La checklist pour accueillir un nouveau client en freelance

La réponse courte

Avant de commencer le travail, réglez quatre choses : l'accord est signé, l'acompte est versé, vous savez exactement comment et à qui facturer, et vous savez qui approuve le travail. Ensuite, collectez les accès et les fichiers, et organisez un court lancement de projet. La checklist ci-dessous suit l'ordre dans lequel je demande les informations, divisée pour que le client reçoive un court email par étape au lieu d'un long questionnaire.

Étape 1 : avant d'envoyer l'accord

1. Le nom légal du client et son adresse enregistrée. L'entreprise qui paie n'est pas toujours la marque avec laquelle vous avez discuté. Demandez le nom exactement tel qu'il doit apparaître sur le contrat et la facture.
2. La personne qui signe. Quelqu'un ayant l'autorité d'engager l'entreprise. Demandez-le tôt, pour que l'accord soit adressé à cette personne et ne reste pas bloqué dans une chaîne de transmission.
3. La personne qui approuve le travail. Souvent pas la même personne que celle qui signe, et souvent pas non plus votre contact quotidien. Nommez-la dans le cahier des charges, car « approuvé » n'a de sens que si vous savez dont l'approbation compte.
4. Responsable du budget et approvisionnement. Dans une plus grande entreprise, demandez si vous devez être enregistré comme fournisseur avant qu'ils puissent vous payer. L'enregistrement des fournisseurs peut prendre des semaines, et il est bien mieux de le commencer le jour un que de le découvrir quand la première facture est rejetée.

Étape 2 : l'accord et l'acompte

1. L'accord signé ou le cahier des charges. Cahier des charges, révisions, conditions de paiement, annulation et droits, signés par les deux parties. Mes guides sur la rédaction d'un cahier des charges et ce qu'il faut inclure dans un contrat freelance couvrent ce qui doit y figurer.
2. La facture d'acompte, envoyée le jour où l'accord est signé. Le travail commence quand elle arrive. Le guide de la facture d'acompte contient le libellé.

Étape 3 : coordonnées de facturation

C'est la partie que les gens oublient et regrettent. Demandez tout cela dans un seul email, avant la première facture :

1. Adresse de facturation et email où envoyer les factures. Généralement une adresse de comptabilité fournisseurs, pas celle de votre contact. Mettez votre contact en copie quand vous envoyez.
2. Numéro de bon de commande. Beaucoup d'entreprises ne peuvent pas payer une facture sans. Demandez si un numéro est nécessaire, obtenez-le avant de facturer, et mettez-le sur chaque facture.
3. Coordonnées fiscales. Le numéro de TVA ou d'impôt du client si vous facturez une entreprise au Royaume-Uni, dans l'UE ou ailleurs avec TVA ou TPS, surtout à l'international, où cela peut décider si vous appliquez la taxe du tout. Mon guide sur la facturation de clients internationaux explique pourquoi.
4. Formulaires fiscaux que le client vous demande. Un client américain payant un freelance américain demandera généralement un formulaire W-9 avec votre numéro d'identification fiscale, et peut vous envoyer un formulaire 1099-NEC après la fin de l'année : le seuil de déclaration est de 2 000 dollars pour les paiements effectués après le 31 décembre 2025, contre 600 dollars avant, selon l'IRS. Un client américain payant un freelance en dehors des États-Unis demandera généralement un formulaire W-8BEN à la place. Envoyez le bon formulaire rapidement, car certains clients ne libéreront pas le paiement sans.
5. Méthode de paiement et devise. Coordonnées bancaires, devise dans laquelle ils paieront, et qui paie les frais de virement. Réglez cela avant de facturer, pas après l'arrivée du premier paiement incomplet.
6. Leur calendrier de paiement. Demandez quand ils paient les fournisseurs. S'ils paient le 15 et le dernier jour de chaque mois, facturez quelques jours avant le calendrier, pas juste après.
7. Toute exigence de facturation qui leur est propre : un portail où télécharger, une référence à citer, un format spécifique. Découvrez-le maintenant, quand cela ne coûte rien.

