Hoe factureer je internationale klanten

Het korte antwoord

Spreken de valuta af in de offerte voordat het werk begint. Zet je eigen gegevens en de volledige wettelijke gegevens van de klant op de factuur, inclusief btw-nummers waar die bestaan. Bepaal of je zelf btw berekent of de klant dat doet via btw-verlegd, en vermeld dit op de factuur. Geef bankgegevens die geschikt zijn voor internationale betalingen en zeg wie de transferkosten betaalt.

De juiste valuta kiezen

Je hebt drie mogelijkheden: je eigen valuta, die van de klant, of een derde valuta die beide partijen gebruiken, meestal US dollars of euro's.

Factureren in de valuta van de klant is vaak de voorwaarde om de klus te krijgen. Grote bedrijven kunnen soms niet in iets anders betalen zonder speciale goedkeuring. Als je ermee akkoord gaat, bouw je een kleine marge in het tarief in voor wisselkoersschommelingen en conversiekosten, en quote niet in een valuta die je niet goedkoop kunt ontvangen.

Wat je ook afspreken, zet het in de offerte en het contract: "Alle prijzen in EUR". Een factuur in een valuta die niemand heeft afgesproken, is reden voor de klant om hem terug te sturen.

Wat moet op de factuur staan

De basis is hetzelfde als bij elke factuur: zie mijn lijst met wat op een factuur hoort. Voor een klant in het buitenland controleer je deze punten extra:

• De volledige wettelijke naam van de klant en het geregistreerde adres, niet de merknaam. Het boekhoudteam betaalt de rechtspersoon.
• Het btw-nummer of belastingnummer van de klant, als die dat heeft. In de EU is dit belangrijk voor btw-verlegd.
• Je eigen btw-nummer, als je bent ingeschreven.
• De valuta, geschreven als code naast het totaal: EUR 4.200,00 is duidelijker dan alleen een symbool, omdat meerdere landen $ gebruiken.
• De belastingregel, of een opmerking waarom er geen belasting op staat.
• Betaalgegevens die over grenzen werken: IBAN en BIC/SWIFT, of de gegevens van een multicurrency-rekening in het land van de klant.
• Je factuurnummer als betalingsreferentie. Een goed factuurnummeringsformat houdt het kort genoeg.

Stel de factuur op in een taal die beide partijen lezen. Engels is prima voor het meeste internationale werk. Sommige landen verwachten facturen in hun eigen taal voor lokale belastingdoeleinden, dus als de klant om een vertaling vraagt, vraag je aan het boekhoudteam wat ze precies nodig hebben.

Btw en btw-verlegd

Dit onderdeel maakt mensen nerveus, maar de algemene regel is eenvoudiger dan het lijkt. Voor de meeste diensten aan een zakelijke klant geldt: de plaats van levering is waar de klant is gevestigd. Dus je berekent meestal geen eigen btw; de klant regelt dat in hun land.

• Verenigd Koninkrijk. HMRC's VAT Notice 741A beschrijft de algemene regel voor zakelijke klanten: de dienst wordt geleverd waar de klant hoort. Als dat buiten het VK is, valt de levering buiten het bereik van UK-btw, en je factureert zonder UK-btw.
• Europese Unie. Als je een bedrijf in een ander EU-land voorziet van diensten en btw-verlegd van toepassing is, factureer je zonder btw en de klant verantwoordt dat. De btw-richtlijn (artikel 226) vereist dat op de factuur de woorden "Reverse charge" staan, en je hebt het btw-nummer van de klant nodig. Controleer het in de VIES-service van de EU voordat je factureert.
• Buiten de EU en het VK. Als je in de VS, Canada of Australie bent en een bedrijf in het buitenland factureert, bepalen de regels van je eigen land of je iets berekent. In de VS dragen de meeste freelancediensten geen federale belasting op de factuur. Vraag het aan je belastingkantoor of accountant.

De algemene regel heeft uitzonderingen. Diensten met betrekking tot onroerend goed, toegang tot evenementen en sommige diensten aan particulieren (in plaats van bedrijven) volgen andere regels. Als je klant een persoon is en geen bedrijf, controleer je de regels voordat je factureert, want btw-verlegd geldt meestal niet voor consumenten.

