Cómo conseguir que te firmen una propuesta online

La respuesta corta

Envía un PDF con un precio claro, una única decisión que tomar y una fecha de vencimiento. Coloca el campo de firma donde está la decisión, envíalo a través de una herramienta de firma electrónica para que el cliente pueda firmar en el navegador sin crear una cuenta, y haz un seguimiento una sola vez si no se ha firmado en unos días. Guarda la copia firmada y su registro de auditoría con el proyecto.

Para acuerdos comerciales ordinarios entre empresas, una firma electrónica simple es generalmente aceptada en Estados Unidos, Reino Unido y la Unión Europea. Hay excepciones, que se tratan más abajo. Esta es información general, no asesoramiento legal.

Por qué las propuestas se estancan

De mis propios proyectos, las propuestas que tardaron más en volver tenían uno de estos problemas:

• Demasiadas opciones. Tres paquetes con cuatro complementos cada uno significa que el cliente tiene que pensarlo, y pensar significa una reunión.
• El precio no estaba donde lo esperaban, o estaba repartido en una página de conceptos sin un total.
• Nadie estaba nombrado como la persona que firma. El contacto la reenviaba a un responsable, que la reenviaba a finanzas.
• Sin fecha de vencimiento. Una propuesta sin plazo le dice al cliente que no hay razón para decidir esta semana.
• Firmar significaba imprimir. Cualquier cosa que necesite una impresora se deja para el viernes, luego el viernes siguiente.

Cada uno de estos problemas se puede solucionar antes de enviar.

Configura la propuesta para que se firme

Un precio, expresado claramente

Muestra el total, qué incluye y el calendario de pagos, en la página donde firman o justo antes. Si quieres ofrecer opciones, ofrece como máximo dos, y haz que una sea la predeterminada. El generador de presupuestos te da conceptos limpios con un total y una fecha de validez si tu propuesta es principalmente un precio.

Una fecha de vencimiento

"Esta propuesta es válida hasta el 19 de octubre de 2026." Dos semanas es lo normal. Es honesto, porque tu disponibilidad y tus costes sí cambian, y le da al cliente una razón para decidir. Si vuelven después de que caduque, la reemites, al mismo precio si nada ha cambiado.

Los términos en el mismo documento

Si el cliente firma una propuesta que dice "términos a seguir", ahora tienes que conseguir una segunda firma. Incluye las condiciones de pago, revisiones, cancelación y derechos en la propuesta, o adjunta el contrato a la misma solicitud de firma. Mi guía sobre qué incluir en un contrato de freelance lista las cláusulas. Para el alcance, una sección breve de documento de alcance hace el trabajo.

Pregunta quién firma antes de enviar

Una línea en tu último correo antes de la propuesta: "¿A quién debo dirigir la propuesta para que la firme?" Te ahorra una semana de reenvíos. Si dos personas necesitan firmar, como el responsable del proyecto y alguien de finanzas, averigua el orden.

Enviarla para firma

Un flujo típico de firma electrónica se ve así:

1. Sube el PDF final. Una vez enviado, el documento debe estar bloqueado, para que lo que el cliente firma sea exactamente lo que enviaste.
2. Coloca los campos: firma, fecha, nombre o iniciales donde sea necesario. No hagas que el cliente rellene lo que ya sabes.
3. Añade los firmantes. Si hay más de uno, decide si firman en orden (el cliente firma, luego tú contrafirmas) o en paralelo.
4. Envía. Cada firmante recibe un correo con un enlace y firma en el navegador, en un móvil o en un ordenador.
5. Todos reciben el PDF firmado por correo cuando la última persona ha firmado.

Contrafirmar al final es una buena costumbre: ves exactamente qué firmó el cliente antes de comprometerte.

Escribe un correo de presentación breve

El correo de firma de la herramienta es genérico. Envía tu propia nota breve justo antes: "He enviado la propuesta de los renders de Northwind para firma. Es el alcance y el precio que discutimos el martes, 4.200 GBP, dos semanas desde los archivos CAD. Es válida hasta el 19 de octubre. Una vez firmada, enviaré la factura de anticipo y podemos empezar el 13." Menciona el precio, el inicio y qué pasa después.

Haz un seguimiento una vez, luego llama

Si no está firmada en tres o cuatro días, un recordatorio. Si no está firmada después de una semana, llama o envía un mensaje directo a la persona. El silencio generalmente significa que algo en la propuesta necesita una conversación, y un correo no lo sacará a la luz.

Para qué sirve el registro de auditoría

Una buena herramienta de firma electrónica registra, para cada firmante, la dirección de correo a la que se envió el enlace, cuándo se envió, se abrió y se firmó, y la dirección IP y el navegador utilizado. Generalmente añade esto como una página de certificado al PDF firmado, y registra un hash (una huella digital) del documento para que cualquier cambio posterior pueda ser detectado.

Ese registro es en lo que confiarías si el cliente luego dijera que nunca estuvo de acuerdo. Muestra que la persona con acceso a esa dirección de correo abrió y firmó ese documento exacto en ese momento. No prueba quién sostenía el teléfono, por lo que existen los niveles de firma más altos a continuación.

Qué dice la ley, en términos generales

• Estados Unidos. La Ley ESIGN (2000) dice que una firma o contrato no puede ser denegado efecto legal únicamente porque esté en forma electrónica. La mayoría de estados también han adoptado la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas. Hay excepciones, listadas en 15 U.S.C. 7003, incluyendo testamentos y fideicomisos testamentarios, adopción, divorcio y otros asuntos de derecho de familia, y documentos judiciales.
• Unión Europea. El Reglamento eIDAS (910/2014), Artículo 25, dice que una firma electrónica no puede ser denegada efecto legal o admisibilidad como prueba únicamente porque sea electrónica o porque no sea una firma electrónica cualificada. eIDAS define tres niveles: simple, avanzada y cualificada. Solo una firma electrónica cualificada tiene el mismo efecto legal que una manuscrita en toda la UE, y requiere verificación de identidad por un proveedor de servicios de confianza cualificado. Algunos contratos en algunos estados miembros, a menudo bienes inmuebles y ciertos asuntos laborales, requieren una forma particular.
• Reino Unido. La Sección 7 de la Ley de Comunicaciones Electrónicas 2000 hace que las firmas electrónicas sean admisibles como prueba, y la Comisión de Derecho concluyó en 2019 que una firma electrónica puede usarse para ejecutar un documento donde el firmante intenta autenticarlo y se cumplen las formalidades para ese tipo de documento. Los documentos notariales tienen requisitos adicionales, como la presencia de testigos.

Para una propuesta de freelance o acuerdo de servicios entre empresas, una firma electrónica simple con un registro de auditoría es lo que usa la mayoría de la gente. Para cualquier cosa que necesite un documento notarial, un notario o una firma cualificada, usa el proceso que lo requiera.

Después de que se firme

Envía la factura de anticipo el mismo día, con la referencia de la propuesta en ella. Mi guía sobre facturas de anticipo cubre la redacción. Luego envía un correo breve de inicio con fechas y lo que necesitas del cliente; las plantillas de correo de inicio de proyecto tienen algunas para copiar. La velocidad aquí marca el tono para todo el trabajo.

Preguntas