Jak klient może podpisać ofertę online, elektronicznie

Krótka odpowiedź

Wyślij jeden PDF z jedną ceną, jedną decyzją do podjęcia i datą ważności. Pole podpisu umieść przy tej decyzji, wyślij dokument przez narzędzie do podpisu elektronicznego, żeby klient mógł podpisać go w przeglądarce bez zakładania konta, i przypomnij się raz, jeśli po kilku dniach podpisu nie ma. Podpisaną kopię z historią podpisu trzymaj przy projekcie.

Dla zwykłych umów handlowych między firmami zwykły podpis elektroniczny oferty jest co do zasady akceptowany w USA, Wielkiej Brytanii i UE. Są wyjątki, opisane poniżej. To informacja ogólna, nie porada prawna.

Dlaczego oferty utykają

W moich projektach oferty, które wracały najdłużej, miały jeden z tych problemów:

• Za dużo opcji. Trzy pakiety, każdy z czterema dodatkami, to dla klienta coś do przemyślenia, a przemyślenie oznacza spotkanie.
• Cena nie była tam, gdzie klient jej szukał, albo była rozbita na całą stronę pozycji bez sumy.
• Nie było wiadomo, kto podpisuje. Kontakt przesłał ofertę szefowi, a szef do działu finansów.
• Brak daty ważności. Oferta bez niej mówi klientowi, że nie ma powodu decydować w tym tygodniu.
• Podpis wymagał drukowania. Wszystko, co wymaga drukarki, czeka do piątku, a potem do kolejnego piątku.

Każdy z tych problemów można naprawić przed wysłaniem.

Przygotuj ofertę do podpisu

Jedna cena, wyraźnie podana

Pokaż sumę, to, co obejmuje, i harmonogram płatności na stronie z podpisem albo tuż przed nią. Jeśli chcesz dać wybór, daj najwyżej dwie opcje i jedną oznacz jako domyślną. Jeśli twoja oferta to głównie cena, generator ofert da ci czytelne pozycje z sumą i datą ważności.

Data ważności

"Oferta jest ważna do 19 października 2026 roku." Dwa tygodnie to standard. To uczciwe, bo twoja dostępność i koszty się zmieniają, a klient dostaje powód, żeby się zdecydować. Jeśli wróci po terminie, wystawiasz nową ofertę, w tej samej cenie, jeśli nic się nie zmieniło.

Warunki w tym samym dokumencie

Jeśli klient podpisze ofertę z dopiskiem "warunki prześlemy osobno", musisz zdobyć drugi podpis. Warunki płatności, poprawki, odstąpienie i prawa autorskie wpisz do oferty albo dołącz umowę do tej samej prośby o podpis. W poradniku o tym, co powinna zawierać umowa freelancera, wymieniam klauzule. Na zakres wystarczy krótka sekcja zakresu prac.

Zapytaj, kto podpisuje, zanim wyślesz

Jedno zdanie w ostatniej wiadomości przed ofertą: "Do kogo mam wysłać ofertę do podpisu?" Oszczędza tydzień przekazywania dalej. Jeśli podpisują dwie osoby, na przykład kierownik projektu i ktoś z finansów, ustal kolejność.

Wysyłka do podpisu

Typowy proces podpisu elektronicznego wygląda tak:

1. Wgraj ostateczny PDF. Po wysłaniu dokument powinien być zablokowany, żeby klient podpisał dokładnie to, co wysłałeś.
2. Rozmieść pola: podpis, data, imię i nazwisko albo inicjały tam, gdzie trzeba. Nie każ klientowi wpisywać tego, co już wiesz.
3. Dodaj osoby podpisujące. Jeśli jest ich kilka, zdecyduj, czy podpisują po kolei (najpierw klient, potem ty), czy równolegle.
4. Wyślij. Każda osoba dostaje e-mail z linkiem i podpisuje w przeglądarce, na telefonie albo komputerze.
5. Gdy podpisze ostatnia osoba, wszyscy dostają podpisany PDF e-mailem.

