Comment écrire un email de lancement de projet

La réponse courte

Un email de lancement de projet s'envoie le jour où le client accepte le devis et paie l'acompte. Il confirme ce qui a été convenu, indique la date de démarrage et le premier jalon, liste ce dont vous avez besoin du client et avant quand, et propose un court appel de lancement. Ensuite, vous envoyez un ordre du jour avant l'appel et un bilan court à la fin de la première semaine.

Quatre emails. Aucun ne dépasse la hauteur d'un écran.

Pourquoi envoyer un email de lancement de projet

Le devis disait ce que vous alliez faire. L'email de lancement de projet dit comment les prochaines semaines vont réellement se dérouler. La plupart des problèmes que j'ai rencontrés sur des projets depuis 2014 ont commencé la première semaine : les fichiers de marque sont arrivés trois semaines en retard, la personne chargée de donner son avis s'est avérée être quelqu'un à qui je n'avais jamais parlé, ou le client pensait que « premières versions » signifiait quelque chose de fini.

Chacun de ces trois cas est une phrase dans un email de lancement de projet. Les écrire une fois, au début, coûte moins cher que de les découvrir à la quatrième semaine.

Le lancement vient après la paperasse, pas à la place. L'accord doit déjà être signé et la facture d'acompte payée. Si vous en êtes encore à ce stade, la checklist d'intégration client couvre ce qu'il faut mettre en place avant de commencer, et le guide sur la facture d'acompte couvre le premier paiement.

Modèle 1 : l'email de lancement de projet

Envoyez-le le jour où le projet est confirmé. Copiez-le, puis supprimez ce qui ne s'applique pas.

Objet : [Nom du projet] : nous commençons le [date]

Bonjour [nom],

Merci de la confirmation et de l'acompte, qui est arrivé aujourd'hui.
Voici comment les prochaines semaines vont se dérouler.

Ce qui a été convenu
- Périmètre : [une ligne, par exemple un logo, palette de couleurs et
  un court guide de marque], comme dans le devis [numéro du devis]
  du [date].
- Révisions : [deux] séries de modifications sur la direction choisie.
- Livraison : fichiers finaux le [date].

Calendrier
- [date] : appel de lancement (voir ci-dessous)
- [date] : premiers concepts
- [date] : votre avis sur les concepts
- [date] : version révisée
- [date] : fichiers finaux et remise

Ce dont j'ai besoin de vous, avant le [date]
- [la liste du modèle 3, ou un lien vers celle-ci]

Qui décide
Je vous enverrai tout. Si quelqu'un d'autre doit approuver le travail,
pouvez-vous me dire qui, pour que son avis arrive dans la même
série et non après ?

Appel de lancement
Pourrions-nous faire 30 minutes le [deux ou trois options] ? Je vous
enverrai un court ordre du jour la veille.

Merci,
[votre nom]

Le paragraphe « Qui décide » est celui que je ne supprimerais jamais. Un avis d'un responsable qui apparaît après la deuxième série de révisions est la raison la plus courante pour laquelle un projet à prix fixe dépasse le budget. Plus d'informations dans suivi du budget du projet par rapport aux heures.

Modèle 2 : l'ordre du jour de l'appel de lancement

Envoyez-le la veille de l'appel. Un appel avec un ordre du jour dure 30 minutes. Un appel sans ordre du jour dure une heure et ne décide rien.

Objet : Ordre du jour de l'appel de demain, [nom du projet]

Bonjour [nom],

Pour demain à [heure, avec fuseau horaire]. Lien : [lien de l'appel].

1. L'objectif (5 min). Qu'est-ce que ce projet doit réaliser, et
   comment l'évaluerez-vous dans six mois ?
2. L'audience (5 min). Pour qui est-ce, et pour qui ce n'est pas ?
3. Exemples (5 min). Deux ou trois choses que vous aimez, et une que
   vous n'aimez pas, de n'importe quel domaine.
4. Contraintes (5 min). Règles de marque existantes, limites
   techniques, étapes légales ou d'approbation, dates fixes.
5. Avis et approbation (5 min). Qui donne son avis, sous quelle forme,
   et combien de jours cela prend généralement.
6. Prochaines étapes (5 min). Ce qui se passe avant les premiers
   concepts.

