Come far firmare una proposta online (firma elettronica)

La risposta breve

Invia un PDF con un prezzo unico, una sola decisione da prendere e una data di scadenza. Metti il campo firma dove c'è la decisione, invialo tramite uno strumento di firma elettronica in modo che il cliente possa firmare nel browser senza account, e fai un follow-up una volta se non è stato firmato in pochi giorni. Conserva la copia firmata e la sua traccia di audit con il progetto.

Per gli accordi commerciali ordinari tra aziende, una firma elettronica semplice è generalmente accettata negli Stati Uniti, nel Regno Unito e nell'Unione Europea. Ci sono eccezioni, trattate di seguito. Questa è informazione generale, non consulenza legale.

Perché i preventivi si bloccano

Dai miei progetti, i preventivi che hanno impiegato più tempo a tornare indietro avevano uno di questi problemi:

• Troppe opzioni. Tre pacchetti con quattro componenti aggiuntivi ciascuno significa che il cliente deve andare a pensarci, e pensare significa una riunione.
• Il prezzo non era dove se lo aspettavano, oppure era diviso su una pagina di voci senza un totale.
• Nessuno era indicato come la persona che firma. Il contatto l'ha inoltrato a un manager, che l'ha inoltrato alla finanza.
• Nessuna data di fine. Un preventivo senza scadenza dice al cliente che non c'è motivo di decidere questa settimana.
• Firmare significava stampare. Qualsiasi cosa che richiede una stampante viene lasciata fino a venerdì, poi al venerdì successivo.

Ognuno di questi problemi è risolvibile prima di inviare.

Prepara il preventivo per essere firmato

Un prezzo, dichiarato chiaramente

Mostra il totale, cosa include e il calendario dei pagamenti, sulla pagina dove firmano o subito prima. Se vuoi offrire opzioni, offrine al massimo due e rendine una predefinita. Il generatore di preventivi ti dà voci pulite con un totale e una data di validità se il tuo preventivo è principalmente un prezzo.

Una data di scadenza

"Questo preventivo è valido fino al 19 ottobre 2026." Due settimane è normale. È onesto, perché la tua disponibilità e i tuoi costi cambiano davvero, e dà al cliente un motivo per decidere. Se tornano dopo che è scaduto, lo ristampi, allo stesso prezzo se nulla è cambiato.

I termini nello stesso documento

Se il cliente firma un preventivo che dice "termini a seguire", ora devi ottenere una seconda firma. Metti i termini di pagamento, le revisioni, l'annullamento e i diritti nel preventivo, oppure allega il contratto alla stessa richiesta di firma. La mia guida su cosa includere in un contratto da libero professionista elenca le clausole. Per l'ambito, una breve sezione di descrizione delle attività fa il lavoro.

Chiedi chi firma prima di inviare

Una riga nella tua ultima email prima del preventivo: "A chi devo indirizzare il preventivo per la firma?" Risparmia una settimana di inoltri. Se due persone devono firmare, come il responsabile del progetto e qualcuno della finanza, scopri l'ordine.

Invio per la firma

Un flusso di firma elettronica tipico è così:

1. Carica il PDF finale. Una volta inviato, il documento dovrebbe essere bloccato, in modo che quello che il cliente firma sia esattamente quello che hai inviato.
2. Posiziona i campi: firma, data, nome o iniziali dove necessario. Non far compilare al cliente quello che già conosci.
3. Aggiungi i firmatari. Se ce n'è più di uno, decidi se firmano in ordine (il cliente firma, poi tu controfirmi) o in parallelo.
4. Invia. Ogni firmatario riceve un'email con un link e firma nel browser, su un telefono o un computer.
5. Tutti ricevono il PDF firmato per email quando l'ultima persona ha firmato.

Controfirmare per ultimo è una buona abitudine: vedi esattamente cosa ha firmato il cliente prima di impegnarti.

Scrivi una breve email di copertina

L'email di firma dello strumento è generica. Invia la tua breve nota subito prima: "Ho inviato il preventivo per i render di Northwind per la firma. È l'ambito e il prezzo che abbiamo discusso martedì, 4.200 GBP, due settimane dai file CAD. È valido fino al 19 ottobre. Una volta firmato invierò la fattura di acconto e possiamo iniziare il 13." Nomina il prezzo, l'inizio e cosa succede dopo.

Fai un follow-up una volta, poi chiama

Se non è firmato in tre o quattro giorni, un promemoria. Se non è firmato dopo una settimana, chiama o messaggio la persona direttamente. Il silenzio di solito significa che qualcosa nel preventivo ha bisogno di una conversazione, e un'email non la farà emergere.

A cosa serve la traccia di audit

Uno strumento di firma elettronica buono registra, per ogni firmatario, l'indirizzo email a cui è stato inviato il link, quando è stato inviato, aperto e firmato, e l'indirizzo IP e il browser utilizzati. Di solito aggiunge questo come pagina di certificato al PDF firmato e registra un hash (un'impronta) del documento in modo che qualsiasi modifica successiva possa essere rilevata.

Questo record è quello su cui faresti affidamento se il cliente in seguito dicesse che non ha mai accettato. Mostra che la persona con accesso a quell'indirizzo email ha aperto e firmato quel documento esatto in quel momento. Non prova chi stava tenendo il telefono, motivo per cui i livelli di firma più alti di seguito esistono.

Cosa dice la legge, in termini generali

• Stati Uniti. L'ESIGN Act (2000) dice che una firma o un contratto non può essere negato effetto legale semplicemente perché è in forma elettronica. La maggior parte degli stati ha anche adottato l'Uniform Electronic Transactions Act. Ci sono eccezioni, elencate in 15 U.S.C. 7003, inclusi testamenti e trust testamentari, adozione, divorzio e altre questioni di diritto familiare, e documenti giudiziari.
• Unione Europea. Il Regolamento eIDAS (910/2014), Articolo 25, dice che una firma elettronica non può essere negata effetto legale o ammissibilità come prova semplicemente perché è elettronica o perché non è una firma elettronica qualificata. eIDAS definisce tre livelli: semplice, avanzato e qualificato. Solo una firma elettronica qualificata ha lo stesso effetto legale di una firma manoscritta in tutta l'UE, e richiede verifica dell'identità da parte di un fornitore di servizi fiduciari qualificato. Alcuni contratti in alcuni stati membri, spesso proprietà e certe questioni di lavoro, richiedono una forma particolare.
• Regno Unito. La Sezione 7 dell'Electronic Communications Act 2000 rende le firme elettroniche ammissibili come prova, e la Law Commission ha concluso nel 2019 che una firma elettronica può essere utilizzata per eseguire un documento dove il firmatario intende autenticarlo e qualsiasi formalità per quel tipo di documento è soddisfatta. I deed hanno requisiti extra, come la testimonianza.

Per un preventivo da libero professionista o un accordo di servizio tra aziende, una firma elettronica semplice con una traccia di audit è quello che la maggior parte delle persone usa. Per qualsiasi cosa che richiede un deed, un notaio o una firma qualificata, usa il processo che lo richiede.

Dopo che è firmato

Invia la fattura di acconto lo stesso giorno, con il riferimento del preventivo. La mia guida su fatture di acconto copre la formulazione. Poi invia una breve email di avvio con date e cosa ti serve dal cliente; i modelli di email di avvio progetto ne hanno alcuni da copiare. La velocità qui imposta il tono per l'intero lavoro.

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