Comment facturer un client à l'étranger quand on est freelance

Réponse rapide

Convenez de la devise dans le devis avant de commencer le travail. Mettez vos coordonnées et celles du client, avec les numéros de TVA s'ils existent, sur la facture. Déterminez si vous facturez votre propre TVA ou si le client en rend compte en autoliquidation, et précisez-le sur la facture. Donnez des coordonnées bancaires qui fonctionnent pour les virements internationaux et indiquez qui paie les frais de transfert.

Choisir la devise

Vous avez trois options : votre devise, celle du client, ou une tierce devise que vous utilisez tous les deux, généralement le dollar américain ou l'euro.

Facturer dans la devise du client est souvent le prix pour décrocher le contrat. Les grandes entreprises ne peuvent parfois pas payer autrement sans approbation spéciale. Si vous acceptez, intégrez une petite marge au taux pour les mouvements de change et les frais de conversion, et ne facturez pas dans une devise que vous ne pouvez pas recevoir facilement.

Quelle que soit votre entente, écrivez-la dans le devis et le contrat : « Tous les prix en EUR ». Une facture dans une devise non convenue est une raison pour le client de la renvoyer.

Ce que la facture doit contenir

Les bases sont les mêmes que pour toute facture : voir ma liste de ce qu'il faut mettre sur une facture. Pour un client à l'étranger, ajoutez ou vérifiez ceci :

• Le nom légal complet du client et son adresse enregistrée, pas le nom de marque. C'est l'entité légale qui paie.
• Le numéro de TVA ou de fiscalité du client s'il en a un. Dans l'UE, c'est important pour l'autoliquidation.
• Votre propre numéro de TVA, si vous êtes enregistré.
• La devise, écrite en code à côté du total : EUR 4 200,00 est plus clair qu'un simple symbole, car plusieurs pays utilisent $.
• La ligne de TVA, ou une note expliquant pourquoi il n'y a pas de TVA.
• Les coordonnées bancaires qui fonctionnent à l'international : IBAN et BIC/SWIFT, ou les coordonnées d'un compte multi-devises dans le pays du client.
• Votre numéro de facture comme référence de paiement. Un bon format de numérotation le garde assez court.

Rédigez la facture dans une langue que les deux parties lisent. L'anglais convient pour la plupart des travaux internationaux. Certains pays exigent des factures dans leur propre langue à titre local, donc si le client demande une traduction, demandez à son équipe comptable ce dont elle a exactement besoin.

TVA et autoliquidation

C'est la partie qui inquiète, et la règle générale est plus simple qu'il n'y paraît. Pour la plupart des services fournis à un client professionnel, le lieu de fourniture est celui où se trouve le client. Vous n'ajoutez donc généralement pas votre propre TVA ; le client s'en charge dans son pays.

• Royaume-Uni. L'avis TVA 741A de l'HMRC énonce la règle générale pour les clients professionnels : le service est fourni où le client est établi. Si c'est en dehors du Royaume-Uni, la fourniture est en dehors du champ d'application de la TVA britannique, et vous facturez sans TVA britannique.
• Union européenne. Quand vous fournissez une entreprise dans un autre pays de l'UE et que l'autoliquidation s'applique, vous facturez sans TVA et le client en rend compte. La directive TVA (article 226) exige que la facture porte les mots « Autoliquidation », et vous aurez besoin du numéro de TVA du client. Vérifiez-le dans le service VIES de l'UE avant de facturer.
• En dehors de l'UE et du Royaume-Uni. Si vous êtes aux États-Unis, au Canada ou en Australie et que vous facturez une entreprise à l'étranger, les règles de votre pays décident si vous facturez quelque chose. Aux États-Unis, la plupart des services de freelance ne portent pas de taxe fédérale sur la facture. Vérifiez auprès de votre administration fiscale ou de votre comptable.

La règle générale a des exceptions. Les services liés aux terres et bâtiments, l'admission à des événements et certains services aux particuliers (plutôt qu'aux entreprises) suivent d'autres règles. Si votre client est une personne et non une entreprise, vérifiez les règles avant de facturer, car l'autoliquidation ne s'applique généralement pas aux consommateurs.

