Como conseguir assinatura numa proposta online

A resposta rápida

Envie um PDF com um preço claro, uma decisão a tomar e uma data de validade. Coloque o campo de assinatura onde fica a decisão, envie por uma ferramenta de assinatura eletrônica para que o cliente possa assinar no navegador sem criar conta, e faça um acompanhamento se não for assinado em alguns dias. Guarde a cópia assinada e sua trilha de auditoria com o projeto.

Para acordos comerciais ordinários entre empresas, uma assinatura eletrônica simples é geralmente aceita nos EUA, Reino Unido e União Europeia. Há exceções, cobertas abaixo. Isto é informação geral, não aconselhamento jurídico.

Por que propostas travam

Pelos meus próprios projetos, as propostas que demoraram mais para voltar tinham um destes problemas:

• Muitas opções. Três pacotes com quatro complementos cada significa que o cliente precisa pensar, e pensar significa uma reunião.
• O preço não estava onde esperavam, ou estava dividido em uma página de itens sem total.
• Ninguém foi nomeado como a pessoa que assina. O contato repassou para um gerente, que repassou para finanças.
• Sem data de término. Uma proposta sem validade não dá ao cliente razão para decidir esta semana.
• Assinar significava imprimir. Qualquer coisa que precise de impressora fica para sexta, depois para a sexta seguinte.

Cada um destes é corrigível antes de enviar.

Configure a proposta para ser assinada

Um preço, declarado claramente

Mostre o total, o que inclui e o cronograma de pagamento, na página onde assinam ou logo antes. Se quiser oferecer opções, ofereça no máximo duas, e deixe uma como padrão. O gerador de orçamento oferece itens limpos com um total e uma data de validade se sua proposta é principalmente um preço.

Uma data de validade

"Este orçamento é válido até 19 de outubro de 2026." Duas semanas é normal. É honesto, porque sua disponibilidade e seus custos mudam, e dá ao cliente razão para decidir. Se voltarem depois que expirar, você reemite, pelo mesmo preço se nada mudou.

Os termos no mesmo documento

Se o cliente assina uma proposta que diz "termos a seguir", agora você precisa obter uma segunda assinatura. Coloque as condições de pagamento, revisões, cancelamento e direitos na proposta, ou anexe o contrato ao mesmo pedido de assinatura. Meu guia sobre o que incluir em um contrato freelancer lista as cláusulas. Para o escopo, uma seção curta de escopo do trabalho funciona.

Pergunte quem assina antes de enviar

Uma linha no seu último email antes da proposta: "Para quem devo endereçar a proposta para assinatura?" Economiza uma semana de repassos. Se duas pessoas precisam assinar, como o líder do projeto e alguém de finanças, descubra a ordem.

Enviando para assinatura

Um fluxo típico de assinatura eletrônica se parece com isto:

1. Carregue o PDF final. Uma vez enviado, o documento deve ser bloqueado, para que o que o cliente assina seja exatamente o que você enviou.
2. Coloque os campos: assinatura, data, nome ou iniciais onde necessário. Não faça o cliente preencher o que você já sabe.
3. Adicione os signatários. Se houver mais de um, decida se assinam em ordem (o cliente assina, depois você contrassina) ou em paralelo.
4. Envie. Cada signatário recebe um email com um link e assina no navegador, no celular ou no computador.
5. Todos recebem o PDF assinado por email quando a última pessoa assinou.

Contrassinar por último é um bom hábito: você vê exatamente o que o cliente assinou antes de se comprometer.

Escreva um email de cobertura curto

O email de assinatura da ferramenta é genérico. Envie sua própria nota curta logo antes: "Enviei a proposta para os renders da Northwind para assinatura. É o escopo e preço que discutimos na terça, 4.200 GBP, duas semanas a partir dos arquivos CAD. É válida até 19 de outubro. Assim que assinada envio a fatura de sinal e podemos começar no dia 13." Nomeie o preço, o início e o que acontece depois.

Acompanhe uma vez, depois ligue

Se não for assinado em três ou quatro dias, um lembrete. Se não for assinado depois de uma semana, ligue ou mensagem a pessoa diretamente. Silêncio geralmente significa algo na proposta precisa de uma conversa, e um email não vai trazer à tona.

Para que serve a trilha de auditoria

Uma boa ferramenta de assinatura eletrônica registra, para cada signatário, o endereço de email para o qual o link foi enviado, quando foi enviado, aberto e assinado, e o endereço IP e navegador usado. Geralmente adiciona isto como uma página de certificado ao PDF assinado, e registra um hash (uma impressão digital) do documento para que qualquer mudança posterior possa ser detectada.

Esse registro é no que você confiaria se o cliente depois dissesse que nunca concordou. Mostra que a pessoa com acesso a esse endereço de email abriu e assinou esse documento exato naquele momento. Não prova quem estava segurando o telefone, por isso os níveis de assinatura mais altos abaixo existem.

O que a lei diz, em termos gerais

• Estados Unidos. A Lei ESIGN (2000) diz que uma assinatura ou contrato não pode ser negado efeito legal apenas porque está em forma eletrônica. A maioria dos estados também adotou a Lei Uniforme de Transações Eletrônicas. Há exceções, listadas em 15 U.S.C. 7003, incluindo testamentos e trusts testamentários, adoção, divórcio e outras questões de direito de família, e documentos judiciais.
• União Europeia. O Regulamento eIDAS (910/2014), Artigo 25, diz que uma assinatura eletrônica não pode ser negada efeito legal ou admissibilidade como prova apenas porque é eletrônica ou porque não é uma assinatura eletrônica qualificada. eIDAS define três níveis: simples, avançada e qualificada. Apenas uma assinatura eletrônica qualificada tem o mesmo efeito legal que uma manuscrita em toda a UE, e requer verificação de identidade por um provedor de serviço de confiança qualificado. Alguns contratos em alguns estados membros, frequentemente propriedade e certas questões de emprego, exigem uma forma particular.
• Reino Unido. A Seção 7 da Lei de Comunicações Eletrônicas 2000 torna as assinaturas eletrônicas admissíveis em prova, e a Comissão de Lei concluiu em 2019 que uma assinatura eletrônica pode ser usada para executar um documento onde o signatário pretende autenticá-lo e qualquer formalidade para esse tipo de documento é atendida. Escrituras têm requisitos extras, como testemunha.

Para uma proposta freelancer ou acordo de serviço entre empresas, uma assinatura eletrônica simples com trilha de auditoria é o que a maioria das pessoas usa. Para qualquer coisa que precise de escritura, notário ou assinatura qualificada, use o processo que exige.

Depois que é assinada

Envie a fatura de sinal no mesmo dia, com a referência da proposta nela. Meu guia sobre faturas de sinal cobre a redação. Depois envie um email curto de início com datas e o que você precisa do cliente; os modelos de email de início de projeto têm alguns para copiar. A velocidade aqui define o tom para todo o trabalho.

Dúvidas