Rechnung schreiben als Freelancer: Schritt für Schritt mit Beispiel

Die kurze Antwort

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die gleichzeitig als Beleg für die Steuererklärung beider Seiten dient. Sie zeigt, wer wen abrechnet, wofür, wie viel, bis wann und wie bezahlt wird. Der Rest ist Detail, das von Ihrem Land und davon abhängt, ob Sie Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer berechnen.

Unten gehe ich jeden Teil in der Reihenfolge durch, in der Sie ihn ausfüllen, zeige dann eine vollständige Rechnung für einen fiktiven Auftrag und liste die Fehler auf, die am häufigsten zu Zahlungsverzögerungen führen.

Bevor Sie die Rechnung schreiben, klären Sie die Bedingungen

Die meisten verspäteten Zahlungen beginnen, bevor die Rechnung überhaupt existiert. Wenn der Kunde einen Preis, ein Zahlungsziel oder die zuständige Person in seinem Unternehmen nie bestätigt hat, landet Ihr PDF in einem allgemeinen Postfach und wartet. Bevor die Arbeit beginnt, halten Sie diese Punkte schriftlich fest. Eine E-Mail-Antwort mit "ja, abgesprochen" reicht für die meisten kleineren Aufträge:

• Der Preis, entweder als Pauschalgebühr oder als Stundensatz mit Stundenprognose.
• Was im Preis enthalten ist, zum Beispiel die Anzahl der Überarbeitungsrunden.
• Wann Sie abrechnen: im Voraus, bei Meilensteinen, monatlich oder am Ende.
• Die Zahlungsbedingungen, zum Beispiel 14 Tage ab Rechnungsdatum.
• Name und E-Mail der Person, die Rechnungen bearbeitet, und ob sie eine Bestellnummer auf der Rechnung benötigt.

Dieser letzte Punkt überrascht viele. Größere Unternehmen können eine Rechnung oft nicht bezahlen, ohne eine Bestellnummer zu haben, und das Buchhaltungsteam schickt sie zurück, statt die Referenz selbst zu recherchieren. Fragen Sie danach am Anfang, wenn alle noch motiviert sind.

Schritt 1: Ihre Daten

Setzen Sie Ihren Namen oder Ihren Geschäftsnamen oben hin, mit einer Postadresse und einer E-Mail-Adresse. Wenn Sie als Einzelunternehmer unter einem Geschäftsnamen tätig sind, erwarten manche Länder, dass auch Ihr eigentlicher Name erscheint. Wenn Sie für Umsatzsteuer registriert sind, fügen Sie die Registrierungsnummer hinzu. Wenn Sie eine Unternehmensregisternummer haben, fügen Sie auch diese hinzu.

Halten Sie diesen Block auf jeder Rechnung identisch. Buchhaltungsteams gleichen Zahlungsempfänger nach Name und Bankdaten ab, und ein Geschäftsname, der sich von Rechnung zu Rechnung ändert, kann eine neue Lieferantenprüfung auslösen.

Schritt 2: Die Daten des Kunden

Verwenden Sie den rechtlichen Firmennamen des Kunden, nicht den Markennamen, den Sie kennen, und seine Rechnungsadresse. Für Geschäftskunden in der EU fügen Sie ihre USt-IdNr. hinzu, denn manche Rechnungen hängen davon ab (mehr dazu im Steuerteil). Fügen Sie die Kontaktperson oder Abteilung hinzu, falls vorhanden, und die Bestellnummer, falls der Kunde diese verwendet.

Schritt 3: Rechnungsnummer und Daten

Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, und die Nummern sollten in einer ununterbrochenen Reihenfolge laufen (Rechnungsnummerierung hat die Details). Finanzämter in Großbritannien, der EU und anderswo erwarten das, und es verhindert auch, dass der Kunde dieselbe Rechnung zweimal bezahlt oder eine übersieht. Wählen Sie ein Format und halten Sie sich daran:

• Ein einfacher Zähler: 001, 002, 003.
• Jahr plus Zähler: 2026-001, 2026-002. Das setzt sich jedes Jahr zurück und sortiert trotzdem richtig.
• Ein Präfix: INV-0042. Okay, solange Sie eine Nummer nie wiederverwenden.

