Les mentions obligatoires à mettre sur une facture

Les mentions obligatoires à mettre sur une facture

Si votre facture contient les éléments ci-dessous, elle sera acceptée par la plupart des clients professionnels dans la plupart des pays. Les sections par pays qui suivent ajoutent ce que les règles fiscales locales demandent en plus.

• Le mot « Facture », et dans certains pays « Facture fiscale » (voir Australie).
• Un numéro de facture unique dans une séquence ininterrompue.
• La date d'émission, et la date d'échéance ou les conditions de paiement.
• Votre nom ou raison sociale, adresse et email de contact.
• Votre numéro d'immatriculation fiscale, si vous en avez un (TVA, GST, taxe de vente, ABN).
• La dénomination sociale et l'adresse du client.
• Une description de chaque ligne de facture, avec quantité, prix unitaire et total de la ligne.
• Le sous-total, la taxe affichée séparément avec son taux, et le total dû.
• La devise.
• Comment payer : coordonnées bancaires ou lien de paiement, et la référence à utiliser.

Ce guide est une information générale basée sur ce que publient les administrations fiscales de chaque pays. Les règles changent, les seuils bougent et votre situation peut avoir des exceptions. Pour tout ce qui détermine le montant de la taxe que vous facturez, vérifiez auprès de votre administration fiscale ou d'un expert-comptable.

États-Unis

Il n'existe pas de loi fédérale qui énumère ce qu'une facture interentreprises doit contenir. En pratique, les clients s'attendent aux éléments ci-dessus, et les véritables exigences proviennent des règles de taxe de vente des États et de la documentation que votre client doit fournir.

La taxe de vente est fixée par chaque État, et dans de nombreux endroits par les villes et comtés aussi. De nombreux États ne taxent pas la plupart des services professionnels, mais certains en taxent une large gamme, et les produits numériques sont traités différemment d'un État à l'autre. Si vous facturez une taxe de vente, affichez-la sur une ligne séparée avec le taux.

La documentation qui entoure la facture compte plus que la mise en page de la facture elle-même :

• Les clients américains demandent généralement à un indépendant américain un formulaire W-9 avant le premier paiement, afin de pouvoir déclarer ce qu'ils vous ont payé à l'IRS sur un formulaire 1099.
• Si vous êtes en dehors des États-Unis et facturez une entreprise américaine, ils demandent souvent un formulaire W-8BEN à la place.
• Certains clients vous configurent dans un portail fournisseur et n'acceptent les factures que téléchargées là-bas. Demandez avant la première facture.

Les frais de retard aux États-Unis dépendent de la loi de l'État et de ce que vous avez convenu par écrit. Mettez le montant ou le taux d'intérêt dans votre contrat et sur la facture, pas seulement dans un rappel.

Royaume-Uni

Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, une facture normale avec les éléments de la première liste suffit. N'affichez pas de ligne TVA et n'inventez pas de numéro de TVA. Vous devez vous immatriculer une fois que votre chiffre d'affaires imposable à la TVA dépasse le seuil, qui est de 90 000 £ depuis avril 2024. La page d'immatriculation à la TVA de GOV.UK indique le chiffre actuel.

Si vous exercez en tant qu'entrepreneur individuel sous un nom commercial, les règles sur les noms commerciaux vous demandent d'afficher votre propre nom et une adresse sur les factures aussi. Une société à responsabilité limitée doit afficher sa dénomination sociale enregistrée, et les règles de divulgation de Companies House couvrent également le numéro de la société et le siège social sur les documents commerciaux.

Une fois immatriculé à la TVA, une facture TVA complète doit contenir :

• Un numéro de facture unique et séquentiel.
• La date de la facture, et le moment de la fourniture (point de taxation) s'il est différent.
• Votre nom, adresse et numéro d'immatriculation à la TVA.
• Le nom et l'adresse du client.
• Une description des biens ou services.
• Pour chaque type d'article : la quantité, le prix hors TVA, et le taux de TVA.
• Le total hors TVA, la TVA totale facturée, et toute remise.

L'HMRC autorise une facture TVA simplifiée pour les ventes au détail de 250 £ ou moins, TVA comprise, mais la plupart des travaux indépendants vont à des entreprises et utilisent la version complète. Vous avez normalement 30 jours à partir du moment de la fourniture pour émettre une facture TVA.

