Come fatturare a un cliente estero da partita IVA

La risposta breve

Accorda la valuta nel preventivo prima di iniziare il lavoro. Metti i tuoi dati e i dati legali completi del cliente sulla fattura, inclusi i numeri fiscali dove esistono. Stabilisci se addebiti la tua IVA o se il cliente la gestisce con l'inversione contabile, e indicalo sulla fattura. Fornisci coordinate bancarie che funzionano per i trasferimenti internazionali e specifica chi paga le commissioni di trasferimento.

Scegliere la valuta

Hai tre opzioni: la tua valuta, quella del cliente, oppure una terza valuta che usate entrambi, di solito il dollaro USA o l'euro.

Fatturare nella valuta del cliente è spesso il prezzo per ottenere il lavoro. Le grandi aziende potrebbero non essere in grado di pagare in nient'altro senza un'approvazione speciale. Se accetti, aggiungi un piccolo margine al tariffario per il movimento dei cambi e i costi di conversione, e non quotare in una valuta che non puoi ricevere facilmente.

Qualunque cosa tu concordi, scrivila nel preventivo e nel contratto: "Tutti i prezzi in EUR". Una fattura in una valuta che nessuno ha concordato è un motivo per cui il cliente te la rimanda indietro.

Cosa deve contenere la fattura

I dati di base sono gli stessi di qualsiasi fattura: vedi la mia lista di cosa mettere su una fattura. Per un cliente all'estero, aggiungi o verifica questi elementi:

• La ragione sociale completa e l'indirizzo registrato del cliente, non il nome del marchio. Il suo ufficio contabilità paga l'entità legale.
• La partita IVA o il numero fiscale del cliente se ne ha uno. Nell'UE questo è importante per l'inversione contabile.
• Il tuo numero fiscale, se sei registrato.
• La valuta, scritta come codice accanto al totale: EUR 4.200,00 è più chiaro di un simbolo isolato, poiché diversi paesi usano $.
• La riga fiscale, o una nota che spiega perché non c'è tassa.
• Dati di pagamento che funzionano oltre i confini: IBAN e BIC/SWIFT, oppure i dati di un conto multivaluta nel paese del cliente.
• Il tuo numero di fattura come riferimento di pagamento. Un buon formato di numerazione delle fatture la mantiene abbastanza breve.

Scrivi la fattura in una lingua che entrambi leggete. L'inglese va bene per la maggior parte del lavoro internazionale. Alcuni paesi si aspettano fatture nella loro lingua per scopi fiscali locali, quindi se il cliente chiede una traduzione, chiedi al suo ufficio contabilità esattamente di cosa ha bisogno.

IVA e inversione contabile

Questa è la parte che preoccupa le persone, e la regola generale è più semplice di quanto sembri. Per la maggior parte dei servizi forniti a un cliente commerciale, il luogo di fornitura è dove si trova il cliente. Quindi di solito non aggiungi la tua IVA; il cliente la gestisce nel suo paese.

• Regno Unito. L'HMRC VAT Notice 741A stabilisce la regola generale per i clienti commerciali: il servizio è fornito dove appartiene il cliente. Se è fuori dal Regno Unito, la fornitura è fuori dall'ambito dell'IVA del Regno Unito, e fatturi senza IVA del Regno Unito.
• Unione Europea. Quando fornisci un'azienda in un altro paese dell'UE e si applica l'inversione contabile, fatturi senza IVA e il cliente la gestisce. La Direttiva IVA (Articolo 226) richiede che la fattura contenga le parole "Inversione contabile", e avrai bisogno della partita IVA del cliente. Verificala nel servizio VIES dell'UE prima di fatturare.
• Fuori dall'UE e dal Regno Unito. Se sei negli USA, in Canada o in Australia e fatturi un'azienda all'estero, le regole del tuo paese decidono se addebiti qualcosa. Negli USA, la maggior parte dei servizi freelance non hanno tasse federali sulla fattura. Controlla con il tuo ufficio fiscale o il tuo commercialista.

La regola generale ha eccezioni. I servizi relativi a terreni e edifici, l'ammissione a eventi e alcuni servizi a privati (piuttosto che ad aziende) seguono regole diverse. Se il tuo cliente è una persona e non un'azienda, verifica le regole prima di fatturare, perché l'inversione contabile di solito non si applica ai consumatori.