Wenn Sie einen Fehler auf einer bereits verschickten Rechnung machen, bearbeiten Sie sie nicht und schicken Sie sie erneut mit derselben Nummer. Stellen Sie eine Stornorechnung aus, die sie storniert, dann eine neue Rechnung mit der nächsten Nummer. Das hält Ihre Unterlagen sauber und Ihre Reihenfolge intakt.

Dann brauchen Sie zwei Daten. Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Sie sie verschicken. Das Fälligkeitsdatum ist der Tag, an dem die Zahlung erwartet wird. Schreiben Sie das Fälligkeitsdatum als Datum, zum Beispiel 19. Oktober 2026, und nicht nur als "Netto 14". Ein Datum ist schwerer zu missverstehen. Wenn die Arbeit über einen anderen Zeitraum stattgefunden hat, fügen Sie auch eine Zeile dafür hinzu, zum Beispiel "Leistungszeitraum: September 2026". Manche Länder verlangen das Leistungsdatum, wenn es vom Ausstellungsdatum abweicht.

Schritt 4: Die Rechnungspositionen

Das ist der Teil, den Menschen überstürzen. Jede Position sollte es jemandem, der nicht im Projekt beteiligt war, ermöglichen zu verstehen, wofür er bezahlt. Die Person, die Ihre Rechnung genehmigt, ist oft ein Buchhaltungsangestellter, nicht der Art Director, der Sie eingestellt hat.

Eine gute Position hat eine Beschreibung, eine Menge, eine Einheit (Stunden, Tage, Stück oder Pauschalgebühr) und einen Preis. Vergleichen Sie diese zwei:

• "Designarbeit, 2.400,00"
• "Corporate Identity: Logo, Farbpalette und Schriftsystem, wie in Angebot Q-2026-009 angeboten (Pauschalgebühr), 2.400,00"

Die zweite beantwortet die Fragen, bevor sie gestellt werden. Mit Verweis auf Ihre Angebotsnummer kann der Kunde es gegen das abgleichen, was er genehmigt hat, das ist der schnellste Weg zu "genehmigt, bezahlt".

Berechnen Sie Extras auf separaten Positionen. Wenn das Angebot zwei Überarbeitungsrunden enthielt und der Kunde eine dritte anforderte, zeigen Sie sie separat mit den Stunden. Eine einzelne größere Zahl ohne Aufschlüsselung lädt zu einer Nachfrage ein, und eine Nachfrage setzt die Zahlungsuhr zurück.

Schritt 5: Steuern

Es gibt drei häufige Situationen, und Ihre Rechnung sieht in jeder anders aus:

1. Sie sind nicht für Umsatzsteuer registriert. Sie berechnen keine Steuer und zeigen keine Steuerlinie. In manchen Ländern müssen Sie einen Satz hinzufügen, der erklärt, warum, zum Beispiel unter einer Kleinunternehmerregelung.
2. Sie sind registriert und der Kunde ist in Ihrem Land. Sie addieren Steuern zum richtigen Satz auf einer separaten Linie und zeigen Ihre Registrierungsnummer.
3. Sie sind registriert und der Kunde ist ein Unternehmen in einem anderen Land. Oft wird von Ihnen keine Steuer berechnet und der Kunde rechnet sie selbst unter dem Reverse-Charge-Verfahren ab. Die Rechnung braucht normalerweise einen Hinweis dazu, und beide USt-IdNr.

Die Details unterscheiden sich stark je nach Land, daher habe ich einen separaten Leitfaden über was auf eine Rechnung in den USA, Großbritannien, der EU, Kanada und Australien gehört geschrieben. Wenn Sie unsicher sind, welcher Fall auf Sie zutrifft, fragen Sie einmal einen Buchhalter. Es ist eine einmalige Frage und die Antwort gilt für jede Rechnung danach.