Pour les retards de paiement entre entreprises, la loi de 1998 sur les intérêts des dettes commerciales tardives vous permet de réclamer des intérêts légaux et une somme fixe. Mon guide sur les conditions de paiement couvre les chiffres.

Union européenne

Le contenu des factures TVA dans l'UE provient de l'article 226 de la directive TVA (2006/112/CE). Chaque pays l'écrit dans sa propre loi et peut ajouter des détails, mais le noyau commun est :

• La date d'émission et un numéro séquentiel qui identifie la facture de manière unique.
• Votre numéro de TVA intracommunautaire.
• Le numéro de TVA du client lorsqu'il est assujetti à la taxe, ce qui couvre les ventes en autoliquidation à des entreprises dans d'autres pays de l'UE.
• Les noms complets et adresses des deux parties.
• La quantité et la nature des biens ou l'étendue et la nature des services.
• La date de fourniture, si elle diffère de la date de la facture.
• Le montant imposable par taux ou exonération, le prix unitaire hors TVA, et toute remise.
• Le taux de TVA et le montant de TVA à payer.
• Lorsque vous ne facturez pas la TVA, la raison, par exemple une exonération ou « Autoliquidation ».

L'autoliquidation est celle que les indépendants rencontrent le plus. Si vous êtes assujetti à la TVA dans un pays de l'UE et facturez une entreprise assujettie à la TVA dans un autre, pour la plupart des services vous ne facturez pas votre TVA locale. Le client compte la TVA dans son pays à la place. Votre facture affiche un montant de TVA de zéro, les deux numéros de TVA, et les mots « Autoliquidation ». Vérifiez le numéro de TVA du client sur le service VIES de la Commission européenne avant de vous y fier.

Des régimes pour petites entreprises existent dans la plupart des pays de l'UE. Si vous en utilisez un, vous ne facturez généralement pas la TVA et ajoutez une note qui cite l'exonération. Le libellé est fixé au niveau national.

Allemagne

Les règles de facturation allemandes se trouvent à la section 14 de la loi sur la TVA (UStG). En plus de la liste de l'UE, les points qui posent problème sont :

• Votre numéro d'imposition (Steuernummer) ou votre numéro de TVA (USt-IdNr.). L'un d'eux doit figurer sur la facture.
• La date de fourniture ou de service (Leistungsdatum ou Leistungszeitraum), même si elle est le même mois que la facture. De nombreuses factures indiquent « Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum » quand ils correspondent.
• Le montant net divisé par taux d'imposition, le taux d'imposition, et le montant d'imposition.

Si vous êtes un petit entrepreneur selon la section 19 UStG (Kleinunternehmer), vous ne facturez pas la TVA et le dites sur la facture, généralement avec une ligne comme « Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. » Depuis 2025, le régime s'applique si votre chiffre d'affaires était au maximum 25 000 € l'année précédente et reste inférieur à 100 000 € l'année en cours.

Les factures jusqu'à 250 € bruts peuvent être émises comme facture de petit montant (Kleinbetragsrechnung) avec moins de détails : votre nom et adresse, la date, la description, le montant brut et le taux d'imposition.

Deux choses souvent confondues :

• DIN 5008 est une norme de mise en page pour les lettres commerciales : marges, le champ d'adresse pour les enveloppes à fenêtre, la position de la date et des lignes de référence. Ce n'est pas une exigence légale pour une facture, mais les clients allemands y sont habitués, et une facture présentée de cette façon s'adapte à leurs enveloppes et à leur classement.
• La facturation électronique. Depuis le 1er janvier 2025, les entreprises en Allemagne doivent pouvoir recevoir des factures électroniques structurées (XRechnung ou ZUGFeRD) pour les ventes B2B nationales. L'obligation de les émettre arrive par étapes : à partir de 2027 pour les entreprises ayant un chiffre d'affaires supérieur à 800 000 € l'année précédente, et à partir de 2028 pour tout le monde. Les factures du régime pour petites entreprises et les factures jusqu'à 250 € sont exonérées. Jusqu'à votre date limite, un PDF est toujours accepté quand le client est d'accord.

Conservez les factures pendant huit ans. La période a été réduite de dix ans en 2025, pour chaque facture dont l'ancienne période de dix ans n'avait pas expiré d'ici là. Les livres comptables et les comptes annuels ont toujours besoin de dix ans.