S'il y a quelque chose que vous voulez ajouter, répondez et je le
mettrai dans l'ordre du jour.

Merci,
[votre nom]

Prenez des notes pendant l'appel et envoyez-les le même jour. Tout ce qui est dit lors d'un appel et non écrit n'a pas eu lieu, du point de vue d'un litige.

Modèle 3 : ce dont j'ai besoin de vous

Celui-ci peut être une section de l'email de lancement de projet ou son propre message. Je l'envoie seul quand la liste est longue, car un email séparé avec un objet clair est plus facile à transférer pour le client à la personne qui a les fichiers.

Objet : [Nom du projet] : ce dont j'ai besoin de vous avant le [date]

Bonjour [nom],

Pour commencer le [date], j'ai besoin de ce qui suit. Un dossier
partagé ou une réponse avec des pièces jointes fonctionnent tous
les deux.

- [Fichiers de marque : logo en format vectoriel (AI, EPS, SVG ou PDF)]
- [Polices, ou noms et licences des polices]
- [Texte pour les pages / texte produit / script]
- [Accès : identifiants CMS, site de test, lecteur partagé]
- [Photos de produits, fichiers CAO ou images de référence]
- [Nom et email de toute personne d'autre qui donnera son avis]
- [Détails de facturation : nom de l'entreprise, adresse, numéro de
  TVA ou numéro fiscal, numéro de bon de commande si votre équipe
  comptable en a besoin]

Si quelque chose n'est pas prêt, dites-moi quand ce sera le cas, et
je planifierai en conséquence. Le calendrier se décale du même nombre
de jours que tout ce qui arrive en retard.

La dernière phrase est le point clé de tout l'email. Dites-la calmement, une fois, au début, et vous pourrez vous y référer plus tard sans que cela semble une plainte. Demandez aussi les détails de facturation maintenant. Découvrir à la fin que l'équipe financière du client a besoin d'un numéro de bon de commande sur chaque facture ajoute des semaines à votre premier paiement ; le guide sur ce qu'il faut mettre sur une facture a la liste complète des détails dont vous aurez besoin.

Modèle 4 : le bilan de première semaine

Envoyez-le à la fin de la première semaine, même s'il n'y a pas grand-chose à montrer. Les clients ne se soucient pas des semaines lentes ; ils se soucient de ne pas savoir.

Objet : [Nom du projet] : bilan semaine 1

Bonjour [nom],

Où nous en sommes :
- Fait : [recherche, planche d'ambiance, premiers croquis]
- Semaine prochaine : [premiers concepts, en bonne voie pour [date]]
- En attente de : [les photos de produits, attendues [date]]

Heures ou budget : selon le plan.
[ou : Nous avons environ [x] heures de plus sur la recherche à cause
de [raison]. Je l'absorbe, pas de changement au prix.]
[ou : L'élément supplémentaire [item] que vous avez demandé le
[date] est en dehors du devis. C'est environ [x] heures, soit
[montant]. Dois-je l'ajouter ?]

Rien n'est nécessaire de votre part cette semaine [ou : une chose :
...].

Merci,
[votre nom]

Choisissez l'une des trois lignes de budget. La deuxième est pour votre propre sous-estimation et la troisième est pour un changement de périmètre ; gardez-les séparées, car le client paie pour l'une et pas pour l'autre.

Quelques règles pour les quatre

• Un email, un objectif. Un email de lancement de projet qui demande aussi des nouvelles d'une vieille facture ne sera que partiellement lu.
• Des dates réelles, pas « la semaine prochaine ». « Mercredi 14 octobre » ne laisse aucune place au désaccord.
• Mettez le nom du projet au début de chaque ligne d'objet, pour que le fil soit facile à trouver dans trois mois.
• Répondez sur le même fil pour tout le projet, sauf si l'équipe du client utilise un outil de projet ou un chat qu'elle préférerait utiliser.
• Gardez votre propre voix. Ce sont des points de départ, pas des scripts. Si une phrase semble être quelque chose que vous ne diriez jamais lors d'un appel, changez-la.

Si le projet n'a pas encore été confirmé et que vous en êtes encore au stade du devis, le générateur de devis crée le PDF avec une date de validité, et le guide sur le cahier des charges couvre ce dont la section périmètre a besoin, pour que l'email de lancement de projet ait quelque chose de solide auquel se référer.

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