Qu'est-ce qu'une facture pro forma
L'équipe achats d'un client demande une facture pro forma avant de valider un acompte, et soudain vous devez produire un document que vous n'aviez jamais fait. Voici ce que c'est et comment en faire une qui ne pose pas de problème plus tard. Informations générales, pas un conseil fiscal.
Par OIO · Mis à jour · 6 min de lecture
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La réponse courte
Une facture pro forma est une facture préliminaire. Elle ressemble à une facture et indique ce qui sera facturé au client, mais ce n'est pas une demande de paiement au sens comptable et ce n'est pas une facture fiscale. Vous l'envoyez avant le travail ou la vente, généralement pour que le client approuve la dépense, paie d'avance ou arrange la paperasse. Une fois le travail terminé ou le paiement reçu, vous émettez une vraie facture avec un vrai numéro de facture.
Ce que « pro forma » signifie ici
Le latin signifie « en tant que formalité ». En pratique, c'est un document qui dit : voici à quoi ressemblera la facture. Les montants, la taxe et les coordonnées de paiement sont tous là. Ce qui manque, c'est le statut juridique.
Le manuel interne de l'HMRC sur les registres de TVA (VATREC9010) l'énonce clairement : une facture pro forma n'est normalement pas un document comptable et n'a pas sa place dans les livres de l'entreprise qui l'émet ou la reçoit. Elle doit être clairement décrite comme pro forma et de préférence marquée « Ceci n'est pas une facture de TVA ». Elle ne crée pas un fait générateur, donc le client ne peut pas récupérer la TVA dessus, et vous ne devez pas de TVA sur sa base. En dehors du Royaume-Uni, vérifiez comment votre propre administration fiscale la traite avant de vous y fier.
Facture pro forma, devis ou facture
Les gens confondent ces documents, et un client demandera parfois une facture pro forma alors qu'il veut un devis.
| Document | Ce qu'il dit | Contraignant ? | Enregistré dans vos comptes ? |
|---|---|---|---|
| Devis ou estimation | Voici ce que nous proposons de facturer | Un devis accepté est un accord sur le prix | Non |
| Facture pro forma | Voici à quoi ressemblera la facture | C'est l'énoncé d'un prix déjà convenu | Non |
| Facture | Payez ce montant à cette date | Oui, elle enregistre une dette | Oui |
La différence entre un devis et une facture pro forma est surtout une question de timing. Un devis vient avant que le client dise oui. Une facture pro forma vient après, quand le prix est fixé et quelqu'un a besoin d'un document qui ressemble à une facture avant qu'une vraie facture puisse exister. Mon guide sur facture vs devis vs proposition couvre les deux autres plus en détail.
Quand les indépendants en ont vraiment besoin
La plupart des indépendants en ont rarement besoin. Quand un client en demande une, la raison est généralement l'une de celles-ci :
- Le système d'achat du client a besoin d'un document qui ressemble à une facture avant de générer un bon de commande ou d'approuver un paiement.
- Le client paie d'avance, et son équipe finance ne paiera que contre quelque chose appelé facture. Une facture pro forma leur en donne une sans que vous émettiez une facture fiscale pour un travail pas encore fait.
- Une subvention, un organisme de financement ou un partenaire veut voir les coûts sous forme de facture avant de libérer l'argent.
- Le client est à l'étranger et a besoin du document pour une approbation interne ou des arrangements de devises.
Pour un acompte, il y a un vrai choix à faire. Vous pouvez envoyer une facture pro forma pour l'acompte et émettre la facture réelle une fois qu'il est payé. Ou vous pouvez envoyer une vraie facture d'acompte tout de suite. Les deux sont courants. Le guide facture d'acompte explique comment fonctionne la deuxième approche, y compris comment afficher l'acompte sur la facture finale.
Comment en faire une
Une facture pro forma a les mêmes champs que la facture qu'elle préfigure, avec trois changements :
- Le titre dit « Facture pro forma », au même endroit et à la même taille où « Facture » apparaîtrait.
- Elle porte une référence qui ne vient pas de votre série de factures : PF-2026-004, pas 2026-004. Utiliser un numéro de facture pour une facture pro forma laisse un trou ou un doublon dans votre séquence plus tard.
- Elle dit ce qu'elle n'est pas. Une ligne comme « Ceci n'est pas une facture de TVA. Une facture de TVA sera émise à la réception du paiement. » correspond à ce que suggère l'HMRC et lève tout doute pour l'équipe comptable du client.
