Projektbudget gegen tatsächliche Stunden tracken

Die kurze Antwort

Wandeln Sie den Projektpreis in Stunden um, indem Sie ihn durch Ihren Stundensatz teilen. Notieren Sie die Stunden, die Sie täglich an dem Projekt aufwenden. Einmal pro Woche vergleichen Sie zwei Zahlen: den Anteil der Stunden, die Sie verbraucht haben, und den Anteil der Arbeit, die tatsächlich erledigt ist. Wenn die erste Zahl etwa zehn Punkte vor der zweiten liegt, fahren Sie über Budget, und jetzt ist der Moment, es dem Kunden zu sagen, nicht am Ende.

Das ist die ganze Methode. Der Rest dieses Leitfadens zeigt, wie Sie jeden Schritt umsetzen, ohne dass es zur zweiten Arbeit wird.

Schritt 1: Das Budget in Stunden umrechnen

Kunden denken in Geld. Sie laufen aus Zeit. Also rechnen Sie den Preis in die Einheit um, die Sie tatsächlich aufwenden.

Budget in Stunden = Projektpreis (ohne Steuern und Kosten, die Sie weitergeben) geteilt durch Ihren Stundensatz.

Ein Projekt für 4.800,00 Euro bei 80,00 Euro pro Stunde ist ein Budget von 60 Stunden. Wenn Sie den Job als Festpreis ohne Stundensatz dahinter kalkuliert haben, nutzen Sie den Satz, den Sie verdienen möchten. Der Tagessatz-Rechner berechnet diesen Satz aus Ihrem Zieleinkomm, der Stundensatz-Rechner aus einem Gehalt, das Sie anstreben.

Halten Sie eine Reserve zurück. Ich reserviere 10 bis 15 Prozent der Stunden aus der Planung für die Dinge, die immer passieren: ein zusätzlicher Anruf, eine Datei im falschen Format, eine Feedback-Runde, die in drei E-Mails kommt. Bei einem Budget von 60 Stunden sind das etwa 8 Stunden, bleiben 52 für die Planung der Arbeit.

Schritt 2: Stunden auf die Phasen verteilen

Teilen Sie das Projekt in die Phasen auf, die Sie angeboten haben, und geben Sie jeder ihren Anteil der Stunden. Für ein kleines Corporate-Design-Projekt:

Das ist die gleiche Aufteilung, die Sie zum Kalkulieren des Jobs hätten nutzen sollen. Falls nicht, zeigt der Leitfaden Wie man ein Freiberufler-Projekt kalkuliert, wie man es aufbaut, und der Angebots-Vorlagen-Leitfaden zeigt, wie man die Phasen dem Kunden präsentiert.

Schritt 3: Stunden täglich grob protokollieren

Sie brauchen keine Stoppuhr, die den ganzen Tag läuft. Sie brauchen eine Zahl pro Tag, die auf die halbe Stunde genau ehrlich ist. Eine Notiz am Ende des Tages reicht: Datum, Projekt, Phase, Stunden. Ein Tabellenkalkulationsblatt reicht. Was nicht funktioniert, ist eine ganze Woche Stunden am Freitag aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren, denn die Stunden, die Sie vergessen, sind die kleinen, und die kleinen sind das Leck.

Protokollieren Sie auch die unspektakuläre Zeit: Anrufe, E-Mails, Dateien exportieren, das Briefing nochmal lesen. Bei meinen eigenen 3D-Projekten war die Lücke zwischen den Stunden, die ich dachte zu haben, und den Stunden, die ich protokolliert habe, immer in dieser Kategorie.

Schritt 4: Wöchentlich Ausgaben gegen Fortschritt vergleichen

Das ist der Teil, den Menschen überspringen. Aufgewendete Stunden allein sagen nichts. 30 Stunden von 60 sind in Ordnung, wenn die Hälfte der Arbeit erledigt ist, aber ein Problem, wenn ein Drittel erledigt ist.

Jede Woche notieren Sie:

• Prozent ausgegeben: Stunden verbraucht geteilt durch das Budget in Stunden.
• Prozent erledigt: Ihre ehrliche Schätzung, wie viel der Arbeit fertig ist. Nutzen Sie die Phasen: Wenn Konzepte genehmigt sind und Überarbeitungen zur Hälfte erledigt sind, können Sie es aus den Phasenstunden berechnen.
• Verbrauchsrate: Stunden pro Woche verbraucht.
• Projektion Gesamt: Stunden verbraucht geteilt durch Prozent erledigt. Wenn Sie 44 Stunden verbraucht haben und 60 Prozent der Arbeit erledigt ist, wird das Projekt etwa 73 Stunden dauern.