Una nota tipica in fondo a una fattura transfrontaliera dell'UE:

Inversione contabile: IVA da versare da parte del destinatario.
Partita IVA cliente: DE123456789

Fatture in valuta estera con IVA

Se addebiti l'IVA su una fattura in valuta estera, l'importo fiscale di solito deve essere mostrato anche nella tua valuta nazionale:

• Nel Regno Unito, la guida dell'HMRC sulle fatture IVA (Notice 700/21) consente la fattura in qualsiasi valuta ma chiede l'IVA totale in sterline.
• Nell'UE, l'Articolo 230 della Direttiva IVA consente che la fattura sia in qualsiasi valuta, purché l'IVA sia anche indicata nella valuta nazionale dello stato membro.

Hai anche bisogno di un tasso di cambio per quella conversione. L'HMRC accetta il tasso di vendita del mercato del Regno Unito al momento della fornitura o i suoi tassi di periodo pubblicati. I paesi dell'UE generalmente accettano il tasso più recente della Banca Centrale Europea o un tasso di vendita pubblicato. Scegli un metodo, annota il tasso e la sua data sulla fattura, e usa lo stesso metodo ogni volta.

Tassi di cambio e i tuoi registri

Anche senza IVA, hai bisogno di un valore nella tua valuta per la contabilità e la dichiarazione fiscale. L'importo che arriva sul tuo conto dopo la conversione raramente corrisponderà esattamente alla fattura. Il tuo commercialista vorrà vedere entrambi: il valore della fattura al tasso della data della fattura, e quello che hai effettivamente ricevuto. La differenza è un guadagno o una perdita di cambio, non un errore.

Ricevere il pagamento e commissioni bancarie

I trasferimenti internazionali perdono denaro lungo il percorso: la commissione della banca mittente, le commissioni delle banche intermediarie, la commissione della banca ricevente e lo spread di conversione. Su un trasferimento SWIFT il mittente sceglie chi paga con un codice di addebito:

• OUR: il mittente paga tutte le commissioni, e tu ricevi l'importo completo.
• SHA: le commissioni sono condivise. Il mittente paga la sua banca, tu paghi la tua e spesso qualsiasi intermediaria.
• BEN: paghi tutto tu.

La maggior parte delle aziende usa SHA per impostazione predefinita, ed è così che una fattura di 3.000 arriva come 2.962. Scrivi la regola sulla fattura: "Le commissioni bancarie sono a carico del mittente. Invia con opzione di addebito OUR." Non tutti i clienti la seguiranno, ma ti dà qualcosa a cui fare riferimento.

Cose che aiutano più che discutere di commissioni:

• Un conto multivaluta con dati locali nel paese del cliente, così il cliente effettua un trasferimento domestico.
• All'interno della zona SEPA, i trasferimenti in euro tra banche dell'UE generalmente costano lo stesso di quelli domestici, quindi chiedi ai clienti dell'UE di pagare in euro tramite trasferimento SEPA.
• Pagamento con carta o link di pagamento online, se accetti la commissione del processore come costo di gestione.
• Criptovalute, per i pochi clienti che le preferiscono. Il generatore di fatture in criptovalute mette la moneta, la rete e l'indirizzo del portafoglio sul PDF.

Moduli fiscali dai clienti USA

Le aziende USA spesso chiedono un modulo fiscale prima del primo pagamento. Un freelancer USA fornisce un W-9. Un freelancer fuori dagli USA di solito viene chiesto un W-8BEN, che conferma che non sei una persona USA. L'IRS ha istruzioni per entrambi su irs.gov. Compilalo una volta e conserva una copia; la maggior parte dei clienti lo chiede di nuovo ogni pochi anni.

I clienti USA compilano il Modulo 1099-NEC per gli appaltatori USA a cui pagano 2.000 dollari o più in un anno, per i pagamenti effettuati dal 2026 (600 dollari prima). Questo cambia la loro documentazione, non se il tuo reddito è tassabile.

Termini di pagamento oltre i confini

I pagamenti internazionali richiedono più tempo. Un trasferimento SWIFT può richiedere alcuni giorni lavorativi, e la sessione di pagamento di un cliente potrebbe avvenire solo una volta al mese. Dai termini che consentono entrambi, di solito 14-30 giorni, e scrivi la data di scadenza effettiva. La mia guida sui termini di pagamento delle fatture copre le opzioni. Se un pagamento è in ritardo, l'email di promemoria di pagamento funziona in qualsiasi valuta.

Per mettere la valuta, la nota di inversione contabile e i tuoi dati bancari su una pagina, usa il generatore di fatture gratuito. Gestisce qualsiasi valuta e qualsiasi aliquota fiscale, incluso zero con una nota.

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