Tout le reste reste : vos coordonnées, celles du client, la description du travail, les quantités et les tarifs, la taxe telle qu'elle sera facturée, le total, la devise, la date de paiement prévue et vos coordonnées bancaires.
Un court exemple :
FACTURE PRO FORMA Réf : PF-2026-004 Date : 5 octobre 2026 Valable jusqu'au : 4 novembre 2026 Pour : Northwind Studio Ltd, 12 Example Street, London Visualisation de produit, 6 rendus (selon devis Q-2026-018) Acompte 50% 1 800,00 TVA 20% 360,00 Total EUR 2 160,00 Ceci n'est pas une facture de TVA. Une facture de TVA sera émise à la réception du paiement. Veuillez citer PF-2026-004 comme référence.
Quand le paiement arrive, émettez la vraie facture avec le numéro suivant de votre série, datée à la date du paiement ou après, et référencez la facture pro forma dessus : « Acompte reçu contre facture pro forma PF-2026-004 ». Là où la TVA s'applique, le paiement reçu est généralement ce qui fixe le fait générateur pour ce montant, donc vérifiez les règles de votre pays sur les paiements d'avance ou demandez à votre comptable. Gardez votre numérotation de factures propre en ne donnant jamais à une facture pro forma un numéro de la série de factures.
Factures pro forma pour l'expédition de marchandises
En dehors des services indépendants, le terme apparaît aussi dans l'expédition. Quand des marchandises franchissent une frontière sans vente, par exemple des échantillons, un prototype, un modèle imprimé envoyé à un salon ou des marchandises envoyées pour réparation, les douanes ont quand même besoin d'une valeur. Une facture pro forma, parfois appelée facture commerciale pro forma, leur donne la description, la quantité, la valeur et l'origine. Si vous expédiez jamais un modèle physique ou une pièce imprimée à un client à l'étranger, demandez au transporteur quel document il a besoin ; beaucoup ont leur propre formulaire.
Erreurs à éviter
- Utiliser une facture pro forma comme vraie facture. Si le client paie et que vous n'émettez jamais la facture, vos registres manquent de revenus et le client manque d'un document valide pour sa déclaration fiscale.
- Prendre le numéro de facture suivant pour elle. La facture pro forma a sa propre série de références.
- Facturer la TVA sur la facture pro forma puis à nouveau sur la facture. La facture pro forma préfigure la taxe ; seule la facture la facture.
- Envoyer une quand le client voulait vraiment un devis. Si le prix n'est pas encore convenu, envoyez un devis. Le modèle de devis a une date de validité pour exactement cela.
- Oublier la date d'expiration. Les prix et les taux de change bougent. Une date « valable jusqu'au » vous protège si le client la laisse traîner pendant trois mois.
En faire une rapidement
Il n'y a pas de logiciel spécial nécessaire. Si votre outil de facturation vous permet de changer le titre du document, utilisez-le avec la référence PF et la ligne pas-une-facture-de-TVA. Si ce n'est pas le cas, un traitement de texte convient pour quelque chose d'aussi court. Pour les lignes et les totaux, le générateur de factures gratuit fait l'arithmétique et accepte n'importe quelle devise et taux de taxe, et il a un champ de notes pour la ligne pas-une-facture-de-TVA. Gardez la référence PF en dehors de votre séquence de factures de toute façon.
Questions
Une facture pro forma est-elle juridiquement contraignante ?
Pas en tant que facture. Elle n'enregistre aucune dette et n'est pas une facture fiscale. Le prix dessus est généralement contraignant parce qu'il répète un devis ou un contrat que le client a déjà accepté.
Une facture pro forma a-t-elle besoin d'un numéro de facture ?
Elle a besoin d'une référence, mais pas d'une de votre série de factures. Utilisez un préfixe séparé comme PF-2026-001 pour que vos numéros de factures restent séquentiels.
Un client peut-il récupérer la TVA sur une facture pro forma ?
Non. Au Royaume-Uni, l'HMRC dit qu'une facture pro forma ne crée pas un fait générateur et doit être marquée comme n'étant pas une facture de TVA. Le client récupère la TVA sur la vraie facture que vous émettez après.
Quelle est la différence entre une facture pro forma et un devis ?
Un devis propose un prix avant que le client accepte. Une facture pro forma préfigure la facture après que le prix est convenu, généralement pour que le client puisse approuver ou payer d'avance.