening voor je met je eigen getallen, inclusief belasting als je dat wilt.

Vergelijk het resultaat met de markt. Als je ondergrens veel hoger ligt dan wat klanten in je vakgebied betalen, zijn de kosten te hoog, het declarabel aandeel te laag, of richt je je op de verkeerde klanten. Als het veel lager ligt, heb je ruimte om meer te rekenen en zou je dat moeten doen.

Stap 2: schat het project in dagen

Klanten kopen zelden dagen. Ze kopen een resultaat: een huisstijl, een set productafbeeldingen, een website. Maar je moet nog steeds weten hoeveel dagen het je kost, want dat is wat het je kost.

Verdeel de klus in taken die je je kunt voorstellen uit te voeren, en schat elk ervan in:

• Briefing en research.
• Eerste concepten of schetsen.
• Elke wijzigingsronde, apart.
• Eindproductie, export en levering.
• Projectmanagement: gesprekken, e-mails, bestandsverwerking. Mensen vergeten dit. Bij kleine projecten met praatgrage klanten kan dit een vijfde van de tijd zijn.

Schat in halve dagen, niet in uren. Schattingen op uurniveau zien er nauwkeurig uit en zijn meestal op dezelfde manier fout: te laag. Als een taak voelt als "een paar uur", schrijf je een halve dag.

Als je soortgelijk werk eerder hebt gedaan, kijk dan naar wat het werkelijk kostte, niet wat je ervan herinnert. Tijdregistratie gedurende een paar maanden, zelfs ruw, is het beste prijsinstrument dat een freelancer heeft.

Stap 3: voeg een buffer toe en prijs het risico in

Elk project heeft onbekenden: trage feedback, een bestand in het verkeerde formaat, een belanghebbende die in ronde twee opduikt. Een buffer betaalt daarvoor zodat je niet over elk ervan hoeft te discussiëren.

Een eenvoudige aanpak is een percentage bovenop de schatting, groter wanneer de briefing vaag is of de klant nieuw is:

• Een duidelijke briefing van een klant die je kent: 10 tot 15%.
• Een redelijke briefing van een nieuwe klant: 20 tot 25%.
• Een losse briefing, veel belanghebbenden, of een soort werk dat je niet eerder hebt gedaan: 30% of meer, of splits de klus en offerteer alleen het eerste deel.

Voortgaande op het voorbeeld: 7 dagen taken plus een buffer van 20% is 8,4 dagen. Bij een ondergrens van 511 per dag is dat ongeveer 4.300. Dat is de laagste vaste prijs die geen geld verliest op de tijd.

Stap 4: pas aan voor waarde, spoed en rechten

De ondergrens vertelt je wat de klus je kost. De prijs kan hoger zijn, en vaak ook:

• Spoed. Een deadline die betekent dat je 's avonds werkt of andere klanten verplaatst, is een spoedtoeslag waard, meestal 25 tot 50%. Noem het een spoedtarief.
• Gebruik en licenties. Een logo voor een lokaal café en een productafbeelding voor een nationale reclamecampagne kunnen dezelfde tijd kosten. De tweede is veel meer waard voor de klant, en in veel creatieve vakgebieden weerspiegelt de prijs hoe en waar het werk wordt gebruikt. Zet het gebruik in de offerte.
• De grootte en budget van de klant. Grote bedrijven verwachten grotere getallen en zijn argwanend over goedkope offertes.
• Wat je zou afslaan. Als deze klus een betere blokkeert, prijs dat in of zeg nee.

Gee geen korting op de ondergrens alleen omdat de klant dat vraagt. Als het budget lager is, snij dan de scope in: minder afbeeldingen, één wijzigingsronde in plaats van twee, een kleiner eindproduct. Een lagere prijs voor hetzelfde werk leert de klant dat je eerste getal niet echt was.

Uurtarief, dagtarief of vaste prijs?

Vaste prijzen zijn waar een ervaren freelancer meer verdient, omdat je het voordeel van snelheid behoudt. Ze werken alleen als de scope is uitgeschreven, inclusief wat niet inbegrepen is en hoeveel wijzigingsrondes er zijn, en als elke wijzigingsaanvraag een prijs krijgt voordat je eraan begint.

Uur- en dagtarieven zijn veiliger wanneer je het einde van de klus niet kunt zien, zolang je uren tegen het budget bijhoudt. Veel freelancers gebruiken beide: een vaste prijs voor het gedefinieerde deel en een dagtarief voor alles wat later wordt toegevoegd, vermeld in de offerte.

Presenteer de prijs

Hoe je het getal verzendt, verandert hoe het overkomt:

• Stuur een offerte, geen getal in een chatbericht. Een offerte met een scope, een uitsluitingslijn, een tijdlijn en een geldig-tot-datum ziet er als een professioneel aanbod uit. Een naakt getal nodigt uit tot onderhandelen. De offerte template gids behandelt wat erin moet.
• Bied opties aan wanneer het budget onduidelijk is: bijvoorbeeld een kleinere versie en een volledige, elk met zijn eigen scope. De klant kiest de scope in plaats van over de prijs te discussiëren.
• Toon het werk, niet de uren. Bij een vaste prijs, vermeld deliverables, niet "38 uur à 73".
• Vraag een aanbetaling voor alles wat langer dan een paar dagen duurt. Het bevestigt de klus en beschermt je tijd.

Verhoog je tarieven

Freelancers verhogen tarieven te zelden. Een paar praktische regels:

• Herbereken je ondergrens eenmaal per jaar, als je de werkelijke kosten en declarabele dagen van vorig jaar kent.
• Nieuwe klanten krijgen meteen het nieuwe tarief.
• Bestaande klanten krijgen bericht, een maand of twee, schriftelijk, en het nieuwe tarief geldt voor nieuw werk.
• Als je maanden volboekt bent, ben je waarschijnlijk te goedkoop.

Als een klant vertrekt vanwege een eerlijke tariefverhoging, is de tijd die je terugkrijgt de tijd die je nodig hebt om er een te vinden die het betaalt. Mijn gids over hoe je freelance klanten vindt gaat over dat onderdeel.

Een snelle checklist voordat je een prijs verzendt

1. Ligt de prijs op of boven mijn ondergrens dagtarief maal de geschatte dagen?
2. Heb ik elke taak apart geschat, inclusief wijzigingen en projectmanagement?
3. Heb ik een buffer toegevoegd die past bij hoe duidelijk de briefing is?
4. Zegt de offerte wat inbegrepen is, wat niet, en hoeveel wijzigingsrondes?
5. Zegt het hoe het werk kan worden gebruikt?
6. Is er een aanbetaling en een geldig-tot-datum?

Als alle zes ja zijn, verstuur het en verontschuldig je niet voor het getal.

Vragen