Schritt 6: Summen und Währung

Zeigen Sie die Zwischensumme vor Steuern, den Steuerbetrag und die Gesamtsumme. Geben Sie die Währung neben der Summe an, auch wenn es offensichtlich wirkt. "$" bedeutet für Kunden in den USA, Kanada und Australien verschiedene Dinge. Verwenden Sie den dreistelligen Code, wenn es Zweifel gibt: USD, CAD, AUD, EUR, GBP.

Rechnen Sie in der Währung ab, auf die Sie sich geeinigt haben. Wenn Sie sich mit einem Kunden in den USA auf eine Gebühr in Euro geeinigt haben, ist die Rechnung in Euro, und es lohnt sich zu sagen, wer die Bankgebühren trägt. "Bitte zahlen Sie den vollen Betrag, alle Bankgebühren zu Lasten des Absenders" ist eine normale Zeile auf internationalen Rechnungen.

Schritt 7: Wie Sie bezahlt werden und die Bedingungen

Geben Sie dem Kunden alles, was er braucht, um zu bezahlen, ohne zurückzuschreiben:

• Bankdaten: Kontoname, IBAN und BIC/SWIFT für internationale Überweisungen, oder Kontonummer und Bankleitzahl, oder Sortiercode und Kontonummer in Großbritannien.
• Ein Zahlungslink, wenn Sie Karten oder einen Service wie PayPal oder Wise akzeptieren.
• Die Referenz, die Sie bei der Überweisung haben möchten. Fragen Sie nach der Rechnungsnummer, damit Sie die Zahlung bei Ankunft zuordnen können.
• Die Zahlungsbedingungen in einem Satz: "Zahlung innerhalb von 14 Tagen, bis 19. Oktober 2026."

Wenn Sie eine Verzugsgebühr oder Zinsen berechnen, sagen Sie das hier und sagen Sie wie viel. Eine Verzugsgebühr, die zum ersten Mal in einer Mahnung erscheint, ist schwer durchzusetzen und wirkt auf den Kunden wie ein Überfall. Mein Leitfaden über Zahlungsbedingungen behandelt, was üblich ist.

Ein durchgearbeitetes Beispiel

Hier ist eine vollständige Rechnung für einen fiktiven Auftrag. Alex ist eine freiberufliche Designerin in Großbritannien, registriert für Mehrwertsteuer, und rechnet mit einer Kaffeerösterei für eine Corporate Identity und Verpackungsetiketten ab. Alle Namen und Nummern sind erfunden.

RECHNUNG 2026-014

Von:       Alex Marin Design
           12 Example Street, Bristol BS1 0AA, United Kingdom
           [email protected]
           USt-IdNr. GB 000 0000 00

Rechnung an: Harbor Coffee Roasters Ltd
             Accounts payable, 4 Quay Road, Leeds LS1 0AA
             Bestellnummer: HC-7781

Ausstellungsdatum: 5. Oktober 2026
Fälligkeitsdatum:  19. Oktober 2026 (14 Tage)
Leistungszeitraum: September 2026
Ihre Referenz:     Angebot Q-2026-009

Beschreibung                                         Menge Einzelpreis    Betrag
Corporate Identity: Logo, Palette, Schriftsystem       1    2.400,00   2.400,00
  (Pauschalgebühr, wie angeboten)
Verpackungsetiketten, 250-g-Beutel, pro Kaffee        3      350,00   1.050,00
Dritte Überarbeitungsrunde (zwei waren enthalten), Std 3       60,00     180,00

                                              Zwischensumme          3.630,00
                                              Umsatzsteuer 20%         726,00
                                              Gesamtsumme    GBP     4.356,00

Zahlung per Banküberweisung an Alex Marin Design
Sortiercode 00-00-00, Kontonummer 00000000
Referenz: 2026-014
Verspätete Zahlungen können Verzugszinsen nach dem Late Payment of
Commercial Debts (Interest) Act 1998 unterliegen.