Podpisywanie jako ostatni to dobry nawyk: widzisz dokładnie, co podpisał klient, zanim sam się zobowiążesz.

Napisz krótki e-mail towarzyszący

Mail z narzędzia do podpisu jest ogólnikowy. Tuż przed nim wyślij własną krótką wiadomość: "Wysłałem do podpisu ofertę na wizualizacje Northwind. To zakres i cena, o których rozmawialiśmy we wtorek: 4200 GBP, dwa tygodnie od otrzymania plików CAD. Ważna do 19 października. Po podpisaniu wyślę fakturę zaliczkową i możemy ruszyć 13." Podaj cenę, datę startu i to, co dzieje się dalej.

Przypomnij się raz, potem zadzwoń

Jeśli po trzech, czterech dniach nie ma podpisu, wyślij jedno przypomnienie. Jeśli po tygodniu nadal nic, zadzwoń albo napisz bezpośrednio do tej osoby. Cisza zwykle znaczy, że coś w ofercie wymaga rozmowy, a mail tego nie wydobędzie.

Do czego służy historia podpisu

Dobre narzędzie do podpisu elektronicznego zapisuje dla każdej osoby adres e-mail, na który poszedł link, kiedy link wysłano, otwarto i podpisano, a także adres IP i użytą przeglądarkę. Zwykle dołącza to jako stronę certyfikatu do podpisanego PDF i zapisuje skrót (hash) dokumentu, żeby każdą późniejszą zmianę dało się wykryć.

Na ten zapis powołasz się, jeśli klient powie później, że nigdy się nie zgodził. Pokazuje, że ktoś z dostępem do tego adresu e-mail otworzył i podpisał dokładnie ten dokument o tej godzinie. Nie dowodzi, kto trzymał telefon, i właśnie dlatego istnieją wyższe poziomy podpisu, opisane niżej.

Co mówi prawo, w skrócie

• Stany Zjednoczone. Ustawa ESIGN (2000) stanowi, że podpisowi ani umowie nie można odmówić skutków prawnych tylko dlatego, że mają formę elektroniczną. Większość stanów przyjęła też Uniform Electronic Transactions Act. Wyjątki wymienia 15 U.S.C. 7003, między innymi testamenty i trusty testamentowe, adopcję, rozwód i inne sprawy rodzinne oraz dokumenty sądowe.
• Unia Europejska. Rozporządzenie eIDAS (910/2014), artykuł 25, stanowi, że podpisowi elektronicznemu nie można odmówić skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma formę elektroniczną albo nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. eIDAS wyróżnia trzy poziomy: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany. Tylko kwalifikowany podpis elektroniczny ma w całej UE taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny i wymaga potwierdzenia tożsamości przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Niektóre umowy w niektórych państwach członkowskich, często dotyczące nieruchomości i części spraw pracowniczych, wymagają szczególnej formy.
• Wielka Brytania. Sekcja 7 Electronic Communications Act 2000 dopuszcza podpisy elektroniczne jako dowód, a Law Commission stwierdziła w 2019 roku, że podpisem elektronicznym można podpisać dokument, jeśli podpisujący chce go w ten sposób uwierzytelnić i spełnione są formalności wymagane dla danego rodzaju dokumentu. Dokumenty typu deed mają dodatkowe wymagania, na przykład obecność świadka.

Przy ofercie freelancera albo umowie o świadczenie usług między firmami większość ludzi używa zwykłego podpisu elektronicznego z historią podpisu. Do wszystkiego, co wymaga formy aktu, notariusza albo podpisu kwalifikowanego, użyj procedury, której to wymaga.

Po podpisaniu

Tego samego dnia wyślij fakturę zaliczkową z odwołaniem do oferty. Sformułowania znajdziesz w poradniku o fakturze zaliczkowej. Potem wyślij krótki mail na start z terminami i listą tego, czego potrzebujesz od klienta. W szablonach maila na kick-off projektu jest kilka gotowych do skopiowania. Tempo na tym etapie nadaje ton całej współpracy.

Pytania