Faire signer un devis ou une proposition en ligne

La réponse courte

Envoyez un PDF avec un prix clair, une seule décision à prendre et une date d'expiration. Placez le champ de signature à côté de la décision, envoyez-le via un outil de signature électronique pour que le client puisse signer dans un navigateur sans compte, et relancez une fois s'il n'est pas signé après quelques jours. Conservez la copie signée et sa piste d'audit avec le projet.

Pour les accords commerciaux ordinaires entre entreprises, une signature électronique simple est généralement acceptée aux États-Unis, au Royaume-Uni et dans l'Union européenne. Il existe des exceptions, détaillées ci-dessous. Ceci est une information générale, non un conseil juridique.

Pourquoi les devis traînent

D'après mes propres projets, les devis qui ont mis le plus longtemps à revenir avaient l'un de ces problèmes :

• Trop d'options. Trois forfaits avec quatre modules complémentaires chacun signifie que le client doit réfléchir, et réfléchir signifie une réunion.
• Le prix n'était pas où il l'attendait, ou il était réparti sur une page de lignes de facture sans total.
• Personne n'était désigné comme signataire. Le contact l'a transmis à un responsable, qui l'a transmis à la finance.
• Pas de date limite. Un devis sans expiration ne donne au client aucune raison de décider cette semaine.
• Signer signifiait imprimer. Tout ce qui nécessite une imprimante est remis à vendredi, puis au vendredi suivant.

Chacun de ces problèmes peut être résolu avant d'envoyer.

Configurer le devis pour qu'il soit signé

Un prix, énoncé clairement

Affichchez le total, ce qu'il comprend et le calendrier de paiement, sur la page où ils signent ou juste avant. Si vous voulez offrir des options, proposez-en deux au maximum, et rendez-en une par défaut. Le générateur de devis vous donne des lignes de facture propres avec un total et une date de validité si votre devis est principalement un prix.

Une date d'expiration

« Ce devis est valable jusqu'au 19 octobre 2026. » Deux semaines est normal. C'est honnête, car votre disponibilité et vos coûts changent, et cela donne au client une raison de décider. S'il revient après expiration, vous le réémettez, au même prix si rien n'a changé.

Les conditions dans le même document

Si le client signe un devis qui dit « conditions à suivre », vous devez maintenant obtenir une deuxième signature. Mettez les conditions de paiement, les révisions, l'annulation et les droits dans le devis, ou joignez le contrat à la même demande de signature. Mon guide sur ce qu'il faut inclure dans un contrat de freelance énumère les clauses. Pour le périmètre, une courte section énoncé des travaux fait l'affaire.

Demandez qui signe avant d'envoyer

Une ligne dans votre dernier email avant le devis : « À qui dois-je adresser le devis pour signature ? » Cela économise une semaine de transmissions. Si deux personnes doivent signer, comme le responsable du projet et quelqu'un de la finance, découvrez l'ordre.

L'envoyer pour signature

Un flux de signature électronique typique ressemble à ceci :

1. Téléchargez le PDF final. Une fois envoyé, le document doit être verrouillé, de sorte que ce que le client signe est exactement ce que vous avez envoyé.
2. Placez les champs : signature, date, nom ou initiales où nécessaire. Ne faites pas remplir au client ce que vous connaissez déjà.
3. Ajoutez les signataires. S'il y en a plus d'un, décidez s'ils signent dans l'ordre (le client signe, puis vous contresignez) ou en parallèle.
4. Envoyez. Chaque signataire reçoit un email avec un lien et signe dans le navigateur, sur un téléphone ou un ordinateur.
5. Tout le monde reçoit le PDF signé par email quand la dernière personne a signé.

Contresigner en dernier est une bonne habitude : vous voyez exactement ce que le client a signé avant de vous engager.

Écrivez un court email de couverture

L'email de signature de l'outil est générique. Envoyez votre propre note courte juste avant : « J'ai envoyé le devis pour les rendus Northwind pour signature. C'est le périmètre et le prix dont nous avons parlé mardi, 4 200 GBP, deux semaines à partir des fichiers CAO. C'est valable jusqu'au 19 octobre. Une fois signé, j'enverrai la facture d'acompte et nous pourrons commencer le 13. » Nommez le prix, le début et ce qui se passe ensuite.

Relancez une fois, puis appelez

S'il n'est pas signé en trois ou quatre jours, une relance. S'il n'est pas signé après une semaine, appelez ou envoyez un message à la personne directement. Le silence signifie généralement que quelque chose dans le devis nécessite une conversation, et un email ne le révélera pas.

À quoi sert la piste d'audit

Un bon outil de signature électronique enregistre, pour chaque signataire, l'adresse email à laquelle le lien a été envoyé, quand il a été envoyé, ouvert et signé, ainsi que l'adresse IP et le navigateur utilisés. Il ajoute généralement ceci comme page de certificat au PDF signé et enregistre un hash (une empreinte) du document pour que tout changement ultérieur puisse être détecté.

Cet enregistrement est ce sur lequel vous vous appuieriez si le client disait plus tard qu'il n'avait jamais accepté. Il montre que la personne ayant accès à cette adresse email a ouvert et signé ce document exact à ce moment. Il ne prouve pas qui tenait le téléphone, c'est pourquoi les niveaux de signature plus élevés ci-dessous existent.

Ce que dit la loi, en termes généraux

• États-Unis. La loi ESIGN (2000) dit qu'une signature ou un contrat ne peut pas être refusé d'effet juridique uniquement parce qu'il est sous forme électronique. La plupart des États ont également adopté la Loi uniforme sur les transactions électroniques. Il existe des exceptions, énumérées dans 15 U.S.C. 7003, notamment les testaments et les fiducies testamentaires, l'adoption, le divorce et autres questions de droit familial, et les documents judiciaires.
• Union européenne. Le Règlement eIDAS (910/2014), Article 25, dit qu'une signature électronique ne peut pas être refusée d'effet juridique ou d'admissibilité en preuve uniquement parce qu'elle est électronique ou parce qu'elle n'est pas une signature électronique qualifiée. eIDAS définit trois niveaux : simple, avancé et qualifié. Seule une signature électronique qualifiée a le même effet juridique qu'une signature manuscrite dans toute l'UE, et elle nécessite une vérification d'identité par un prestataire de services de confiance qualifié. Certains contrats dans certains États membres, souvent les biens immobiliers et certaines questions d'emploi, nécessitent une forme particulière.
• Royaume-Uni. L'article 7 de la Loi de 2000 sur les communications électroniques rend les signatures électroniques admissibles en preuve, et la Commission de droit a conclu en 2019 qu'une signature électronique peut être utilisée pour exécuter un document où le signataire a l'intention de l'authentifier et où les formalités pour ce type de document sont respectées. Les actes ont des exigences supplémentaires, comme le témoignage.

Pour une proposition de freelance ou un accord de service entre entreprises, une signature électronique simple avec une piste d'audit est ce que la plupart des gens utilisent. Pour tout ce qui nécessite un acte, un notaire ou une signature qualifiée, utilisez le processus qui l'exige.

Après signature

Envoyez la facture d'acompte le même jour, avec la référence du devis. Mon guide sur les factures d'acompte couvre la formulation. Puis envoyez un court email de lancement avec les dates et ce dont vous avez besoin du client ; les modèles d'email de lancement de projet en ont quelques-uns à copier. La rapidité ici donne le ton pour tout le travail.

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