Como faturar clientes internacionais como freelancer

A resposta curta

Defina a moeda no orçamento antes de começar qualquer trabalho. Coloque seus dados e os dados legais completos do cliente na fatura, incluindo números de imposto onde existem. Determine se você cobra seu próprio IVA ou se o cliente responde por ele sob autoliquidação, e indique qual na fatura. Forneça dados bancários que funcionem para transferências internacionais e declare quem paga as taxas de transferência.

Escolher a moeda

Você tem três opções: sua moeda, a moeda do cliente ou uma terceira que ambos usam, geralmente dólares americanos ou euros.

Faturar na moeda do cliente é muitas vezes o preço de conseguir o trabalho. Grandes empresas podem não conseguir pagar em nada mais sem uma aprovação especial. Se você concordar, inclua uma pequena margem na taxa para movimento de moeda e custos de conversão, e não faça orçamento em uma moeda que você não tenha como receber barato.

Qualquer que seja o acordo, escreva no orçamento e no contrato: "Todos os preços em EUR". Uma fatura em uma moeda que ninguém concordou é motivo para o cliente devolvê-la.

O que a fatura precisa mostrar

O básico é o mesmo de qualquer fatura: veja minha lista do que colocar em uma fatura. Para um cliente no exterior, adicione ou verifique novamente estes itens:

• O nome legal completo do cliente e endereço registrado, não o nome da marca. O departamento de contas do cliente paga a entidade legal.
• O número de IVA ou imposto do cliente se tiver um. Na UE isso importa para a autoliquidação.
• Seu próprio número de imposto, se você estiver registrado.
• A moeda, escrita como código ao lado do total: EUR 4.200,00 é mais claro do que um símbolo isolado, já que vários países usam $.
• A linha de imposto, ou uma nota explicando por que não há imposto.
• Dados de pagamento que funcionam além das fronteiras: IBAN e BIC/SWIFT, ou os dados de uma conta multmoeda no país do cliente.
• Seu número de fatura como referência de pagamento. Um bom formato de numeração de fatura mantém curto o suficiente para caber.

Escreva a fatura em um idioma que ambos os lados leiam. Inglês é adequado para a maioria do trabalho internacional. Alguns países esperam faturas em seu próprio idioma para fins fiscais locais, então se o cliente pedir uma tradução, pergunte ao departamento de contas dele exatamente o que precisa.

IVA e autoliquidação

Esta é a parte que preocupa as pessoas, e a regra geral é mais simples do que parece. Para a maioria dos serviços fornecidos a um cliente comercial, o local de fornecimento é onde o cliente está baseado. Então você geralmente não adiciona seu próprio IVA; o cliente lida com isso em seu país.

• Reino Unido. O HMRC's VAT Notice 741A estabelece a regra geral para clientes comerciais: o serviço é fornecido onde o cliente pertence. Se isso for fora do Reino Unido, o fornecimento está fora do escopo do IVA do Reino Unido, e você fatura sem IVA do Reino Unido.
• União Europeia. Quando você fornece um negócio em outro país da UE e a autoliquidação se aplica, você fatura sem IVA e o cliente responde por isso. A Diretiva do IVA (Artigo 226) exige que a fatura contenha as palavras "Autoliquidação", e você precisará do número de IVA do cliente. Verifique no serviço VIES da UE antes de faturar.
• Fora da UE e Reino Unido. Se você está nos EUA, Canadá ou Austrália e fatura um negócio no exterior, as regras do seu próprio país decidem se você cobra algo. Nos EUA, a maioria dos serviços freelancer não carrega imposto federal na fatura. Verifique com sua autoridade fiscal ou contador.

A regra geral tem exceções. Serviços relacionados a terras e edifícios, admissão a eventos e alguns serviços a indivíduos privados (em vez de negócios) seguem regras diferentes. Se seu cliente é uma pessoa e não uma empresa, procure as regras antes de faturar, porque a autoliquidação geralmente não se aplica a consumidores.