Ein durchgerechnetes Beispiel für das 60-Stunden-Projekt oben:

In Woche 1 ist die Lücke drei Punkte und niemand sollte sich Sorgen machen. In Woche 2 ist die Lücke zehn Punkte und die Projektion sagt 75 Stunden gegen ein Budget von 60. Das ist die Woche, um zu schauen, warum. In diesem Beispiel war es die Konzeptphase: Der Kunde fragte nach einer vierten Richtung, die nie im Angebot war, und ich sagte ja in einem Anruf, ohne es aufzuschreiben.

Die Projektion ist grob. Sie geht davon aus, dass der Rest des Jobs im gleichen Tempo läuft wie der erste Teil, was selten der Fall ist. Sie ist trotzdem weit besser, als es am Ende herauszufinden.

Wann Sie den Kunden warnen

Sagen Sie dem Kunden Bescheid, sobald Sie zwei Dinge wissen: Das Budget wird überschritten, und warum. Nicht wenn Sie 100 Prozent erreichen.

Es gibt nur zwei ehrliche Gründe, und sie führen zu unterschiedlichen Gesprächen:

1. Der Umfang ist gewachsen. Zusätzliche Konzepte, ein zusätzliches Format, eine dritte Überarbeitungsrunde. Das ist eine Änderungsanfrage, und der Kunde zahlt dafür. Bringen Sie es zur Sprache, sobald es gefordert wird, idealerweise bevor Sie die Arbeit machen.
2. Sie haben unterschätzt. Die Arbeit im Angebot dauert länger als geplant. Das ist Ihre Kosten, zumindest bei einem Festpreisprojekt. Tragen Sie es, beenden Sie die Arbeit, und korrigieren Sie Ihre Schätzung für das nächste Mal.

Die beiden zu vermischen ist, wie Freiberufler Kunden verlieren. Senden Sie keine Rechnung für Ihre eigene Unterschätzung, die als Umfangsausweitung verkleidet ist.

Eine kurze Warn-E-Mail für den ersten Fall:

Betreff: Budget-Check zum Corporate-Design-Projekt

Hi Anna,

ein kurzes Update, bevor wir weitermachen. Das Angebot deckte drei
Konzeptrichtungen und zwei Überarbeitungsrunden ab. Wir sind jetzt bei
einer vierten Richtung, die außerhalb davon liegt.

Die vierte Richtung ist etwa 8 Stunden Arbeit, also 640,00 Euro zum
Projektsatz. Ich kann sie als Änderung zum Angebot hinzufügen, oder
wir lassen sie weg und wählen aus den drei, die wir haben. Beides ist
für mich in Ordnung.

Kannst du mir sagen, was du lieber hast, bevor ich damit weitermache?

Danke,
Alex

Änderungsanfragen

Jede Änderung des Umfangs sollte schriftlich mit Preis und Zeitauswirkung enden, auch eine kleine. Sie braucht keinen neuen Vertrag; eine kurze E-Mail-Antwort, dass der Kunde zustimmt, reicht für die meiste Arbeit. Führen Sie eine Liste zum Projekt mit jeder Änderung, ihren Stunden und ob sie genehmigt wurde. Am Ende addieren Sie die genehmigten Änderungen zur Schlussrechnung als eigene Positionen, und niemand ist überrascht.

Wenn Sie feststellen, dass Sie auf jedem Projekt die gleichen Änderungsanfragen schreiben, ist der Umfang in Ihren Angeboten zu vage. Eine Leistungsbeschreibung mit Lieferumfang, Überarbeitungsrunden und Ausschlüssen, die klar aufgelistet sind, stoppt die meisten, bevor sie anfangen.

Nach dem Projekt

Vergleichen Sie die finalen Stunden mit der Planung, Phase für Phase, und notieren Sie, wo die Lücke war. Nach fünf oder sechs Projekten sehen Sie ein Muster: Bei mir waren es immer Überarbeitungen und Übergabe, nie die kreative Arbeit. Bauen Sie das in Ihr nächstes Angebot ein, und das Budget-Tracking wird jedes Mal ruhiger.

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