Cómo facturar a clientes internacionales siendo autónomo

Respuesta rápida

Acuerda la moneda en el presupuesto antes de empezar cualquier trabajo. Incluye tus datos y los datos legales completos del cliente en la factura, con números de identificación fiscal donde existan. Decide si cargas tu propio IVA o si el cliente lo gestiona mediante inversión del sujeto pasivo, e indícalo en la factura. Proporciona datos bancarios que funcionen para transferencias internacionales e indica quién paga las comisiones de transferencia.

Elegir la moneda

Tienes tres opciones: tu moneda, la del cliente, o una tercera que ambos uséis, normalmente dólares estadounidenses o euros.

Facturar en la moneda del cliente suele ser el precio de conseguir el trabajo. Las grandes empresas pueden no tener capacidad para pagar en otra moneda sin una aprobación especial. Si lo aceptas, añade un pequeño margen en la tarifa para cubrir movimientos de cambio y costes de conversión, y no presupuestes en una moneda que no puedas recibir fácilmente.

Cualquiera que sea lo que acuerdes, inclúyelo en el presupuesto y el contrato: "Todos los precios en EUR". Una factura en una moneda que nadie acordó es motivo para que el cliente te la devuelva.

Qué debe llevar la factura

Lo básico es igual que en cualquier factura: consulta mi lista de qué incluir en una factura. Para un cliente en el extranjero, añade o verifica estos datos:

• El nombre legal completo del cliente y su domicilio registrado, no la marca comercial. El departamento de contabilidad paga a la entidad legal.
• El número de IVA o identificación fiscal del cliente si tiene uno. En la UE es importante para la inversión del sujeto pasivo.
• Tu propio número de identificación fiscal, si estás registrado.
• La moneda, escrita como código junto al total: EUR 4.200,00 es más claro que un símbolo solo, porque varios países usan $.
• La línea de impuestos, o una nota explicando por qué no hay impuestos.
• Datos de pago que funcionen internacionalmente: IBAN y BIC/SWIFT, o los datos de una cuenta multimoneda en el país del cliente.
• Tu número de factura como referencia de pago. Un buen formato de numeración de facturas la mantiene lo bastante corta para caber.

Redacta la factura en un idioma que ambas partes lean. El inglés funciona para la mayoría del trabajo internacional. Algunos países exigen facturas en su propio idioma para fines fiscales locales, así que si el cliente pide una traducción, pregunta a su departamento de contabilidad qué necesita exactamente.

IVA e inversión del sujeto pasivo

Esta es la parte que preocupa, y la regla general es más simple de lo que parece. Para la mayoría de servicios suministrados a un cliente empresarial, el lugar de suministro es donde está ubicado el cliente. Así que normalmente no añades tu propio IVA; el cliente lo gestiona en su país.

• Reino Unido. El aviso de IVA 741A de HMRC establece la regla general para clientes empresariales: el servicio se suministra donde pertenece el cliente. Si es fuera del Reino Unido, el suministro está fuera del alcance del IVA del Reino Unido, y facturas sin IVA del Reino Unido.
• Unión Europea. Cuando suministras a una empresa en otro país de la UE y aplica la inversión del sujeto pasivo, facturas sin IVA y el cliente lo gestiona. La Directiva del IVA (artículo 226) exige que la factura lleve las palabras "Inversión del sujeto pasivo", y necesitarás el número de IVA del cliente. Verifica en el servicio VIES de la UE antes de facturar.
• Fuera de la UE y el Reino Unido. Si estás en Estados Unidos, Canadá o Australia y facturas a una empresa en el extranjero, las normas de tu país deciden si cargas algo. En Estados Unidos, la mayoría de servicios de freelance no llevan impuestos federales en la factura. Consulta con tu administración fiscal o contador.

La regla general tiene excepciones. Los servicios relacionados con bienes inmuebles, entrada a eventos y algunos servicios a personas físicas (no empresas) siguen otras reglas. Si tu cliente es una persona y no una empresa, consulta las normas antes de facturar, porque la inversión del sujeto pasivo normalmente no aplica a consumidores.