Étape 4 : accès et entrées

1. Les identifiants et accès dont vous avez besoin : leur lecteur de marque, CMS, site de staging, outil de ticketing, canal Slack ou Teams. Demandez votre propre compte, pas un mot de passe partagé.
2. Fichiers et références : directives de marque, polices, fichiers CAD ou sources, images de référence, travaux antérieurs qu'ils ont aimés ou non. Pour le travail 3D, la date de gel du CAD est aussi importante que les fichiers eux-mêmes.
3. Dates et dépendances : quand chaque entrée arrivera, et qui en est responsable. Mettez-le par écrit, car votre calendrier en dépend.

Étape 5 : lancement du projet

1. L'appel ou l'email de lancement. Confirmez le cahier des charges, les dates, l'approbateur, comment les retours seront donnés (une liste consolidée par tour fonctionne mieux), et le canal pour les questions. Les modèles d'email de lancement en ont une version que vous pouvez envoyer si un appel est trop pour un petit travail.
2. Où les choses se trouvent. Dites au client où trouver les fichiers, les brouillons et les factures, pour qu'il ne fouille pas dans les anciens fils d'email au mois trois.

Comment demander sans ressembler à un formulaire

Personne n'aime un questionnaire d'onboarding de 30 questions d'un freelance qu'il vient d'embaucher. Étalez-le et rendez chaque demande courte :

Objet : Rendus Northwind : coordonnées de facturation

Bonjour Sarah,

Avant d'envoyer la facture d'acompte, pourriez-vous confirmer :

1. Le nom et l'adresse de l'entreprise pour la facture
2. L'adresse email pour les factures (comptabilité, ou vous ?)
3. Si vous avez besoin d'un numéro de bon de commande
4. Votre numéro de TVA

Merci. Dès que l'acompte sera versé, je commencerai
sur les fichiers CAD.

Alex

Quatre questions, une raison, une prochaine étape. C'est répondu le même jour bien plus souvent qu'un lien vers un long formulaire.

Quand un client ne veut pas donner les détails

Parfois les réponses ne viennent pas. Le contact est occupé, la finance est lente, le bon de commande est « en cours ». Ne commencez pas le travail sur la promesse que la paperasse suivra. D'après mon expérience, la paperasse suit le travail avec à peu près le même délai que le paiement.

Une règle simple : pas de coordonnées de facturation et pas d'acompte, pas de date de démarrage. Dites-le poliment et tôt, dans l'accord et à nouveau dans l'email : « Je confirmerai la date de démarrage dès que l'acompte et les coordonnées de facturation seront reçus. » La plupart des clients le respectent, car leurs autres fournisseurs demandent la même chose. Ceux qui poussent fort contre un acompte et une adresse de facturation avant un projet vous disent quelque chose sur la façon dont la dernière facture se passera.

Si l'enregistrement des fournisseurs d'un grand client prend vraiment des semaines, convenez par écrit que la première facture peut être émise à la date convenue et sera payée à leur prochain calendrier après la fin de l'enregistrement, et gardez l'acompte ou le premier jalon assez petit pour que vous puissiez vous permettre d'attendre.

Gardez-le en un seul endroit

Notez les réponses où vous regarderez quand vous facturerez : le nom de facturation, le numéro de bon de commande, le numéro de TVA, l'email de facturation et les conditions de paiement doivent être sur la fiche client, pas dans un email d'il y a six semaines. Si vous faites les factures à la main, le générateur de factures a des champs pour l'adresse du client et le numéro de TVA, et le numéro de bon de commande peut aller dans les notes. Refaites la checklist quand l'entreprise d'un client change de propriétaire, passe à un nouveau système financier ou vous envoie un nouveau contact : ce sont les moments où les factures disparaissent.

Les formulaires fiscaux et les seuils changent. Vérifiez auprès de l'IRS, de l'HMRC ou de votre propre autorité fiscale pour les règles actuelles, et consultez un comptable si un client vous demande un formulaire que vous n'avez pas vu avant. C'est une information générale, pas un conseil fiscal.

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