Angebot digital unterschreiben lassen, per E-Signatur

Die kurze Antwort

Senden Sie ein PDF mit einem klaren Preis, einer Entscheidung und einem Gültigkeitsdatum. Platzieren Sie das Signaturfeld dort, wo die Entscheidung steht, versenden Sie es über ein E-Signatur-Tool, damit der Kunde es im Browser ohne Konto unterschreiben kann, und folgen Sie nach wenigen Tagen nach, falls es noch nicht unterschrieben wurde. Bewahren Sie die unterschriebene Kopie und deren Audit-Trail mit dem Projekt auf.

Für gewöhnliche Geschäftsverträge zwischen Unternehmen ist eine einfache elektronische Signatur in den USA, Großbritannien und der EU grundsätzlich anerkannt. Es gibt Ausnahmen, die weiter unten behandelt werden. Dies ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

Warum Angebote steckenbleiben

Aus meinen eigenen Projekten brauchten die Angebote, die am längsten zurückkamen, eines dieser Probleme:

• Zu viele Optionen. Drei Pakete mit je vier Add-ons bedeuten, dass der Kunde überlegen muss, und Überlegen bedeutet ein Treffen.
• Der Preis war nicht dort, wo der Kunde ihn erwartet hat, oder er war über eine Seite von Rechnungspositionen verteilt ohne Gesamtsumme.
• Niemand war als Unterzeichner benannt. Der Kontakt leitete es an einen Manager weiter, der es an die Buchhaltung weiterleitete.
• Kein Enddatum. Ein Angebot ohne Gültigkeitsdatum gibt dem Kunden keinen Grund, diese Woche zu entscheiden.
• Unterschreiben bedeutete Ausdrucken. Alles, das einen Drucker braucht, wird bis Freitag aufgeschoben, dann bis nächsten Freitag.

Jedes dieser Probleme lässt sich vor dem Versand beheben.

Das Angebot zum Unterschreiben vorbereiten

Ein Preis, klar angegeben

Zeigen Sie die Gesamtsumme, was sie umfasst, und den Zahlungsplan auf der Seite an, auf der unterschrieben wird, oder direkt davor. Wenn Sie Optionen anbieten möchten, bieten Sie höchstens zwei an und machen Sie eine zur Standardoption. Der Angebots-Generator gibt Ihnen saubere Rechnungspositionen mit einer Gesamtsumme und einem Gültigkeitsdatum, wenn Ihr Angebot hauptsächlich ein Preis ist.

Ein Gültigkeitsdatum

"Dieses Angebot ist gültig bis 19. Oktober 2026." Zwei Wochen sind üblich. Das ist ehrlich, denn Ihre Verfügbarkeit und Ihre Kosten ändern sich, und es gibt dem Kunden einen Grund zu entscheiden. Wenn er nach Ablauf zurückkommt, stellen Sie das Angebot neu aus, zum gleichen Preis, wenn sich nichts geändert hat.

Die Bedingungen im gleichen Dokument

Wenn der Kunde ein Angebot unterschreibt, das "Bedingungen folgen" sagt, müssen Sie jetzt eine zweite Unterschrift einholen. Fügen Sie die Zahlungsbedingungen, Revisionen, Kündigung und Rechte ins Angebot ein, oder hängen Sie den Vertrag an die gleiche Signaturanfrage an. Mein Leitfaden zu was in einen Freelance-Vertrag gehört listet die Klauseln auf. Für den Leistungsumfang reicht ein kurzer Abschnitt zur Leistungsbeschreibung.

Fragen Sie vor dem Versand, wer unterschreibt

Eine Zeile in Ihrer letzten E-Mail vor dem Angebot: "Wer sollte das Angebot zur Unterschrift erhalten?" Das spart eine Woche Weiterleitungen. Wenn zwei Personen unterschreiben müssen, etwa der Projektleiter und jemand aus der Buchhaltung, finden Sie die Reihenfolge heraus.

Versand zur Unterschrift

Ein typischer E-Signatur-Ablauf sieht so aus:

1. Laden Sie das fertige PDF hoch. Sobald es versendet ist, sollte das Dokument gesperrt sein, damit das, was der Kunde unterschreibt, genau das ist, was Sie versendet haben.
2. Platzieren Sie die Felder: Unterschrift, Datum, Name oder Initialen wo nötig. Lassen Sie den Kunden nicht ausfüllen, was Sie bereits wissen.
3. Fügen Sie die Unterzeichner hinzu. Wenn es mehr als einen gibt, entscheiden Sie, ob sie nacheinander unterschreiben (der Kunde unterschreibt, dann Sie) oder parallel.
4. Versenden. Jeder Unterzeichner bekommt eine E-Mail mit einem Link und unterschreibt im Browser, auf einem Handy oder Computer.
5. Alle bekommen das unterschriebene PDF per E-Mail, wenn die letzte Person unterschrieben hat.

