Rechnung ins Ausland schreiben: Kunden in EU und Drittland

Die kurze Antwort

Einigt euch auf die Währung im Angebot, bevor die Arbeit anfängt. Tragt auf der Rechnung eure Daten und die vollständigen rechtlichen Daten des Kunden ein, einschließlich Steuernummern, falls vorhanden. Klärt, ob ihr selbst die Umsatzsteuer berechnet oder der Kunde sie im Reverse-Charge-Verfahren abführt, und vermerkt das auf der Rechnung. Gebt Bankdaten an, die für internationale Überweisungen funktionieren, und sagt, wer die Gebühren trägt.

Die Währung wählen

Ihr habt drei Möglichkeiten: eure Währung, die Währung des Kunden oder eine dritte, die beide nutzen, meist US-Dollar oder Euro.

Rechnungen in der Währung des Kunden sind oft der Preis für den Auftrag. Große Unternehmen können ohne spezielle Genehmigung möglicherweise nicht in einer anderen Währung zahlen. Wenn ihr euch darauf einigt, kalkuliert einen kleinen Aufschlag für Wechselkursschwankungen und Umrechnungskosten ein und bietet nicht in einer Währung an, die ihr nicht günstig empfangen könnt.

Was ihr auch immer vereinbart, schreibt es ins Angebot und den Vertrag: "Alle Preise in EUR". Eine Rechnung in einer Währung, auf die sich niemand geeinigt hat, ist ein Grund für den Kunden, sie zurückzuschicken.

Was auf die Rechnung gehört

Die Grundlagen sind wie bei jeder Rechnung: siehe meine Liste was auf eine Rechnung gehört. Für einen Kunden im Ausland prüft oder ergänzt ihr diese Punkte:

• Den vollständigen rechtlichen Namen des Kunden und seine Registrieradresse, nicht den Markennamen. Das Buchhaltungsteam zahlt die juristische Person.
• Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Kunden, falls vorhanden. In der EU ist das für das Reverse-Charge-Verfahren wichtig.
• Eure eigene Steuernummer, falls ihr registriert seid.
• Die Währung als Code neben der Summe: EUR 4.200,00 ist klarer als nur ein Symbol, da mehrere Länder $ nutzen.
• Die Steuerlinie oder eine Notiz, die erklärt, warum es keine Steuer gibt.
• Zahlungsdetails, die über Grenzen funktionieren: IBAN und BIC/SWIFT oder die Daten eines Mehrwährungskontos im Land des Kunden.
• Eure Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz. Ein gutes Rechnungsnummerierungssystem hält sie kurz genug.

Schreibt die Rechnung in einer Sprache, die beide Seiten lesen. Englisch ist für die meiste internationale Arbeit in Ordnung. Manche Länder erwarten Rechnungen in ihrer eigenen Sprache für lokale Steuerzwecke. Wenn der Kunde eine Übersetzung verlangt, fragt sein Buchhaltungsteam, was genau es braucht.

Umsatzsteuer und Reverse Charge

Das ist der Teil, der Menschen beunruhigt, und die allgemeine Regel ist einfacher als sie aussieht. Bei den meisten Dienstleistungen an ein Geschäftskundenunternehmen ist der Ort der Leistung dort, wo der Kunde ansässig ist. Ihr berechnet also normalerweise nicht eure eigene Umsatzsteuer; der Kunde kümmert sich darum in seinem Land.

• Vereinigtes Königreich. HMRCs VAT Notice 741A legt die allgemeine Regel für Geschäftskunden fest: die Dienstleistung wird dort erbracht, wo der Kunde ansässig ist. Wenn das außerhalb des Vereinigten Königreichs ist, fällt die Leistung nicht unter die britische Umsatzsteuer und ihr stellt die Rechnung ohne britische Umsatzsteuer aus.
• Europäische Union. Wenn ihr eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land erbringt und das Reverse-Charge-Verfahren anwendbar ist, stellt ihr die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und der Kunde trägt sie ab. Die Mehrwertsteuerrichtlinie (Artikel 226) verlangt, dass die Rechnung die Worte "Reverse Charge" trägt, und ihr braucht die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Prüft sie im VIES-Dienst der EU, bevor ihr die Rechnung ausstellt.
• Außerhalb der EU und des Vereinigten Königreichs. Wenn ihr in den USA, Kanada oder Australien seid und ein Unternehmen im Ausland berechnet, entscheiden die Regeln eures Landes, ob ihr etwas berechnet. In den USA tragen die meisten Freelance-Dienstleistungen keine Bundessteuer auf der Rechnung. Fragt bei eurem Finanzamt oder Buchhalter nach.

Die allgemeine Regel hat Ausnahmen. Dienstleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken und Gebäuden, Veranstaltungszugang und einige Dienstleistungen für Privatpersonen (nicht Unternehmen) folgen anderen Regeln. Wenn euer Kunde eine Person und kein Unternehmen ist, schaut die Regeln nach, bevor ihr die Rechnung ausstellt, denn das Reverse-Charge-Verfahren gilt normalerweise nicht für Verbraucher.