Note typique au bas d'une facture transfrontalière de l'UE :

Autoliquidation : TVA à déclarer par le destinataire.
Numéro de TVA du client : DE123456789

Factures en devise étrangère avec TVA

Si vous facturez la TVA sur une facture en devise étrangère, le montant de la taxe doit généralement aussi être indiqué dans votre devise nationale :

• Au Royaume-Uni, les conseils de l'HMRC sur les factures TVA (Notice 700/21) permettent la facture dans n'importe quelle devise mais demandent le total de la TVA en livres sterling.
• Dans l'UE, l'article 230 de la directive TVA permet à la facture d'être dans n'importe quelle devise, tant que la TVA est aussi indiquée dans la devise nationale de l'État membre.

Vous avez aussi besoin d'un taux de change pour cette conversion. L'HMRC accepte le taux de vente du marché britannique au moment de la fourniture ou ses propres taux de période publiés. Les pays de l'UE acceptent généralement le dernier taux de la Banque centrale européenne ou un taux de vente publié. Choisissez une méthode, notez le taux et sa date sur la facture, et utilisez la même méthode à chaque fois.

Taux de change et vos propres registres

Même sans TVA, vous avez besoin d'une valeur dans votre propre devise pour votre comptabilité et votre déclaration fiscale. Le montant qui arrive sur votre compte après conversion ne correspondra rarement exactement à la facture. Votre comptable voudra voir les deux : la valeur de la facture au taux de la date de facturation, et ce que vous avez réellement reçu. La différence est un gain ou une perte de change, pas une erreur.

Être payé et frais bancaires

Les virements internationaux perdent de l'argent en route : les frais de la banque émettrice, les frais des banques intermédiaires, les frais de la banque réceptrice et l'écart de conversion. Sur un virement SWIFT, l'émetteur choisit qui paie avec un code de frais :

• OUR : l'émetteur paie tous les frais, et vous recevez le montant complet.
• SHA : les frais sont partagés. L'émetteur paie sa banque, vous payez la vôtre et souvent les intermédiaires.
• BEN : vous payez tout.

La plupart des entreprises optent par défaut pour SHA, ce qui explique pourquoi une facture de 3 000 arrive à 2 962. Écrivez la règle sur la facture : « Les frais bancaires sont à la charge de l'émetteur. Veuillez envoyer avec l'option de frais OUR. » Tous les clients ne la suivront pas, mais cela vous donne quelque chose à pointer du doigt.

Ce qui aide plus que de discuter des frais :

• Un compte multi-devises avec des coordonnées locales dans le pays du client, pour que le client fasse un virement national.
• Dans la zone SEPA, les virements en euros entre banques de l'UE coûtent généralement autant que les virements nationaux, donc demandez aux clients de l'UE de payer en euros par virement SEPA.
• Paiement par carte ou liens de paiement en ligne, si vous acceptez les frais du processeur comme un coût d'exploitation.
• Crypto, pour les rares clients qui le préfèrent. Le générateur de facture crypto met la pièce, le réseau et l'adresse du portefeuille sur le PDF.

Formulaires fiscaux des clients américains

Les entreprises américaines demandent souvent un formulaire fiscal avant le premier paiement. Un freelance américain fournit un W-9. Un freelance en dehors des États-Unis se voit généralement demander un W-8BEN, qui confirme que vous n'êtes pas une personne américaine. L'IRS a des instructions pour les deux sur irs.gov. Remplissez-le une fois et gardez une copie ; la plupart des clients le demandent à nouveau tous les quelques ans.

Les clients américains déposent le formulaire 1099-NEC pour les entrepreneurs américains auxquels ils paient 2 000 dollars ou plus par an, pour les paiements effectués à partir de 2026 (600 dollars avant cela). Cela change leur paperasse, pas si votre revenu est imposable.

Conditions de paiement à l'international

Les paiements internationaux prennent plus de temps. Un virement SWIFT peut prendre quelques jours ouvrables, et le cycle de paiement d'un client ne se fait peut-être qu'une fois par mois. Donnez des conditions qui tiennent compte des deux, généralement 14 à 30 jours, et écrivez la date d'échéance réelle. Mon guide sur les conditions de paiement couvre les options. Si un paiement est en retard, l'email de rappel de paiement fonctionne dans n'importe quelle devise.

Pour mettre la devise, la note d'autoliquidation et vos coordonnées bancaires sur une seule page, utilisez le générateur de facture gratuit. Il gère n'importe quelle devise et n'importe quel taux de TVA, y compris zéro avec une note.

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