Je offerte online laten ondertekenen

Het korte antwoord

Stuur één PDF met één duidelijke prijs, één beslissing en een vervaldatum. Zet het handtekeningveld waar de beslissing is, stuur het via een tool voor elektronische handtekeningen zodat de klant in een browser kan ondertekenen zonder account, en volg eenmaal op als het na enkele dagen niet is ondertekend. Bewaar de ondertekende kopie en de audit trail bij het project.

Voor normale commerciële overeenkomsten tussen bedrijven wordt een eenvoudige elektronische handtekening over het algemeen geaccepteerd in de VS, het VK en de EU. Er zijn uitzonderingen, die hieronder aan bod komen. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.

Waarom offertes stilvallen

Uit mijn eigen projecten bleken offertes die het langst duurden één van deze problemen te hebben:

• Te veel opties. Drie pakketten met elk vier add-ons betekent dat de klant moet nadenken, en nadenken betekent een overleg.
• De prijs was niet wat ze verwachtten, of hij was verspreid over een pagina factuurregel zonder totaal.
• Niemand was aangewezen als ondertekenaar. De contactpersoon stuurde het door naar een manager, die het doorstuurde naar finance.
• Geen vervaldatum. Een offerte zonder vervaldatum geeft de klant geen reden om deze week te beslissen.
• Ondertekenen betekende printen. Alles wat een printer nodig heeft wordt uitgesteld tot vrijdag, dan volgende vrijdag.

Elk van deze punten is op te lossen voordat je het verstuurt.

De offerte inrichten voor ondertekening

Één prijs, duidelijk vermeld

Toon het totaal, wat het inhoudt en het betalingsschema op de pagina waar ze ondertekenen of net daarvoor. Als je opties wilt aanbieden, bied er maximaal twee aan en maak er één de standaard. De offertemaker geeft je schone factuurregel met een totaal en een geldigheidsdatum als je offerte vooral een prijs is.

Een vervaldatum

"Deze offerte is geldig tot 19 oktober 2026." Twee weken is normaal. Het is eerlijk, want je beschikbaarheid en kosten veranderen echt, en het geeft de klant een reden om te beslissen. Als ze terugkomen nadat het is verlopen, geef je het opnieuw uit, tegen dezelfde prijs als er niets is veranderd.

De voorwaarden in hetzelfde document

Als de klant een offerte ondertekent die zegt "voorwaarden volgen", moet je een tweede handtekening krijgen. Zet de betalingstermijn, revisies, annulering en rechten in de offerte, of voeg het contract toe aan dezelfde ondertekeningsaanvraag. Mijn gids over wat in een freelancecontract hoort somt de clausules op. Voor de scope volstaat een korte opdrachtomschrijving.

Vraag vooraf wie ondertekent

Één zin in je laatste e-mail voor de offerte: "Aan wie moet ik de offerte adresseren voor ondertekening?" Dit bespaart je een week doorsturen. Als twee personen moeten ondertekenen, bijvoorbeeld de projectleider en iemand van finance, vraag dan de volgorde.

Het versturen voor ondertekening

Een typische flow voor elektronische handtekeningen ziet er zo uit:

1. Upload de definitieve PDF. Zodra deze is verzonden, moet het document vergrendeld zijn, zodat wat de klant ondertekent exact is wat je hebt verzonden.
2. Plaats de velden: handtekening, datum, naam of initialen waar nodig. Laat de klant niet invullen wat je al weet.
3. Voeg de ondertekenaars toe. Als er meer dan één is, bepaal je of ze achtereenvolgens ondertekenen (de klant ondertekent, dan jij) of tegelijk.
4. Verstuur. Elke ondertekenaar krijgt een e-mail met een link en ondertekent in de browser, op telefoon of computer.
5. Iedereen krijgt de ondertekende PDF per e-mail zodra de laatste persoon heeft ondertekend.

Als laatste zelf ondertekenen is een goed gewoonte: je ziet precies wat de klant heeft ondertekend voordat je je committeert.

