Comment suivre son budget projet par rapport aux heures

La réponse courte

Convertissez le prix du projet en heures en le divisant par votre tarif horaire. Notez les heures que vous passez, chaque jour où vous travaillez sur le projet. Une fois par semaine, comparez deux chiffres : la part des heures que vous avez utilisées, et la part du travail réellement terminé. Si le premier nombre dépasse le second d'environ dix points, vous allez dépasser le budget, et c'est maintenant qu'il faut le dire au client, pas à la fin.

C'est toute la méthode. Le reste de ce guide explique comment faire chaque étape sans que cela devienne un travail à part entière.

Étape 1 : convertir le budget en heures

Les clients pensent en argent. Vous, vous manquez de temps. Convertissez donc le prix en l'unité que vous dépensez réellement.

Budget en heures = prix du projet (hors taxes et frais que vous répercutez) divisé par votre tarif horaire.

Un projet de 4 800,00 à 80,00 de l'heure représente un budget de 60 heures. Si vous avez facturé le travail à prix fixe sans chiffre horaire derrière, utilisez le tarif que vous aimeriez gagner ; la calculatrice de tarif journalier calcule ce tarif à partir du revenu que vous visez, et la calculatrice de tarif horaire le fait à partir d'un salaire que vous voulez égaler.

Gardez une réserve. Je mets de côté 10 à 15% des heures du plan pour les choses qui arrivent toujours : un appel supplémentaire, un fichier au mauvais format, une série de retours qui arrive en trois emails. Sur un budget de 60 heures, c'est environ 8 heures, ce qui en laisse 52 pour planifier le travail.

Étape 2 : répartir les heures entre les étapes

Divisez le projet en étapes que vous avez cotées et donnez à chacune sa part d'heures. Pour un petit projet d'identité de marque :

C'est la même répartition que vous auriez dû utiliser pour coter le travail. Si ce n'est pas le cas, le guide sur comment coter un projet en freelance montre comment la construire, et le guide modèle de devis montre comment présenter les étapes au client.

Étape 3 : enregistrer les heures, grossièrement mais chaque jour

Vous n'avez pas besoin d'un chronomètre qui tourne toute la journée. Vous avez besoin d'un chiffre par jour qui soit honnête à la demi-heure près. Une note en fin de journée suffit : date, projet, étape, heures. Un tableur fonctionne. Ce qui ne fonctionne pas, c'est de reconstituer une semaine d'heures le vendredi de mémoire, car les heures qu'on oublie sont les petites, et ce sont les petites qui font la fuite.

Enregistrez aussi le temps ingrat : appels, emails, export de fichiers, relecture du brief. Sur mes propres projets 3D, l'écart entre les heures que je pensais avoir passées et les heures que j'ai enregistrées était toujours dans cette catégorie.

Étape 4 : comparer le temps dépensé au travail réalisé, une fois par semaine

C'est l'étape que les gens sautent. Les heures dépensées seules ne disent rien. 30 heures utilisées sur 60, c'est bien si la moitié du travail est faite, et c'est un problème si un tiers l'est.

Chaque semaine, notez :

• Pourcentage dépensé : heures utilisées divisées par le budget en heures.
• Pourcentage réalisé : votre estimation honnête de la part du travail terminée. Utilisez les étapes : si les concepts sont approuvés et les révisions à moitié faites, vous pouvez le calculer à partir des heures des étapes.
• Vitesse de consommation : heures utilisées par semaine.
• Total projeté : heures utilisées divisées par le pourcentage réalisé. Si vous avez utilisé 44 heures et que 60% du travail est fait, le projet devrait prendre environ 73 heures au total.

Un exemple concret pour le projet de 60 heures ci-dessus :

La semaine 1, l'écart est de trois points et personne ne devrait s'inquiéter. La semaine 2, l'écart est de dix points et la projection dit 75 heures contre un budget de 60. C'est la semaine pour comprendre pourquoi. Dans cet exemple, c'était l'étape des concepts : le client a demandé une quatrième direction qui n'a jamais été dans le devis, et j'ai dit oui lors d'un appel sans l'écrire.

La projection est grossière. Elle suppose que le reste du travail se fera au même rythme que la première partie, ce qui est rarement le cas. C'est quand même bien mieux que de découvrir à la fin.

Quand avertir le client

Avertissez le client dès que vous savez deux choses : le budget sera dépassé, et pourquoi. Pas quand vous atteignez 100%.

Il n'y a que deux causes honnêtes, et elles mènent à des conversations différentes :

1. Le périmètre a augmenté. Concepts supplémentaires, un format supplémentaire, une troisième série de révisions. C'est une demande de changement, et le client paie pour. Soulevez-la dès qu'elle est demandée, idéalement avant de faire le travail.
2. Vous avez sous-estimé. Le travail du devis prend plus de temps que prévu. C'est votre coût, au moins sur un travail à prix fixe. Absorbez-le, terminez le travail, et corrigez votre estimation pour la prochaine fois.

Mélanger les deux, c'est comment les freelances perdent des clients. N'envoyez pas une facture pour votre propre sous-estimation déguisée en augmentation de périmètre.

Un court email d'avertissement pour le premier cas :

Objet : Vérification du budget sur le projet d'identité de marque

Bonjour Anna,

Une rapide mise à jour avant d'aller plus loin. Le devis couvrait trois
directions de concepts et deux séries de révisions. Nous en sommes
maintenant à une quatrième direction, qui sort de ce cadre.

La quatrième direction représente environ 8 heures de travail, soit
640,00 au tarif du projet. Je peux l'ajouter comme changement au devis,
ou nous pouvons la laisser de côté et choisir parmi les trois que nous
avons. Les deux options me conviennent.

Pouvez-vous me dire laquelle vous préférez avant que je continue
avec ?

Merci,
Alex

Demandes de changement

Chaque changement du périmètre devrait être écrit avec un prix et un impact temporel, même un petit. Cela n'a pas besoin d'un nouveau contrat ; une courte réponse par email où le client accepte suffit pour la plupart des travaux. Gardez une liste sur le projet de chaque changement, ses heures et s'il a été approuvé. À la fin, vous ajoutez les changements approuvés à la facture finale en tant que lignes distinctes, et personne n'est surpris.

Si vous vous retrouvez à écrire les mêmes demandes de changement sur chaque projet, le périmètre de vos devis est trop vague. Un cahier des charges avec les livrables, les séries de révisions et les exclusions énumérés en arrête la plupart avant qu'elles ne commencent.

Après le projet

Comparez les heures finales avec le plan, étape par étape, et notez où l'écart était. Après cinq ou six projets, vous verrez un schéma : pour moi, c'était toujours les révisions et la remise, jamais le travail créatif. Mettez cela dans votre prochain devis, et le suivi du budget devient plus calme à chaque fois.

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