Eine typische Notiz am Ende einer grenzüberschreitenden EU-Rechnung:

Reverse Charge: Umsatzsteuer wird vom Leistungsempfänger geschuldet.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden: DE123456789

Rechnungen in Fremdwährung mit Umsatzsteuer

Wenn ihr Umsatzsteuer auf eine Rechnung in Fremdwährung berechnet, muss der Steuerbetrag normalerweise auch in eurer Landeswährung angegeben werden:

• Im Vereinigten Königreich erlaubt HMRCs Leitfaden zu Umsatzsteuerrechnungen (Notice 700/21) die Rechnung in jeder Währung, verlangt aber die gesamte Umsatzsteuer in Pfund Sterling.
• In der EU erlaubt Artikel 230 der Mehrwertsteuerrichtlinie die Rechnung in jeder Währung, solange die Umsatzsteuer auch in der Landeswährung des Mitgliedstaats angegeben ist.

Ihr braucht auch einen Wechselkurs für diese Umrechnung. HMRC akzeptiert den britischen Marktverkaufskurs zum Zeitpunkt der Leistung oder seine eigenen veröffentlichten Periodensätze. EU-Länder akzeptieren normalerweise den neuesten Kurs der Europäischen Zentralbank oder einen veröffentlichten Verkaufskurs. Wählt eine Methode, notiert den Kurs und sein Datum auf der Rechnung und nutzt jedes Mal die gleiche Methode.

Wechselkurse und eure eigenen Aufzeichnungen

Auch ohne Umsatzsteuer braucht ihr einen Wert in eurer eigenen Währung für eure Buchhaltung und Steuererklärung. Der Betrag, der nach der Umrechnung auf eurem Konto ankommt, wird selten genau mit der Rechnung übereinstimmen. Euer Buchhalter wird beides sehen wollen: den Rechnungswert zum Kurs am Rechnungsdatum und das, was ihr tatsächlich erhalten habt. Der Unterschied ist ein Wechselkursgewinn oder -verlust, kein Fehler.

Bezahlung und Bankgebühren

Internationale Überweisungen verlieren Geld auf dem Weg: die Gebühr der sendenden Bank, Gebühren von Zwischenbanken, die Gebühr der empfangenden Bank und der Umrechnungsspread. Bei einer SWIFT-Überweisung wählt der Absender mit einem Gebührencode, wer zahlt:

• OUR: der Absender zahlt alle Gebühren und ihr bekommt den vollen Betrag.
• SHA: Gebühren werden geteilt. Der Absender zahlt seine Bank, ihr zahlt eure und oft auch Zwischenbanken.
• BEN: ihr zahlt alles.

Die meisten Unternehmen nutzen standardmäßig SHA, weshalb eine 3.000-Euro-Rechnung als 2.962 ankommt. Schreibt die Regel auf die Rechnung: "Bankgebühren gehen zu Lasten des Absenders. Bitte mit Gebührenoption OUR überweisen." Nicht jeder Kunde wird das befolgen, aber es gibt euch etwas, worauf ihr hinweisen könnt.

Das hilft mehr als über Gebühren zu streiten:

• Ein Mehrwährungskonto mit lokalen Daten im Land des Kunden, damit der Kunde eine inländische Überweisung sendet.
• Innerhalb der SEPA-Zone kosten Euro-Überweisungen zwischen EU-Banken normalerweise gleich viel wie inländische, also bittet EU-Kunden, in Euro per SEPA-Überweisung zu zahlen.
• Karten- oder Online-Zahlungslinks, wenn ihr die Gebühr des Anbieters als Geschäftskosten akzeptiert.
• Kryptowährung, für die wenigen Kunden, die es bevorzugen. Der Kryptowährungsrechnungsgenerator trägt die Münze, das Netzwerk und die Wallet-Adresse auf das PDF.

Steuerformulare von US-Kunden

US-Unternehmen verlangen oft ein Steuerformular vor der ersten Zahlung. Ein US-Freelancer gibt ein W-9 ab. Ein Freelancer außerhalb der USA wird normalerweise um ein W-8BEN gebeten, das bestätigt, dass ihr keine US-Person seid. Das IRS hat Anweisungen für beide auf irs.gov. Füllt es einmal aus und behaltet eine Kopie; die meisten Kunden fragen alle paar Jahre erneut.

US-Kunden reichen Formular 1099-NEC für US-Auftragnehmer ein, denen sie im Jahr 2.000 Dollar oder mehr zahlen, für Zahlungen ab 2026 (vorher 600 Dollar). Das ändert ihre Papierkram, nicht ob euer Einkommen steuerpflichtig ist.

Zahlungsbedingungen über Grenzen

Internationale Zahlungen dauern länger. Eine SWIFT-Überweisung kann ein paar Arbeitstage dauern und ein Zahlungslauf des Kunden findet möglicherweise nur einmal im Monat statt. Gebt Bedingungen an, die für beides Zeit lassen, normalerweise 14 bis 30 Tage, und schreibt das tatsächliche Fälligkeitsdatum. Mein Leitfaden zu Zahlungsbedingungen behandelt die Optionen. Wenn eine Zahlung verspätet ist, funktioniert die Zahlungserinnerung in jeder Währung.

Um die Währung, die Reverse-Charge-Notiz und eure Bankdaten auf eine Seite zu bringen, nutzt den kostenlosen Rechnungsgenerator. Er verarbeitet jede Währung und jeden Steuersatz, einschließlich null mit einer Notiz.

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