Jak wystawić fakturę dla klienta zagranicznego

Krótka odpowiedź

Ustal walutę w ofercie, zanim zaczniesz pracę. Wpisz na fakturze swoje dane i pełne dane prawne klienta, w tym numery podatkowe, jeśli je macie. Zdecyduj, czy naliczasz własny VAT, czy klient rozliczy go w ramach odwrotnego obciążenia, i zaznacz to na fakturze. Podaj dane bankowe do przelewów zagranicznych i napisz, kto płaci opłaty za przelew.

Wybór waluty

Masz trzy opcje: swoją walutę, walutę klienta albo trzecią, której używają obie strony, zwykle dolara amerykańskiego albo euro.

Faktura w walucie klienta to często cena za zdobycie zlecenia. Duże firmy mogą nie móc płacić w innej walucie bez specjalnej zgody. Jeśli się na to zgadzasz, dolicz do stawki mały zapas na wahania kursu i koszty przewalutowania i nie wyceniaj w walucie, której nie możesz tanio przyjąć.

Cokolwiek ustalisz, wpisz to do oferty i umowy: "Wszystkie ceny w EUR". Faktura w walucie, której nikt nie uzgodnił, to dla klienta powód, żeby ją odesłać.

Co musi zawierać faktura dla klienta zagranicznego

Podstawy są takie same jak na każdej fakturze: zobacz moją listę tego, co musi zawierać faktura. Przy kliencie z zagranicy dodaj albo dokładnie sprawdź:

• Pełną nazwę prawną klienta i adres siedziby, a nie nazwę marki. Jego księgowość płaci konkretnej firmie, a nie marce.
• Numer VAT albo numer podatkowy klienta, jeśli go ma. W UE ma to znaczenie przy odwrotnym obciążeniu.
• Swój numer podatkowy, jeśli jesteś zarejestrowany.
• Walutę jako kod obok sumy: EUR 4200,00 jest jaśniejsze niż sam symbol, bo $ używa kilka krajów.
• Wiersz z VAT albo adnotację, dlaczego podatku nie ma.
• Dane do płatności, które działają między krajami: IBAN i BIC/SWIFT albo dane konta wielowalutowego w kraju klienta.
• Numer faktury jako tytuł przelewu. Dobry format numeracji faktur sprawia, że jest wystarczająco krótki.

Wystawiaj fakturę w języku, który rozumieją obie strony. Przy większości zleceń międzynarodowych wystarczy angielski. Niektóre kraje do celów podatkowych oczekują faktur w swoim języku, więc jeśli klient prosi o tłumaczenie, zapytaj jego księgowość, czego dokładnie potrzebuje.

VAT i odwrotne obciążenie

Ta część najbardziej niepokoi ludzi, a ogólna zasada jest prostsza, niż się wydaje. Przy większości usług dla klienta biznesowego miejscem świadczenia jest kraj, w którym jest klient. Zwykle więc nie naliczasz własnego VAT, a klient rozlicza go u siebie.

• Wielka Brytania. HMRC VAT Notice 741A podaje ogólną zasadę dla klientów biznesowych: usługę świadczy się tam, gdzie klient ma siedzibę. Jeśli jest poza Wielką Brytanią, usługa nie podlega brytyjskiemu VAT i wystawiasz fakturę bez brytyjskiego VAT.
• Unia Europejska. Gdy świadczysz usługę dla firmy z innego kraju UE i stosuje się odwrotne obciążenie, wystawiasz fakturę bez VAT, a podatek rozlicza klient. Dyrektywa VAT (artykuł 226) wymaga na fakturze adnotacji "odwrotne obciążenie" i potrzebujesz numeru VAT klienta. Przed wystawieniem faktury sprawdź go w unijnym systemie VIES.
• Poza UE i Wielką Brytanią. Jeśli działasz w USA, Kanadzie albo Australii i wystawiasz fakturę firmie za granicą, to zasady twojego kraju decydują, czy coś naliczasz. W USA na fakturach za większość usług freelancerskich nie ma podatku federalnego. Sprawdź to w swoim urzędzie skarbowym albo u księgowego.

Ogólna zasada ma wyjątki. Usługi związane z nieruchomościami, wstęp na wydarzenia i część usług dla osób prywatnych (a nie firm) podlegają innym przepisom. Jeśli twoim klientem jest osoba prywatna, sprawdź zasady przed wystawieniem faktury, bo odwrotne obciążenie zwykle nie dotyczy konsumentów.

