Pro forma factuur: wat het is en wanneer je het gebruikt

Het korte antwoord

Een pro forma factuur is een voorlopige factuur. Het ziet eruit als een factuur en laat zien wat de klant betaalt, maar het is geen betalingsverzoek in boekhoudkundige zin en geen btw-factuur. Je verstuurt het voordat het werk begint of de betaling binnenkomt, meestal zodat de klant de uitgave kan goedkeuren, vooruit kan betalen of papierwerk kan regelen. Als het werk klaar is of de betaling aankomt, geef je een echte factuur met een echt factuurnummer uit.

Wat "pro forma" betekent

Het Latijn betekent "ter zake van de vorm". In de praktijk is het een document dat zegt: zo ziet de factuur eruit. De bedragen, de btw en de betalingsgegevens staan er allemaal in. Wat ontbreekt is de juridische status.

De Nederlandse belastingdienst behandelt een pro forma als volgt: het is normaal gesproken geen boekhoudkundig document en hoort niet in de boeken van het bedrijf dat het uitgeeft of ontvangt. Het moet duidelijk als pro forma worden aangeduid en bij voorkeur gemarkeerd met "Dit is geen btw-factuur". Het creëert geen belastingmoment, dus de klant kan de btw er niet op terugvorderen en jij bent geen btw verschuldigd op grond ervan. Controleer voordat je hierop vertrouwt hoe je eigen belastingdienst ermee omgaat.

Pro forma, offerte of factuur

Mensen verwarren deze, en een klant vraagt soms om een pro forma als ze een offerte bedoelen.

Het verschil tussen een offerte en een pro forma is vooral timing. Een offerte komt voordat de klant ja zegt. Een pro forma komt daarna, als de prijs vaststaat en iemand een document nodig heeft dat op een factuur lijkt voordat een echte factuur kan bestaan. Mijn gids over factuur versus offerte versus voorstel gaat dieper in op de andere twee.

Wanneer freelancers er echt een nodig hebben

De meeste freelancers hebben er zelden een nodig. Als een klant erom vraagt, is de reden meestal een van deze:

• Het inkoopsysteem van de klant heeft een document nodig dat op een factuur lijkt voordat het een inkooporder kan aanmaken of een betaling kan goedkeuren.
• De klant betaalt vooruit, en hun financiële afdeling betaalt alleen tegen iets wat een factuur heet. Een pro forma geeft hen dat zonder dat jij een btw-factuur uitgeeft voor werk dat nog niet is gedaan.
• Een subsidie, een financieringsinstantie of een partner wil de kosten in factuurvorm zien voordat geld wordt vrijgegeven.
• De klant is in het buitenland en heeft het document nodig voor interne goedkeuring of valutaregeling.

Voor een aanbetaling heb je een echte keuze. Je kunt een pro forma voor de aanbetaling versturen en de echte factuur uitgeeft zodra deze is betaald. Of je kunt meteen een echte aanbetaalfactuur versturen. Beide zijn gebruikelijk. De gids aanbetaalfactuur legt uit hoe de tweede route werkt, inclusief hoe je de aanbetaling op de eindafrekening toont.

Hoe je er een maakt

Een pro forma heeft dezelfde velden als de factuur die het vooruitloopt, met drie wijzigingen:

1. De titel zegt "Pro forma factuur", op dezelfde plaats en grootte waar "Factuur" zou staan.
2. Het draagt een referentie die niet uit je factuurserie komt: PF-2026-004, niet 2026-004. Een factuurnummer voor een pro forma gebruiken laat later een gat of een duplicaat in je reeks achter.
3. Het zegt wat het niet is. Een regel als "Dit is geen btw-factuur. Een btw-factuur wordt uitgegeven na ontvangst van betaling." sluit aan bij wat gebruikelijk is en verwijdert twijfel voor het boekhoudteam van de klant.

Alles anders blijft: je gegevens, de gegevens van de klant, de omschrijving van het werk, hoeveelheden en tarieven, btw zoals die in rekening wordt gebracht, het totaal, de valuta, de verwachte betaaldatum en je bankgegevens.

Een kort voorbeeld:

PRO FORMA FACTUUR                          Ref: PF-2026-004
Datum: 5 oktober 2026                      Geldig tot: 4 november 2026

Aan: Northwind Studio BV, Voorbeeldstraat 12, Amsterdam

Productvisualisatie, 6 renders (conform offerte Q-2026-018)
  50% aanbetaling                                    1.800,00
Btw 21%                                               378,00
Totaal                                          EUR 2.178,00

Dit is geen btw-factuur. Een btw-factuur wordt uitgegeven na
ontvangst van betaling. Vermeld alstublieft PF-2026-004 als
referentie.

Als de betaling aankomt, geef je de echte factuur uit met het volgende nummer in je reeks, gedateerd op of na de betaaldatum, en verwijs naar de pro forma: "Aanbetaling ontvangen tegen pro forma PF-2026-004". Waar btw van toepassing is, bepaalt de ontvangen betaling meestal het belastingmoment voor dat bedrag, dus controleer de regels van je land voor vooruitbetalingen of vraag je accountant. Houd je factuurnummering schoon door een pro forma nooit een nummer uit de factuurserie te geven.

Pro forma facturen voor verzending van goederen

Buiten freelanceservices komt de term ook voor in verzending. Als goederen zonder verkoop een grens overgaan, bijvoorbeeld monsters, een prototype, een geprint model naar een beurs of goederen ter reparatie, heeft douane nog steeds een waarde nodig. Een pro forma factuur, soms een pro forma commerciële factuur genoemd, geeft hen de omschrijving, hoeveelheid, waarde en herkomst. Als je ooit een fysiek model of een geprint stuk naar een klant in het buitenland verstuurt, vraag de koerier welk document ze nodig hebben; veel hebben hun eigen formulier.

Fouten om te vermijden

• Een pro forma als de echte factuur gebruiken. Als de klant betaalt en je geeft nooit de factuur uit, ontbreken inkomsten in je administratie en mist de klant een geldig document voor hun belastingaangifte.
• Het volgende factuurnummer ervoor gebruiken. De pro forma krijgt zijn eigen referentiereeks.
• Btw op de pro forma in rekening brengen en daarna opnieuw op de factuur. De pro forma geeft een voorbeeld van de btw; alleen de factuur brengt deze in rekening.
• Er een versturen als de klant eigenlijk een offerte wilde. Als de prijs nog niet is afgesproken, stuur een offerte. De offertesjabloon heeft een geldig-tot-datum voor precies dat doel.
• De vervaldatum weglaten. Prijzen en wisselkoersen veranderen. Een "geldig tot" datum beschermt je als de klant het drie maanden laat liggen.

Er snel een maken

Er is geen speciale software nodig. Als je factuurtool je de documenttitel laat wijzigen, gebruik je het met de PF-referentie en de niet-btw-factuur-regel. Zo niet, een tekstverwerker is prima voor iets zo kort. Voor de regels en totalen doet de gratis factuurgenerator de berekeningen en accepteert elke valuta en btw-tarief, en het heeft een notitieveld voor de niet-btw-factuur-regel. Houd de PF-referentie in beide gevallen uit je factuurserie.

Vragen