Nota típica al pie de una factura transfronteriza de la UE:

Inversión del sujeto pasivo: IVA a ser repercutido por el destinatario.
Número de IVA del cliente: DE123456789

Facturas en moneda extranjera con IVA

Si cargas IVA en una factura en moneda extranjera, el importe del impuesto normalmente debe mostrarse también en tu moneda nacional:

• En el Reino Unido, la orientación de HMRC sobre facturas de IVA (aviso 700/21) permite la factura en cualquier moneda pero pide que el IVA total esté en libras esterlinas.
• En la UE, el artículo 230 de la Directiva del IVA permite que la factura esté en cualquier moneda, siempre que el IVA también conste en la moneda nacional del estado miembro.

También necesitas un tipo de cambio para esa conversión. HMRC acepta el tipo de venta del mercado del Reino Unido en la fecha del suministro o sus propios tipos de período publicados. Los países de la UE generalmente aceptan el último tipo del Banco Central Europeo o un tipo de venta publicado. Elige un método, anota el tipo y su fecha en la factura, y usa el mismo método cada vez.

Tipos de cambio y tus propios registros

Incluso sin IVA, necesitas un valor en tu propia moneda para tu contabilidad y declaración de impuestos. El importe que llega a tu cuenta después de la conversión raramente coincidirá exactamente con la factura. Tu contador querrá ver ambos: el valor de la factura al tipo de la fecha de facturación, y lo que realmente recibiste. La diferencia es una ganancia o pérdida de cambio, no un error.

Recibir pagos y comisiones bancarias

Las transferencias internacionales pierden dinero en el camino: la comisión del banco emisor, comisiones de bancos intermediarios, la comisión del banco receptor y el diferencial de conversión. En una transferencia SWIFT el emisor elige quién paga con un código de comisión:

• OUR: el emisor paga todas las comisiones, y tú recibes el importe completo.
• SHA: las comisiones se comparten. El emisor paga su banco, tú pagas el tuyo y a menudo cualquier intermediario.
• BEN: tú pagas todo.

La mayoría de empresas usan SHA por defecto, que es cómo una factura de 3.000 llega como 2.962. Escribe la regla en la factura: "Las comisiones bancarias corren a cargo del emisor. Por favor envía con opción de comisión OUR." No todos los clientes la seguirán, pero te da algo a lo que señalar.

Cosas que ayudan más que discutir sobre comisiones:

• Una cuenta multimoneda con datos locales en el país del cliente, para que el cliente haga una transferencia doméstica.
• Dentro de la zona SEPA, las transferencias en euros entre bancos de la UE generalmente cuestan lo mismo que las domésticas, así que pide a clientes de la UE que paguen en euros por transferencia SEPA.
• Pago con tarjeta o enlaces de pago en línea, si aceptas la comisión del procesador como coste de negocio.
• Criptomonedas, para los pocos clientes que las prefieren. El generador de facturas en criptomonedas pone la moneda, red y dirección de cartera en el PDF.

Formularios fiscales de clientes estadounidenses

Las empresas estadounidenses a menudo piden un formulario fiscal antes del primer pago. Un freelancer estadounidense proporciona un W-9. Un freelancer fuera de Estados Unidos normalmente recibe una solicitud de W-8BEN, que confirma que no eres una persona estadounidense. El IRS tiene instrucciones para ambos en irs.gov. Rellénalo una vez y guarda una copia; la mayoría de clientes lo piden de nuevo cada pocos años.

Los clientes estadounidenses presentan el formulario 1099-NEC para contratistas estadounidenses a los que pagan 2.000 dólares o más en un año, para pagos realizados a partir de 2026 (600 dólares antes de eso). Eso cambia su papeleo, no si tus ingresos son imponibles.

Condiciones de pago transfronterizas

Los pagos internacionales tardan más. Una transferencia SWIFT puede tardar unos días hábiles, y la ejecución de pagos de un cliente puede ocurrir solo una vez al mes. Establece plazos que permitan ambas cosas, normalmente 14 a 30 días, e indica la fecha de vencimiento real. Mi guía sobre condiciones de pago de facturas cubre las opciones. Si un pago es tardío, el email de recordatorio de pago funciona en cualquier moneda.

Para poner la moneda, la nota de inversión del sujeto pasivo y tus datos bancarios en una página, usa el generador de facturas gratuito. Maneja cualquier moneda y cualquier tipo de impuesto, incluyendo cero con una nota.

Preguntas