Schrijf een kort begeleidende e-mail

De ondertekeningsmail van de tool is generiek. Stuur net daarvoor je eigen korte bericht: "Ik heb de offerte voor de Northwind-renders voor ondertekening verzonden. Het is de scope en prijs die we dinsdag hebben besproken, 4.200 GBP, twee weken vanaf de CAD-bestanden. Het is geldig tot 19 oktober. Zodra het is ondertekend stuur ik de aanbetaling en kunnen we op de 13e beginnen." Noem de prijs, de start en wat er daarna gebeurt.

Volg eenmaal op, bel dan

Als het na drie of vier dagen niet is ondertekend, één herinnering. Als het na een week niet is ondertekend, bel of stuur een bericht naar de persoon direct. Stilte betekent meestal dat iets in de offerte een gesprek nodig heeft, en een e-mail zal dat niet aan het licht brengen.

Waar de audit trail voor is

Een goed e-signature-tool registreert voor elke ondertekenaar het e-mailadres waarnaar de link is verzonden, wanneer deze is verzonden, geopend en ondertekend, en het IP-adres en de gebruikte browser. Dit wordt meestal als certificaatpagina aan de ondertekende PDF toegevoegd, en er wordt een hash (vingerafdruk) van het document opgeslagen zodat latere wijzigingen kunnen worden gedetecteerd.

Die registratie is waar je op zou vertrouwen als de klant later zei dat ze niet hadden ingestemd. Het toont aan dat de persoon met toegang tot dat e-mailadres dat exacte document op dat moment heeft geopend en ondertekend. Het bewijst niet wie de telefoon vasthield, daarom bestaan de hogere handtekeningsniveaus hieronder.

Wat de wet zegt, in algemene termen

• Verenigde Staten. De ESIGN Act (2000) zegt dat een handtekening of contract niet alleen omdat het elektronisch is, rechtskracht kan worden ontzegd. De meeste staten hebben ook de Uniform Electronic Transactions Act aangenomen. Er zijn uitzonderingen, vermeld in 15 U.S.C. 7003, waaronder testamenten en erfenisvertrouwen, adoptie, echtscheiding en andere familierechtzaken, en gerechtelijke documenten.
• Europese Unie. De eIDAS-verordening (910/2014), artikel 25, zegt dat een elektronische handtekening niet alleen omdat deze elektronisch is of omdat het geen gekwalificeerde elektronische handtekening is, rechtskracht of bewijskracht kan worden ontzegd. eIDAS definieert drie niveaus: eenvoudig, geavanceerd en gekwalificeerd. Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening heeft dezelfde rechtskracht als een handgeschreven handtekening in de hele EU, en vereist identiteitsverificatie door een gekwalificeerde vertrouwensdienstaanbieder. Sommige contracten in sommige lidstaten, vaak onroerend goed en bepaalde arbeidsrechtelijke aangelegenheden, vereisen een bepaalde vorm.
• Verenigd Koninkrijk. Artikel 7 van de Electronic Communications Act 2000 maakt elektronische handtekeningen als bewijs ontvankelijk, en de Law Commission concludeerde in 2019 dat een elektronische handtekening kan worden gebruikt om een document uit te voeren waar de ondertekenaar het bedoelt om het te authenticeren en alle formaliteiten voor dat soort document zijn vervuld. Akten hebben extra vereisten, zoals getuigenis.

Voor een freelance offerte of serviceovereenkomst tussen bedrijven is een eenvoudige elektronische handtekening met audit trail wat de meeste mensen gebruiken. Voor alles wat een akte, notaris of gekwalificeerde handtekening nodig heeft, gebruik je het vereiste proces.

Nadat het is ondertekend

Stuur dezelfde dag de aanbetaling, met de offertereferentie erop. Mijn gids over aanbetaling behandelt de formulering. Stuur dan een kort kickoff-e-mail met data en wat je van de klant nodig hebt; de projectkickoff-e-mailsjablonen hebben er een paar om te kopiëren. Snelheid hier bepaalt de toon voor het hele project.

Vragen