Modelli di email per il sollecito di pagamento
Un'email di sollecito per una fattura scaduta. Scegli il tono, indica quanti giorni di ritardo, copia il messaggio. La formulazione cambia in base al ritardo, così un primo avviso non legge come una diffida finale.
Tono
Presume che sia sfuggita. Adatto al primo promemoria.
Quanto è in ritardo
Dettagli (facoltativi, riempiono gli spazi)
Buongiorno, Le scrivo per la fattura [numero fattura] di [importo], scaduta il [data di scadenza]. Non ho ancora visto arrivare il pagamento, quindi volevo verificare che sia arrivata alla persona giusta. Se è già stata pagata, la ringrazio. Potrebbe indicarmi la data del pagamento, così da poterlo abbinare? Se sulla fattura c'è qualcosa da correggere, me lo dica e sistemo. Grazie, [Il tuo nome]
Allega la fattura originale quando la invii. Niente di quello che scrivi qui esce da questa pagina.
Prima di inviarla
- Verifica che il pagamento non sia già arrivato. I bonifici possono impiegare alcuni giorni.
- Rispondi sulla stessa conversazione in cui hai inviato la fattura e allega di nuovo il documento.
- Invia l'email a chi gestisce i pagamenti, non solo al tuo contatto di progetto.
- Mantieni il focus sulla fattura. Parla del lavoro solo se il cliente contesta qualcosa.
Domande
Quando devo inviare il primo sollecito?
Un giorno o due dopo la scadenza. All'inizio, la maggior parte dei ritardi dipende da una fattura finita nella casella sbagliata, quindi il primo messaggio dovrebbe partire da questo presupposto e facilitare il pagamento.
Quanti solleciti devo inviare?
Di solito tre: uno cordiale subito dopo la scadenza, uno più deciso circa due settimane dopo in cui chiedi una data di pagamento, e un ultimo avviso con una scadenza quando il ritardo supera il mese. Nel frattempo, se l'importo è significativo, chiama direttamente.
Posso addebitare una penale per ritardo?
Se il tuo contratto o i tuoi termini lo prevedono, e in alcuni paesi la legge consente gli interessi sui pagamenti commerciali in ritardo anche senza clausola specifica. Menziona una penale nel sollecito solo se ne hai diritto e sei disposto a applicarla.
Sono scritti da un'intelligenza artificiale?
No. Sono modelli fissi. Le stesse scelte producono sempre la stessa email, e nulla di quello che digiti viene inviato da nessuna parte.
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