Canada

Si votre revenu imposable dépasse 30 000 $ au cours d'un seul trimestre civil ou au cours des quatre derniers trimestres civils consécutifs, vous devez vous immatriculer à la TPS/TVH. En dessous, vous êtes un petit fournisseur et l'immatriculation est facultative. Au Québec, la TVQ est séparée et a son propre numéro d'immatriculation.

L'Agence du revenu du Canada établit ce qu'une facture doit afficher pour que le client puisse demander des crédits de taxe sur les intrants, et cela dépend du montant :

Ces seuils s'appliquent depuis avril 2021. La plupart des factures indépendantes dépassent 500 $, donc utilisez la liste complète. Affichez la TPS ou la TVH sur sa propre ligne avec le taux, et ajoutez la ligne TVQ et le numéro pour les clients du Québec si vous y êtes immatriculé.

Australie

Vous devez vous immatriculer à la GST une fois que votre chiffre d'affaires GST atteint 75 000 $ par an. L'immatriculation nécessite un ABN.

Si vous êtes immatriculé, les ventes de plus de 82,50 $ TVA comprise nécessitent une facture fiscale quand le client en demande une, et vous devez la fournir dans les 28 jours suivant la demande. En pratique, envoyez une facture fiscale à chaque fois. Une facture fiscale doit afficher :

• Qu'elle est destinée à être une facture fiscale, généralement avec « Tax invoice » comme titre.
• Votre identité et votre ABN.
• La date d'émission.
• Une brève description de ce que vous avez vendu, avec quantité et prix.
• Le montant de la GST, le cas échéant, ou une déclaration que le total inclut la GST.
• La mesure dans laquelle chaque vente est imposable.
• Pour les ventes de 1 000 $ ou plus, l'identité ou l'ABN de l'acheteur aussi.

Si vous n'êtes pas immatriculé à la GST, ne l'appelez pas facture fiscale et n'ajoutez pas la GST. Mettez votre ABN dessus. Si une entreprise vous paie sans ABN cité, elle peut devoir retenir la taxe de votre paiement au taux le plus élevé et l'envoyer à l'ATO.

Facturer un client dans un autre pays

Les factures transfrontalières sont où la plupart des erreurs se produisent. Quelques habitudes aident :

• Facturez dans la devise que vous avez convenue et utilisez le code à trois lettres (EUR, USD, GBP). Dites qui paie les frais bancaires. Plus dans facturer des clients internationaux.
• Utilisez l'anglais, ou votre langue plus l'anglais. Si votre administration fiscale exige sa propre langue, mettez les deux sur la facture.
• Ajoutez le numéro de taxe ou de TVA du client quand il y en a un, et la note d'autoliquidation où elle s'applique.
• Pour les transferts internationaux, donnez votre IBAN et BIC/SWIFT, et assurez-vous que le nom du compte correspond au nom sur la facture.

Si un client veut payer en cryptomonnaie, les mêmes règles de facturation s'appliquent. Le montant a toujours besoin d'une valeur dans votre devise de déclaration pour vos dossiers. Le générateur de facture crypto met l'adresse du portefeuille, le réseau et un taux daté sur le PDF.

Combien de temps conserver les factures

Chaque pays s'attend à ce que vous en conserviez des copies. Les périodes diffèrent : six ans pour les dossiers TVA au Royaume-Uni, six ans au Canada, cinq ans en Australie, huit ans pour les factures en Allemagne, et au moins trois ans pour la plupart des dossiers aux États-Unis, plus longtemps dans certains cas. Conservez le PDF que vous avez envoyé, pas une version que vous avez régénérée plus tard, car la copie que vous conservez doit correspondre à celle que le client a reçue.

Le générateur de facture gratuit a des champs pour tout ce qui précède : votre numéro d'imposition, le numéro de TVA du client, une ligne de taxe avec votre propre taux, et une note en texte libre pour l'autoliquidation ou le libellé d'exonération. Choisissez votre secteur parmi les modèles de facture si vous voulez des exemples de lignes pour commencer.

La facture électronique en France

En France, la facturation électronique entre entreprises devient obligatoire par étapes. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et les ETI doivent les émettre. Les PME et les micro-entreprises, auto-entrepreneurs compris, devront les émettre à partir du 1er septembre 2027.

Une facture en PDF n'est pas une facture électronique au sens de cette réforme. Les factures aux particuliers et aux clients à l'étranger suivent d'autres règles (le e-reporting). Le calendrier officiel est sur impots.gouv.fr.

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