Als Letzter gegenzuzeichnen ist eine gute Gewohnheit: Sie sehen genau, was der Kunde unterschrieben hat, bevor Sie sich verpflichten.

Schreiben Sie eine kurze Begleit-E-Mail

Die Signatur-E-Mail vom Tool ist generisch. Senden Sie Ihre eigene kurze Nachricht direkt davor: "Ich habe das Angebot für die Northwind-Renderings zur Unterschrift versendet. Es ist der Umfang und Preis, den wir Dienstag besprochen haben, 4.200 GBP, zwei Wochen ab den CAD-Dateien. Es ist gültig bis 19. Oktober. Sobald es unterschrieben ist, sende ich die Anzahlungsrechnung und wir können am 13. starten." Nennen Sie den Preis, den Start und was danach passiert.

Einmal nachfassen, dann anrufen

Wenn es in drei oder vier Tagen nicht unterschrieben ist, eine Erinnerung. Wenn es nach einer Woche nicht unterschrieben ist, rufen Sie an oder schreiben Sie der Person direkt. Stille bedeutet meist, dass etwas im Angebot ein Gespräch braucht, und eine E-Mail wird das nicht ans Licht bringen.

Wofür der Audit-Trail ist

Ein gutes E-Signatur-Tool zeichnet für jeden Unterzeichner auf: die E-Mail-Adresse, an die der Link versendet wurde, wann er versendet, geöffnet und unterschrieben wurde, und die IP-Adresse und der Browser, der verwendet wurde. Es fügt dies normalerweise als Zertifikatseite zum unterschriebenen PDF hinzu und zeichnet einen Hash (einen Fingerabdruck) des Dokuments auf, damit jede spätere Änderung erkannt werden kann.

Dieser Datensatz ist das, worauf Sie sich stützen würden, wenn der Kunde später sagte, er habe nie zugestimmt. Er zeigt, dass die Person mit Zugriff auf diese E-Mail-Adresse dieses genaue Dokument zu dieser Zeit geöffnet und unterschrieben hat. Er beweist nicht, wer das Handy hielt, weshalb die höheren Signaturebenen unten existieren.

Was das Gesetz allgemein sagt

• Vereinigte Staaten. Der ESIGN Act (2000) sagt, dass eine Unterschrift oder ein Vertrag nicht allein deshalb ohne rechtliche Wirkung sein darf, weil er elektronisch ist. Die meisten Bundesstaaten haben auch das Uniform Electronic Transactions Act angenommen. Es gibt Ausnahmen, aufgelistet in 15 U.S.C. 7003, einschließlich Testamente und testamentarische Trusts, Adoption, Scheidung und andere Familienrechtsfragen sowie Gerichtsdokumente.
• Europäische Union. Die eIDAS-Verordnung (910/2014), Artikel 25, sagt, dass eine elektronische Signatur nicht allein deshalb ohne rechtliche Wirkung oder Beweiskraft sein darf, weil sie elektronisch ist oder weil sie keine qualifizierte elektronische Signatur ist. eIDAS definiert drei Ebenen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Nur eine qualifizierte elektronische Signatur hat in der gesamten EU die gleiche rechtliche Wirkung wie eine handschriftliche, und sie erfordert Identitätsprüfung durch einen qualifizierten Vertrauensdienstanbieter. Einige Verträge in einigen Mitgliedstaaten, oft Immobilien und bestimmte Arbeitsfragen, erfordern eine bestimmte Form.
• Vereinigtes Königreich. Abschnitt 7 des Electronic Communications Act 2000 macht elektronische Signaturen als Beweis zulässig, und die Law Commission kam 2019 zu dem Ergebnis, dass eine elektronische Signatur verwendet werden kann, um ein Dokument auszuführen, wenn der Unterzeichner beabsichtigt, es zu authentifizieren und alle Formalitäten für diese Art von Dokument erfüllt sind. Urkunden haben zusätzliche Anforderungen, wie Beglaubigung.

Für ein Freelance-Angebot oder eine Dienstleistungsvereinbarung zwischen Unternehmen ist eine einfache elektronische Signatur mit Audit-Trail das, was die meisten Leute verwenden. Für alles, das eine Urkunde, einen Notar oder eine qualifizierte Signatur braucht, verwenden Sie den erforderlichen Prozess.

Nach der Unterschrift

Versenden Sie die Anzahlungsrechnung am gleichen Tag mit der Angebots-Referenz. Mein Leitfaden zu Anzahlungsrechnungen behandelt die Formulierung. Dann senden Sie eine kurze Kickoff-E-Mail mit Daten und dem, was Sie vom Kunden brauchen; die Projekt-Kickoff-E-Mail-Vorlagen haben einige zum Kopieren. Geschwindigkeit hier setzt den Ton für den ganzen Job.

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