Uma nota típica na parte inferior de uma fatura transfronteiriça da UE:

Autoliquidação: IVA a ser contabilizado pelo destinatário.
Número de IVA do cliente: DE123456789

Faturas em moeda estrangeira com IVA nelas

Se você cobrar IVA em uma fatura em moeda estrangeira, o valor do imposto geralmente também deve ser mostrado em sua moeda nacional:

• No Reino Unido, a orientação do HMRC sobre faturas de IVA (Notice 700/21) permite a fatura em qualquer moeda, mas pede o IVA total em libras esterlinas.
• Na UE, o Artigo 230 da Diretiva do IVA permite que a fatura seja em qualquer moeda, desde que o IVA também seja declarado na moeda nacional do estado membro.

Você também precisa de uma taxa de câmbio para essa conversão. O HMRC aceita a taxa de venda do mercado do Reino Unido no momento do fornecimento ou suas próprias taxas de período publicadas. Os países da UE geralmente aceitam a taxa mais recente do Banco Central Europeu ou uma taxa de venda publicada. Escolha um método, anote a taxa e sua data na fatura, e use o mesmo método todas as vezes.

Taxas de câmbio e seus próprios registros

Mesmo sem IVA, você precisa de um valor em sua própria moeda para sua contabilidade e declaração de imposto. O valor que chega em sua conta após conversão raramente corresponderá exatamente à fatura. Seu contador vai querer ver ambos: o valor da fatura na taxa da data da fatura, e o que você realmente recebeu. A diferença é um ganho ou perda de moeda, não um erro.

Receber pagamento e taxas bancárias

Transferências internacionais perdem dinheiro no caminho: a taxa do banco remetente, taxas de banco intermediário, a taxa do banco receptor e o spread de conversão. Em uma transferência SWIFT o remetente escolhe quem paga com um código de cobrança:

• OUR: o remetente paga todas as taxas, e você recebe o valor total.
• SHA: as taxas são compartilhadas. O remetente paga seu banco, você paga o seu e muitas vezes qualquer intermediário.
• BEN: você paga tudo.

A maioria das empresas usa SHA como padrão, que é como uma fatura de 3.000 chega como 2.962. Escreva a regra na fatura: "Taxas bancárias são por conta do remetente. Envie com opção de cobrança OUR." Nem todo cliente vai seguir, mas dá a você algo para apontar.

Coisas que ajudam mais do que discutir sobre taxas:

• Uma conta multmoeda com dados locais no país do cliente, para que o cliente envie uma transferência doméstica.
• Dentro da zona SEPA, transferências em euros entre bancos da UE geralmente custam o mesmo que as domésticas, então peça aos clientes da UE para pagar em euros por transferência SEPA.
• Cartão ou links de pagamento online, se você aceitar a taxa do processador como custo de negócio.
• Cripto, para os poucos clientes que preferem. O gerador de fatura cripto coloca a moeda, rede e endereço da carteira no PDF.

Formulários fiscais de clientes dos EUA

Empresas dos EUA frequentemente pedem um formulário fiscal antes do primeiro pagamento. Um freelancer dos EUA fornece um W-9. Um freelancer fora dos EUA geralmente é solicitado a fornecer um W-8BEN, que confirma que você não é uma pessoa dos EUA. O IRS tem instruções para ambos em irs.gov. Preencha uma vez e guarde uma cópia; a maioria dos clientes pede novamente a cada alguns anos.

Clientes dos EUA preenchem o Formulário 1099-NEC para contratados dos EUA que pagam USD 2.000 ou mais em um ano, para pagamentos feitos a partir de 2026 (USD 600 antes disso). Isso muda o trabalho deles, não se sua renda é tributável.

Condições de pagamento além das fronteiras

Pagamentos internacionais levam mais tempo. Uma transferência SWIFT pode levar alguns dias úteis, e uma execução de pagamento do cliente pode acontecer apenas uma vez por mês. Dê prazos que permitam ambos, geralmente 14 a 30 dias, e escreva a data de vencimento real. Meu guia sobre condições de pagamento de fatura cobre as opções. Se um pagamento atrasar, o email de lembrete de pagamento funciona em qualquer moeda.

Para colocar a moeda, a nota de autoliquidação e seus dados bancários em uma página, use o gerador de fatura gratuito. Ele lida com qualquer moeda e qualquer taxa de imposto, incluindo zero com uma nota.

Dúvidas