Einige Dinge fallen auf. Die Bestellnummer des Kunden ist da, damit die Buchhaltung sie zuordnen kann. Die Angebotsnummer ist da, damit der Genehmiger den Preis überprüfen kann. Die zusätzliche Überarbeitungsrunde hat ihre eigene Position mit den Stunden. Das Fälligkeitsdatum ist ein Datum. Die Zahlungsreferenz ist die Rechnungsnummer. Nichts darauf sollte zu einer Antwort mit einer Frage führen.

Sie können dasselbe im kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen und als PDF herunterladen. Er läuft in Ihrem Browser und braucht kein Konto.

Versand

Verschicken Sie die Rechnung als PDF, nicht als bearbeitbares Dokument. Benennen Sie die Datei so, dass sie im Download-Ordner von jemand anderem Sinn macht, zum Beispiel "Alex-Marin-Design-Rechnung-2026-014.pdf".

Schicken Sie sie an die Person, die Rechnungen bearbeitet, und kopieren Sie Ihren Projektkontakt. Geben Sie die Rechnungsnummer, den Betrag und das Fälligkeitsdatum in den E-Mail-Text ein, damit niemand den Anhang öffnen muss, um zu wissen, worum es geht. Halten Sie die Nachricht kurz:

Betreff: Rechnung 2026-014, Harbor Coffee Corporate Identity, GBP 4.356,00

Hallo Priya,

anbei ist Rechnung 2026-014 für die Corporate Identity und Etikettenarbeit
(Bestellnummer HC-7781). Die Gesamtsumme beträgt GBP 4.356,00, fällig am 19. Oktober 2026.

Bankdaten sind auf der Rechnung. Sagen Sie mir Bescheid, wenn etwas fehlt.

Danke,
Alex

Verschicken Sie sie, wenn die Arbeit akzeptiert ist, nicht zwei Wochen später. Je länger die Lücke, desto mehr wirkt die Arbeit wie alte Nachrichten für den Kunden, und desto weiter rückt Ihr Fälligkeitsdatum.

Fehler, die Zahlungen verzögern

Das sind die häufigsten:

• Keine Bestellnummer, wenn der Kunde sie verwendet. Die Rechnung geht an Sie zurück.
• Falsche juristische Person. Abrechnung unter dem Markennamen oder dem Mutterunternehmen statt des Unternehmens, das Sie eingestellt hat.
• Vage Positionen wie "Designleistungen". Der Genehmiger muss den Projektleiter fragen, worum es ging.
• Ein Fälligkeitsdatum, das nur als "Netto 30" ohne Datum geschrieben ist, das manche Teams ab dem Tag zählen, an dem sie es erhalten haben.
• Fehlende oder veraltete Bankdaten, oder ein neues Konto ohne Erklärung, das für ein vorsichtiges Buchhaltungsteam wie Betrug aussieht.
• Bearbeitung einer verschickten Rechnung und erneutes Versenden unter derselben Nummer. Jetzt gibt es zwei verschiedene Dokumente mit einer Nummer.
• Versand an die falsche Person und nie überprüft, ob sie angekommen ist.

Wenn ein Fälligkeitsdatum trotzdem verstreicht, funktioniert eine kurze, höfliche Mahnung, die am nächsten Arbeitstag versendet wird, besser als ein Monat Warten und dann eine wütende. Ich habe wie man eine unbezahlte Rechnung verfolgt mit E-Mail-Vorlagen aufgeschrieben, und es gibt einen Zahlungsmahnung-E-Mail-Generator, wenn Sie einen Entwurf zum Starten möchten.

E-Rechnung in Deutschland

In Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Rechnungen an andere inländische Unternehmen dürfen bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers noch als PDF verschickt werden, Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz haben dafür bis Ende 2027 Zeit. Danach braucht eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Eine Rechnung als PDF ist keine E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden, an Kunden im Ausland und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der Pflicht nicht erfasst. Die Einzelheiten stehen beim Bundesfinanzministerium.

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