Een typische opmerking onderaan een grensoverschrijdende EU-factuur:

Btw verlegd: btw wordt door de ontvanger verantwoord.
Btw-nummer klant: DE123456789

Facturen in een vreemde valuta met btw erop

Als je toch btw berekent op een factuur in een vreemde valuta, moet het btw-bedrag meestal ook in je nationale valuta worden weergegeven:

• In het VK staat in HMRC's richtlijn voor btw-facturen (Notice 700/21) dat de factuur in elke valuta kan zijn, maar vraagt het totale btw-bedrag in ponden sterling.
• In de EU staat in artikel 230 van de btw-richtlijn dat de factuur in elke valuta kan zijn, zolang de btw ook in de nationale valuta van het lidstaat wordt vermeld.

Je hebt ook een wisselkoers voor die omrekening nodig. HMRC accepteert de UK-marktverkoopkoers op het moment van levering of de eigen gepubliceerde periodieke koersen. EU-landen accepteren over het algemeen de laatste koers van de Europese Centrale Bank of een gepubliceerde verkoopkoers. Kies een methode, noteer de koers en de datum op de factuur, en gebruik dezelfde methode elke keer.

Wisselkoersen en je eigen administratie

Zelfs zonder btw heb je een waarde in je eigen valuta nodig voor je boekhouding en belastingaangifte. Het bedrag dat op je rekening terechtkomt na omrekening zal zelden exact overeenkomen met de factuur. Je accountant wil beide zien: de factuurwaarde tegen de koers op de factuurdatum en wat je werkelijk hebt ontvangen. Het verschil is een wisselkoerswinst of -verlies, geen fout.

Betaald krijgen en bankkosten

Internationale transfers verliezen geld onderweg: de kosten van de verzendende bank, kosten van tussenbankiers, de kosten van de ontvangende bank en de conversiespreid. Bij een SWIFT-transfer bepaalt de verzender wie betaalt met een chargecode:

• OUR: de verzender betaalt alle kosten, en jij krijgt het volledige bedrag.
• SHA: kosten worden gedeeld. De verzender betaalt hun bank, jij betaalt de jouwe en vaak ook tussenbankiers.
• BEN: jij betaalt alles.

De meeste bedrijven kiezen standaard SHA, waardoor een factuur van 3.000 aankomt als 2.962. Zet de regel op de factuur: "Bankkosten zijn voor rekening van de verzender. Stuur alstublieft met chargeoption OUR." Niet elke klant volgt het op, maar het geeft je iets om naar te verwijzen.

Dingen die beter werken dan ruziën over kosten:

• Een multicurrency-rekening met lokale gegevens in het land van de klant, zodat de klant een binnenlandse transfer doet.
• Binnen de SEPA-zone kosten euro-transfers tussen EU-banken meestal hetzelfde als binnenlandse, dus vraag EU-klanten om in euro's per SEPA-transfer te betalen.
• Kaart- of online betalingslinks, als je de kosten van de processor accepteert als bedrijfskosten.
• Crypto, voor de paar klanten die dat liever hebben. De crypto-factuurgenerator zet de munt, het netwerk en het walletadres op de PDF.

Belastingformulieren van Amerikaanse klanten

Amerikaanse bedrijven vragen vaak om een belastingformulier voordat ze voor het eerst betalen. Een Amerikaanse freelancer geeft een W-9. Een freelancer buiten de VS wordt meestal om een W-8BEN gevraagd, wat bevestigt dat je geen Amerikaanse persoon bent. De IRS heeft instructies voor beide op irs.gov. Vul het eenmaal in en bewaar een kopie; de meeste klanten vragen het om de paar jaar opnieuw.

Amerikaanse klanten vullen formulier 1099-NEC in voor Amerikaanse contractanten aan wie ze in een jaar 2.000 dollar of meer betalen, voor betalingen vanaf 2026 (600 dollar daarvoor). Dat verandert hun administratie, niet of je inkomsten belastbaar zijn.

Betalingstermijnen over grenzen

Internationale betalingen duren langer. Een SWIFT-transfer kan enkele werkdagen duren, en een betaalbatch van een klant gebeurt misschien maar eenmaal per maand. Geef termijnen die voor beide ruimte bieden, meestal 14 tot 30 dagen, en schrijf de werkelijke vervaldatum op. Mijn gids over betalingstermijnen behandelt de opties. Als een betaling te laat is, werkt de betalingsherinneringsmail in elke valuta.

Om de valuta, de opmerking over btw-verlegd en je bankgegevens op een pagina te krijgen, gebruik je de gratis factuurgenerator. Die verwerkt elke valuta en elk belastingtarief, inclusief nul met een opmerking.

Vragen