Typowa adnotacja na dole faktury dla klienta z innego kraju UE:

Odwrotne obciążenie: VAT rozlicza nabywca.
Numer VAT nabywcy: DE123456789

Faktury w obcej walucie z VAT

Jeśli naliczasz VAT na fakturze w obcej walucie, kwotę podatku zwykle trzeba podać także w walucie krajowej:

• W Wielkiej Brytanii wytyczne HMRC o fakturach VAT (Notice 700/21) pozwalają wystawić fakturę w dowolnej walucie, ale łączną kwotę VAT trzeba podać w funtach.
• W UE artykuł 230 dyrektywy VAT pozwala wystawić fakturę w dowolnej walucie, pod warunkiem że VAT jest podany także w walucie krajowej danego państwa.

Do przeliczenia potrzebujesz kursu. HMRC akceptuje rynkowy kurs sprzedaży w Wielkiej Brytanii z momentu powstania obowiązku podatkowego albo swoje publikowane kursy okresowe. Kraje UE zwykle akceptują ostatni kurs Europejskiego Banku Centralnego albo opublikowany kurs sprzedaży. Wybierz jedną metodę, wpisz kurs i jego datę na fakturze i stosuj ją za każdym razem.

Kursy wymiany i twoje własne rejestry

Nawet bez VAT potrzebujesz wartości w swojej walucie do księgowości i zeznania podatkowego. Kwota, która po przewalutowaniu trafi na twoje konto, rzadko zgadza się co do grosza z fakturą. Księgowy będzie chciał widzieć obie: wartość faktury po kursie z jej daty i to, co faktycznie wpłynęło. Różnica to różnica kursowa, a nie błąd.

Otrzymanie płatności i opłaty bankowe

Przelewy zagraniczne gubią pieniądze po drodze: opłata banku nadawcy, opłaty banków pośredniczących, opłata banku odbiorcy i spread przy przewalutowaniu. Przy przelewie SWIFT nadawca wybiera, kto płaci, za pomocą opcji kosztowej:

• OUR: nadawca płaci wszystkie opłaty, a ty dostajesz pełną kwotę.
• SHA: koszty dzielone. Nadawca płaci swojemu bankowi, ty swojemu, a często także pośrednikom.
• BEN: ty płacisz wszystko.

Większość firm domyślnie wybiera SHA i dlatego faktura na 3000 przychodzi jako 2962. Wpisz zasadę na fakturze: "Opłaty bankowe ponosi nadawca. Prosimy o przelew z opcją kosztową OUR." Nie każdy klient się zastosuje, ale masz na co się powołać.

Co pomaga bardziej niż spieranie się o opłaty:

• Konto wielowalutowe z lokalnymi danymi w kraju klienta, żeby klient mógł zrobić przelew krajowy.
• W strefie SEPA przelewy w euro między bankami w UE zwykle kosztują tyle co krajowe, więc proś klientów z UE o zapłatę w euro przelewem SEPA.
• Karty albo linki do płatności online, jeśli traktujesz prowizję operatora płatności jako koszt prowadzenia firmy.
• Kryptowaluty, dla tych nielicznych klientów, którzy wolą tak płacić. Generator faktur w kryptowalutach umieszcza na PDF monetę, sieć i adres portfela.

Formularze podatkowe od klientów z USA

Firmy z USA często proszą o formularz podatkowy przed pierwszą płatnością. Freelancer z USA składa W-9. Freelancera spoza USA zwykle proszą o W-8BEN, który potwierdza, że nie jesteś osobą amerykańską (U.S. person). Instrukcje do obu formularzy są na irs.gov. Wypełnij go raz i zachowaj kopię, bo większość klientów prosi o niego ponownie co kilka lat.

Klienci z USA wystawiają formularz 1099-NEC wykonawcom z USA, którym płacą 2000 dolarów lub więcej rocznie, dla płatności od 2026 roku (wcześniej 600 dolarów). To zmienia ich papierologię, a nie to, czy twój dochód podlega opodatkowaniu.

Terminy płatności przy klientach z zagranicy

Przelewy zagraniczne idą dłużej. Przelew SWIFT może trwać kilka dni roboczych, a klient może robić przelewy tylko raz w miesiącu. Ustal termin, który uwzględnia jedno i drugie, zwykle od 14 do 30 dni, i wpisz konkretną datę płatności. Możliwe warianty opisuję w poradniku o terminach płatności faktur. Jeśli płatność się spóźnia, mail z przypomnieniem o płatności działa w każdej walucie.

Żeby zmieścić walutę, adnotację o odwrotnym obciążeniu i dane bankowe na jednej stronie, użyj darmowego generatora faktur. Obsługuje każdą walutę i każdą stawkę podatku, także zero z adnotacją.

Pytania